IGC Group - TTC Edu ★ 1.0

Mô tả Công việc

I. Công tác văn thư

• Phụ trách công tác văn thư: tiếp nhận kiểm tra thể thức văn bản, cấp số văn bản vào sổ hoặc hồ sơ mềm lưu trữ trên dữ liệu công nghệ thông tin của Công ty.
• Ban hành các văn bản hành chính trên hệ thống thư điện tử, E-office sau khi Cấp thẩm quyền ký phát hành.
• Tiếp nhận và phân phát bưu phẩm từ đơn vị chuyển phát nhanh đến cá nhân và phòng ban.
• Lưu trữ đầy đủ các văn bản, hồ sơ Công ty ngoại trừ chứng từ kế toán, hồ sơ mật và pháp lý của Công ty.
• Lập sổ theo dõi và thực hiện trích lục hồ sơ khi có yêu cầu từ Quản lý trực tiếp.

II. Công tác quản lý, sử dụng con dấu

• Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty đúng quy định. Kiểm tra thể thức văn bản và chữ ký của Lãnh đạo trước khi đóng dấu.
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ theo đúng Quy định của Công ty.

III. Công tác hành chính

• Trực tổng đài điện thoại của Công ty, tiếp nhận và chuyển cuộc gọi cho các đơn vị có liên quan.
• Cấp phát văn phòng phẩm, thẻ điện thoại hàng tháng cho các đơn vị.
• Cấp phát dụng cụ vệ sinh hàng tháng và cấp phát nước uống (trà, cà phê) cho Ban Lãnh đạo.
• Theo dõi đặt nước uống cho công ty.
• Rà soát và thực hiện các VBLQ theo từng lĩnh vực phụ trách tại từng thời kỳ.

IV: Công tác tổ chức sự kiện

• Điều phối công tác hậu cần cho các hội nghị, sự kiện của Phòng phụ trách.
• Các sự kiện lớn của Công ty (theo yêu cầu).

v. Các công việc khác theo sự ủy quyền, phân công của Cấp quản lý trực tiếp

• Trực tiếp liên hệ, trao đổi công việc với các Đơn vị khi được sự ủy quyền của cấp Quản lý trực tiếp
• Yêu cầu các đơn vị/cá nhân liên quan phối hợp, hỗ trợ công việc theo ủy quyền của Lãnh đạo

Yêu Cầu Công Việc

- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành: Kế toán, Sư phạm, Văn thư, Hành chính
- Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Năng lực chuyên môn: Công tác văn thư, hành chính, lễ tân
- Năng lực chung: Hòa đồng, tỉ mỉ, trung thực, có tinh thần học hỏi