Câu hỏi phỏng vấn Trợ Lý Giám Đốc

Vị trí trợ lý giám đốc không chỉ yêu cầu kiến thức, kinh nghiệm mà còn đòi hỏi sự chuyên nghiệp, chỉn chu. Điều này sẽ được thể hiện rõ qua cách bạn thể hiện trong vòng trả lời phỏng vấn. Tuy nhiên để qua được vòng phỏng vấn và trở thành một trợ lý giám đốc không phải điều dễ dàng. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn vị trí trợ lý giám đốc thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung cho vị trí trợ lý giám đốc

Theo bạn, trợ lý giám đốc là gì?

Khi đưa ra câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn kiểm tra kiến thức nền tảng nhất của bạn về công việc này, xem bạn đã thực sự hiểu rõ mình sẽ phải làm gì nếu có được vị trí phó giám đốc kinh doanh hay chưa. 

Với câu hỏi trên, đừng trả lời dài dòng lan man, mà hãy đi thẳng vào vấn đề họ thắc mắc. Bạn có thể trả lời như sau: 

“ Theo em, trợ lý giám đốc là một vị trí trong tổ chức hoặc công ty, có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc hoặc ban lãnh đạo trong các nhiệm vụ hàng ngày và quản lý công việc. trợ lý giám đốc thường đảm nhận các nhiệm vụ như quản lý lịch trình, chuẩn bị tài liệu, tham gia vào các cuộc họp, giao tiếp với các bên liên quan và giúp giám đốc thực hiện các quyết định và chiến lược của công ty. Vị trí này yêu cầu kỹ năng quản lý, tổ chức, giao tiếp và lãnh đạo mạnh mẽ để đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong hoạt động của tổ chức.” 

Vì sao sao bạn muốn trở thành trợ lý giám đốc?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Vị trí này yêu cầu người mắn đúng phải có kinh nghiệm, chuyên môn sâu rộng về kinh doanh, có khả năng lãnh đạo, ra quyết định, giải quyết vấn đề nhanh nhạy, đồng thời phải biết phân tích và dự báo thị trường. trợ lý giám đốc báo cáo trực tiếp với CEO hoặc Hội đồng quản trị trong doanh nghiệp. ”

Trợ lý giám đốc làm công việc gì?

Để trở thành một trợ lý giám đốc giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: “trợ lý giám đốc là người hỗ trợ giám đốc hoặc ban lãnh đạo trong các nhiệm vụ hàng ngày và quản lý công việc. Công việc của trợ lý giám đốc bao gồm thực hiện các nhiệm vụ như lên lịch trình, chuẩn bị tài liệu, tham gia vào các cuộc họp, giao tiếp với các bên liên quan và hỗ trợ giám đốc trong việc thực hiện quyết định và chiến lược của công ty. trợ lý giám đốc cũng có thể thực hiện các công việc như lên lịch trình, sắp xếp cuộc họp, gặp gỡ với đối tác và khách hàng, đồng thời hỗ trợ giám đốc trong các công việc như đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn cho các chuyến công tác. trợ lý giám đốc là vị trí quan trọng trong tổ chức và yêu cầu có kỹ năng quản lý, tổ chức, giao tiếp và lãnh đạo mạnh mẽ để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.”

Tại sao bạn chọn Công ty của chúng tôi?

Thực chất, đây là câu hỏi phỏng vấn trợ lý giám đốc nhằm kiểm tra mức độ hiểu biết của ứng viên về Công ty ứng tuyển. Để trả lời được câu hỏi này bạn cần tìm hiểu trước thông tin về thành tựu của công ty. Một trong số những thông tin này có thể trở thành lý do bạn lựa chọn Công ty này thay vì Công ty khác.

Bạn biết gì về Công ty của chúng tôi?

Hầu như trong cuộc phỏng vấn nào cũng sẽ hỏi câu tương tự. Câu hỏi phỏng vấn trợ lý giám đốc này nhà tuyển dụng muốn xem bạn đã thực sự tìm hiểu kỹ về công ty mình ứng tuyển hay chưa? Công ty của bạn hoạt động ở mảng ngôn ngữ nào? Hướng tới cụ thể ai? Có những gì khác biệt so với những công ty khác?

Ngoài ra còn có chính sách nhân sự, văn hóa làm việc trong công ty,… Với việc cung cấp đầy đủ thông tin trên, bạn đã có thể hoàn thành tốt câu hỏi phỏng vấn trợ lý giám đốc. Đặc biệt dễ lấy điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một trợ lý giám đốc

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn trợ lý giám đốc về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành trợ lý giám đốc như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Bạn có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này không? 

Câu trả lời: tôi đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này trong vòng 5 năm. Tôi đã làm việc như một trợ lý giám đốc tại một công ty lớn, nơi tôi đã hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý dự án, lên lịch trình và chuẩn bị tài liệu.

Bạn đã từng tham gia vào các dự án quản lý hoặc lãnh đạo nhóm chưa?  

Câu trả lời: Tôi đã có kinh nghiệm tham gia vào các dự án quản lý và lãnh đạo nhóm. Tôi đã đảm nhận vai trò lãnh đạo nhóm trong một dự án quan trọng, nơi tôi đã phối hợp công việc của các thành viên nhóm, giám sát tiến độ và đảm bảo sự hoàn thành thành công của dự án.

Bạn có kiến thức về các quy trình và phương pháp quản lý dự án không? 

Câu trả lời: Tôi đã được đào tạo về các quy trình và phương pháp quản lý dự án như PMP và Agile. Tôi đã áp dụng các phương pháp này trong công việc hàng ngày để quản lý dự án một cách hiệu quả và đạt được kết quả tốt.

Kỹ năng trả lời câu hỏi phỏng vấn xử lý tình huống

Hãy cho chúng tôi biết về một tình huống khó khăn mà bạn đã gặp phải trong công việc và cách bạn đã xử lý nó. 

Câu trả lời: Trong một dự án quan trọng, tôi đã gặp phải một tình huống khi một thành viên trong nhóm làm việc gặp khó khăn và không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình đúng thời hạn. Để giải quyết tình huống này, tôi đã tiếp cận thành viên đó để hiểu rõ vấn đề và tìm hiểu nguyên nhân gây khó khăn. Sau đó, tôi đã cùng anh ta tìm ra giải pháp và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để anh ta hoàn thành công việc. Kết quả là chúng tôi đã hoàn thành dự án đúng thời hạn.

Làm thế nào bạn xử lý tình huống khi có nhiều công việc ưu tiên và thời gian hạn chế? 

Câu trả lời: Để xử lý tình huống này, tôi thường áp dụng phương pháp quản lý thời gian và ưu tiên công việc. Tôi sẽ xác định công việc quan trọng và ưu tiên cao nhất, sau đó lập lịch và phân chia thời gian một cách hợp lý để hoàn thành các công việc đó. Tôi cũng sẽ tìm cách tối ưu hóa quá trình làm việc và tìm hiểu nếu có thể giao phần nào đó của công việc cho những người khác để giảm áp lực và đảm bảo tiến độ công việc.

Làm thế nào bạn xử lý tình huống khi có xung đột ý kiến hoặc mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm?

Câu trả lời: “Khi gặp xung đột ý kiến hoặc mâu thuẫn trong nhóm, tôi sẽ lắng nghe tất cả các ý kiến và quan điểm của mọi người. Sau đó, tôi sẽ tạo ra một môi trường thảo luận và cùng nhau tìm kiếm giải pháp tốt nhất cho tình huống đó. Tôi sẽ khuyến khích sự hợp tác và xây dựng một môi trường làm việc tích cực để giải quyết xung đột và đạt được sự đồng thuận trong nhóm.”

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí trợ lý giám đốc

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường công sở để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

• Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 
• Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.