AWING TECHNOLOGIES & MEDIA JSC ★ 2.1

1.Quản lý hành chính văn phòng

• Đảm bảo văn phòng luôn được duy trì trong điều kiện tốt, đáp ứng nhu cầu làm việc của nhân viên.
• Giám sát việc sử dụng, bảo trì và quản lý tài sản, thiết bị văn phòng nhằm tối ưu hóa hiệu suất và chi phí.
• Lập kế hoạch, đặt mua và kiểm soát văn phòng phẩm, trang thiết bị, vật tư hành chính, đảm bảo cung ứng đầy đủ và hợp lý.
• Hỗ trợ quá trình onboarding cho nhân viên mới, bao gồm cấp phát thiết bị làm việc, văn phòng phẩm và hướng dẫn các quy định nội bộ về văn phòng.

2. Xây dựng và cải tiến quy trình, hệ thống hành chính

• Xây dựng, chuẩn hóa và cập nhật các quy trình, chính sách hành chính nhằm đảm bảo tính hiệu quả, minh bạch trong vận hành.
• Đề xuất và triển khai các giải pháp tối ưu hóa quy trình hành chính, nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để cải tiến hệ thống báo cáo, đánh giá và giám sát hoạt động hành chính, đảm bảo tính kịp thời, chính xác.

3. Quản lý công tác lễ tân và hậu cần

• Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ, hội thảo, họp mặt công ty nhằm thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và tăng cường sự gắn kết nhân viên.
• Điều phối lịch họp, đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu và các yêu cầu hậu cần liên quan.
• Quản lý công tác đi lại, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển cho nhân viên đi công tác.

4. Quản lý hồ sơ, tài liệu

• Lưu trữ, sắp xếp và quản lý hồ sơ, hợp đồng hành chính theo quy định, đảm bảo dễ dàng truy xuất khi cần.
• Hỗ trợ soạn thảo, rà soát, kiểm tra và trình ký các văn bản hành chính, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.

5. Tuân thủ pháp lý và nội quy công ty

• Đảm bảo các hoạt động hành chính tuân thủ đúng quy định của công ty và pháp luật hiện hành.

6. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên, đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong công tác hành chính.