Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Rutop Việt Nam ★ 2.8

Mô tả Công việc

1. Vai trò tổng quan:

Trợ lý Giám đốc là người hỗ trợ toàn diện cho Giám đốc (nữ) trong công tác điều hành, quản lý và giám sát hoạt động công ty. Đồng thời đảm nhiệm vai trò tham mưu chiến lược, phân tích chuyên sâu nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định và đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban.

2. Nhiệm vụ chính:

a. Hỗ trợ điều hành và quản lý

• Hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và đôn đốc thực hiện các dự án, công việc chiến lược của công ty.

• Hỗ trợ các phòng ban, bộ phận, trong việc hoạch định mục tiêu, kế hoạch, chính sách theo chức năng đã được phân công.

• Phối hợp giám sát và đánh giá hoạt động các phòng ban; tổng hợp và phân tích báo cáo định kỳ (ngày/tuần/tháng) về chỉ tiêu doanh số, vận hành,...

• Hỗ trợ thiết lập và giám sát KPIs, điều phối công việc giữa các phòng ban, bộ phận, đảm bảo tiến độ và hiệu quả.

• Thực hiện các công việc hành chính liên quan: tiếp nhận, xử lý thông tin – tài liệu – văn bản từ các bộ phận; soạn thảo, lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, công văn, tài liệu nội bộ theo yêu cầu.

• Thay mặt Giám đốc xử lý công việc trong phạm vi được ủy quyền.

b. Tham mưu chiến lược và phân tích

• Tham gia vào các buổi họp chiến lược, phân tích rủi ro – cơ hội, đề xuất các giải pháp quản lý, điều hành hoặc cải tiến quy trình vận hành, kết quả kinh doanh.

• Hỗ trợ phân tích dữ liệu, lập báo cáo chuyên sâu phục vụ việc ra quyết định.

• Đóng góp vào việc xây dựng các dự án, chính sách mới.

• Thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt theo chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc.

c. Giao tiếp và đối ngoại

• Đại diện hoặc hỗ trợ Giám đốc làm việc với khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng (khi được phân công).

• Là cầu nối thông tin giữa Giám đốc và các bộ phận; truyền đạt và theo dõi việc thực hiện chỉ đạo từ Ban lãnh đạo, đảm bảo thông tin truyền đạt đúng – đủ – kịp thời.

• Soạn thảo, rà soát các văn bản, hợp đồng, công văn, thư từ với đối tác trong và ngoài nước.

d. Tổ chức và hỗ trợ họp – hội nghị

• Tham dự các cuộc họp cùng Giám đốc, lên lịch, chuẩn bị nội dung – tài liệu họp; ghi biên bản, tổng hợp và theo dõi việc thực thi các quyết định sau họp.

• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ khi cần.

e. Quản lý lịch trình và công tác

• Sắp xếp, điều phối và nhắc lịch làm việc, họp, công tác của Giám đốc.

• Chuẩn bị kế hoạch công tác, lịch trình, tài liệu, nội dung làm việc và đồng hành cùng Giám đốc trong các buổi gặp gỡ đối tác trong – ngoài nước.

• Đảm bảo mọi công tác hậu cần và thông tin phục vụ lịch trình được chuẩn bị đầy đủ và đúng hạn.

3. Các nhiệm vụ khác

• Hỗ trợ công tác quản trị nhân sự và hành chính tổng hợp khi cần thiết.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công trực tiếp từ Giám đốc.

Yêu Cầu Công Việc

1. Kinh nghiệm:

• Ưu tiên đã làm việc ở vị trí tương đương (Trợ lý giám đốc, Thư ký điều hành, Trợ lý cấp cao) hoặc có kinh nghiệm quản lý, có kinh nghiệm làm việc với cấp lãnh đạo và điều hành.

• Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại doanh nghiệp lĩnh vực xuất nhập khẩu hoặc thương mại

2. Kỹ năng:

• Kỹ năng tổ chức và quản lý: Có khả năng lập kế hoạch, tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả.

• Kỹ năng phân tích và báo cáo: Thành thạo trong việc thu thập, phân tích – tổng hợp – đánh giá thông tin một cách logic; lập báo cáo chuyên nghiệp, rõ ràng và đúng chuẩn.

• Kỹ năng giao tiếp và trình bày: Giao tiếp linh hoạt, trình bày tốt cả bằng lời nói và văn bản; có kỹ năng đàm phán và xây dựng mối quan hệ.

• Kỹ năng xử lý văn bản và dữ liệu: Xử lý văn bản hành chính, phân tích dữ liệu và ghi chép thông tin một cách cẩn thận, rõ ràng, khoa học.

• Tin học và công cụ hỗ trợ: Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint); ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng thành thạo phần mềm quản trị doanh nghiệp.

• Ngoại ngữ: Ưu tiên ứng viên có khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt.

3. Phẩm chất:

• Trung thực, đáng tin cậy và bảo mật: Luôn giữ bí mật thông tin, trung thực trong hành vi và lời nói, là người mà lãnh đạo có thể tin cậy tuyệt đối.

• Chủ động và trách nhiệm: Có tinh thần chủ động trong công việc, ý thức trách nhiệm cao, sẵn sàng đi công tác khi có yêu cầu và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

• Tư duy và xử lý công việc: Sở hữu tư duy logic, phản biện tốt; có khả năng làm việc độc lập, tổ chức công việc hiệu quả và chịu được áp lực cao.

• Tính cách và ứng xử: Cẩn thận, chu đáo, nhanh nhẹn, tế nhị. Chín chắn, tinh tế trong giao tiếp và ứng xử với lãnh đạo, đồng nghiệp và đối tác.

• Đam mê và cam kết: Yêu thích công việc, có động lực phát triển lâu dài và gắn bó cùng tổ chức.

QUYỀN LỢI:

• Mức lương: 15 - 25 triệu/tháng. Thưởng thêm khi đạt và vượt mục tiêu đề ra

• Thử việc 2 tháng, hưởng 85% lương và 100% phụ cấp.

• Thu nhập ổn định và cạnh tranh:

• Mức lương theo thỏa thuận, tương xứng năng lực.

• Thưởng lễ, Tết, thưởng hiệu suất, thưởng lương tháng 13 và các khoản phụ cấp khác (ăn trưa, thâm niên, công tác...).

• Chính sách bảo hiểm & nghỉ phép đầy đủ:

• Đóng BHXH, BHYT, BHTN sau thời gian thử việc.

• Nghỉ phép năm, nghỉ Lễ Tết theo quy định Nhà nước và chính sách công ty.

• Xét tăng lương định kỳ:

• Review lương 2 lần/năm dựa trên hiệu quả công việc và mức độ đóng góp.

• Phúc lợi nội bộ đa dạng:

• Du lịch công ty, team building hằng năm.

• Tổ chức sinh nhật và hoạt động tập thể tháng, liên hoan team hàng quý.

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp:

• Hiện đại, minh bạch, khuyến khích sự chủ động, hiệu quả và phát triển lâu dài, chú trọng đến lợi ích nhân viên.

• Cơ hội làm việc trực tiếp với Ban Giám đốc, tiếp cận các chiến lược điều hành, tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về quản trị – phát triển cá nhân.