Nhân Viên Phòng Tài Liệu có khoảng lương bao nhiêu?

1. Nhân viên phòng tài liệu là gì? 

Nhân viên phòng tài liệu là người chịu trách nhiệm quản lý và bảo quản các tài liệu, hồ sơ, thông tin quan trọng của tổ chức hoặc công ty. Công việc của họ bao gồm thu thập, sắp xếp, lưu trữ và bảo vệ các tài liệu để đảm bảo tính bảo mật và sẵn sàng cho việc tra cứu khi cần thiết. Đặc biệt, nhân viên phòng tài liệu thường cũng có nhiệm vụ quản lý hệ thống lưu trữ điện tử và cơ sở dữ liệu để giúp cho việc quản lý tài liệu hiệu quả hơn. Các kỹ năng cần thiết cho vị trí này bao gồm sự tỉ mỉ, cẩn thận và khả năng làm việc có trật tự.

2. Mô tả công việc của Nhân viên phòng tài liệu 

Công việc của nhân viên phòng tài liệu là gì? Nhân viên phòng tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành phòng văn thư. Công việc của nhân viên phòng tài liệu không chỉ bao gồm các nhiệm vụ chuyên môn mà còn đảm nhận vai trò trong quản lý và tổ chức công việc trong công ty.

Quản lý, lưu trữ tài liệu

Khi nhắc đến nhân viên văn phòng tài liệu, nhiều người nghĩ ngay đến đây là người sẽ sử dụng, quản lý trực tiếp các hệ thống tủ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ quan trọng của công ty. Điều này là hoàn toàn không sai, bởi một trong những vị trí quan trọng mà nhân viên văn phòng đảm nhận chính là văn thư và lưu trữ tài liệu. Các công việc chính của họ là tiếp nhận văn bản, chứng từ, giấy tờ gửi đến công ty. Sau đó phân loại, gửi đến các phòng ban phụ trách để giải quyết. Xử lý văn bản, công văn, thông báo và mọi giấy tờ liên quan đến công ty trước khi gửi ra bên ngoài cho khách hàng, đối tác. Quản lý, sắp xếp, lưu trữ tất cả giấy tờ của công ty trong tủ tài liệu có hệ thống, ngăn nắp, khoa học để tiện cho việc tìm kiếm. Ngoài ra họ cũng quản lý và thực hiện in ấn, photocopy tài liệu, hồ sơ theo phân công khi cần thiết.

Thu thập dữ liệu, cung cấp thông tin

Nhân viên phòng tài liệu cũng sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ người sử dụng trong tổ chức hoặc bên ngoài trong việc tìm kiếm và truy xuất các tài liệu cần thiết, hoặc cung cấp hỗ trợ và chia sẻ thông tin cho các bộ phận và cá nhân khác trong tổ chức khi có yêu cầu.

Ở trên là công việc chính của một Nhân viên phòng tài liệu. Ngoài ra họ cũng có thể thực hiện thêm các công việc dưới đây tùy theo yêu cầu trách nhiệm mà công ty họ đề ra:

Quản lý tài sản và trang thiết bị văn phòng

Kê khai tài sản, thiết bị hiện có của công ty để kiểm tra, quản lý về chất lượng và số lượng thiết bị. Dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, nhân viên quản lý tài sản lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị, đồ dùng cho văn phòng. Ví dụ như máy tính, máy in, sổ tay… Quản lý các tài sản chung của toàn bộ công ty như bàn ghế, tủ kệ, máy móc, văn phòng phẩm…

Xây dựng, chuẩn bị bộ tài liệu

Ở một số công ty kỹ thuật, Nhân viên phòng tài liệu sẽ phụ trách thêm công việc xây dựng bộ tài liệu kỹ thuật hoàn chỉnh phục vụ sản xuất. Hoặc ở các trung tâm giáo dục, vị trí này sẽ hỗ trợ giáo viên chuẩn bị tài liệu học tập phân phát cho học sinh.

3. Mức lương của Nhân viên phòng tài liệu theo chức vụ và số năm kinh nghiệm

Do công việc quản trị văn phòng không giống như sales (thu nhập tăng theo doanh số) nên đa phần Nhân viên phòng tài liệu sẽ chú trọng đến khoản lương cứng hơn là những khoản thưởng, phúc lợi không thường xuyên. Thông thường Nhân viên phòng tài liệu sẽ trực thuộc phòng Tài liệu, do đó bạn có thể tham khảo lộ trình thăng tiến và các mức lương ở bảng sau đây nếu mong muốn phát triển sự nghiệp ở vị trí Nhân viên phòng tài liệu:

Trợ lý phòng tài liệu

Thông thường bạn sẽ khởi đầu với vị trí Trợ lý phòng tài liệu trước khi trở thành một nhân viên. Công việc chính của bạn tại vị trí này là hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của phòng tài liệu như: sao chép, in ấn, phân phối và lưu trữ tài liệu. Bạn sẽ quản lý và bảo trì hệ thống lưu trữ tài liệu (bao gồm cả lưu trữ điện tử), hỗ trợ lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp, sự kiện và các hoạt động liên quan đến tài liệu. Tùy vào công ty bạn tham gia mà bạn cũng có thể được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác như chuẩn bị báo cáo, xử lý văn bản, và hỗ trợ xử lý công việc văn phòng. Mức lương Trợ lý phòng tài liệu sẽ dao động từ 5 triệu - 8 triệu đồng/tháng tùy doanh nghiệp.

Nhân viên phòng tài liệu

Nhân viên phòng tài liệu sẽ quản lý và vận hành các hoạt động hàng ngày của phòng tài liệu. Bạn xử lý và duyệt các yêu cầu sao chép, in ấn và phân phối tài liệu, đảm bảo hệ thống lưu trữ tài liệu được duy trì hiệu quả và có thể truy cập dễ dàng. Ngoài bạn sẽ hỗ trợ việc đào tạo nhân viên về các quy trình và chính sách liên quan đến tài liệu, và tham gia vào việc phát triển và cải tiến các quy trình làm việc của phòng tài liệu. Mức lương Nhân viên phòng tài liệu nằm trong khoảng 8 triệu - 12 triệu đồng/tháng.

>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên phòng tài liệu đang tuyển dụng

Chuyên viên quản lý tài liệu

Nhìn chung, Chuyên viên quản lý tài liệu sẽ đảm nhiệm các công việc của Nhân viên phòng tài liệu nhưng sẽ tập trung hơn vào việc tối ưu hóa quy trình. Cụ thể, bạn sẽ quản lý và điều phối các hoạt động của phòng tài liệu để đảm bảo hiệu quả và hiệu suất cao. Bạn thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn quản lý tài liệu, bao gồm cả quản lý văn bản và lưu trữ điện tử, phân tích và cải tiến các quy trình làm việc để tối ưu hóa việc quản lý tài liệu. Là một chuyên viên, bạn cần nắm rõ và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và chính sách bảo mật thông tin. Bạn cũng sẽ tham gia đào tạo và hỗ trợ nhân viên về các quy trình và công nghệ mới liên quan đến quản lý tài liệu. Mức lương của Chuyên viên quản lý tài liệu sẽ từ 15 triệu - 20 triệu đồng/tháng.

Trưởng phòng tài liệu

Đây là chức vị cao nhất trong bộ phận tài liệu, lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động của phòng tài liệu. Ở vị trí này, bạn sẽ phụ trách đề xuất và triển khai chiến lược phát triển phòng tài liệu phù hợp với mục tiêu và chiến lược tổng thể của tổ chức. Bạn cũng sẽ thực hiện các công việc quản lý, bao gồm quản lý ngân sách và tài nguyên của phòng tài liệu, quản lý nhân sự. Bạn sẽ đại diện cho phòng tài liệu trong các cuộc họp và đối thoại với các bộ phận khác trong tổ chức để đảm bảo sự hợp tác và hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động của phòng tài liệu. Với trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dặn, mức lương của Trưởng phòng tài liệu sẽ ở mức 20 triệu đồng/tháng trở lên.

Lưu ý rằng đây chỉ là ước lượng và mức lương thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Mức lương cũng có thể được điều chỉnh dựa trên các yếu tố như khu vực địa lý, quy mô công ty, và tình hình kinh tế chung. Trong đó, yếu tố quan trọng nhất là năng lực. Càng mang về cho doanh nghiệp nhiều doanh thu thì mức thu nhập của nhân viên phòng tài liệu càng cao.

4. Mức lương của Nhân viên phòng tài liệu theo khu vực

Mức lương Nhân viên phòng tài liệu tại TP. Hồ Chí Minh

Là trung tâm kinh tế lớn nhất cả nước, mức lương Nhân viên phòng tài liệu tại TP. Hồ Chí Minh hiện đang dẫn đầu với mức trung bình 10 triệu - 15 triệu đồng/tháng. TP.HCM là trung tâm kinh tế lớn nhất Việt Nam, có nền kinh tế đa dạng và phát triển mạnh mẽ. Các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ đều cần có phòng tài liệu để quản lý và lưu trữ tài liệu hợp lý.

Mức lương Nhân viên phòng tài liệu tại Hà Nội

Mức lương trung bình cho Nhân viên phòng tài liệu tại Hà Nội trong khoảng 9 triệu -14 triệu đồng/tháng. Đây là mức lương cao so với các tỉnh thành khác trong cả nước, chỉ xếp sau TP Hồ Chí Minh. Hà Nội là thủ đô và là trung tâm chính trị, văn hóa, khoa học - công nghệ của đất nước. Các cơ quan chính phủ, đơn vị nghiên cứu, trường đại học, và doanh nghiệp tại Hà Nội đều có nhu cầu lớn về quản lý tài liệu và văn bản để đảm bảo hoạt động hành chính diễn ra thuận lợi.

Mức lương Nhân viên phòng tài liệu tại Hải Phòng

Với trung bình 8 triệu - 12 triệu đồng/tháng, mức lương của Nhân viên phòng tài liệu tại Hải Phòng đã phản ánh phần nào quy mô nền kinh tế nhỏ hơn và chi phí sinh sống thấp hơn của thành phố hoa phượng đỏ so với TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội. Hải Phòng là một trong những thành phố cảng quan trọng của Việt Nam, có vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại và logistics quốc tế. Các doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức tại Hải Phòng có nhu cầu lớn về quản lý tài liệu để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh và hành chính.

Mức lương Nhân viên phòng tài liệu tại Đà Nẵng

Đà Nẵng là một trong những thành phố có tốc độ phát triển nhanh nhất Việt Nam, là trung tâm du lịch, thương mại và dịch vụ quan trọng. Sự phát triển này đặt ra nhu cầu lớn về quản lý tài liệu và văn bản để hỗ trợ hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp và các cơ quan chính quyền. Mức lương trung bình của Nhân viên phòng tài liệu tại Đà Nẵng là 8 triệu - 12 triệu đồng/tháng, ngang bằng Hải Phòng.

Mức lương Nhân viên phòng tài liệu tại Cần Thơ

Mức lương trung bình của Nhân viên phòng tài liệu tại Cần Thơ là 7 triệu - 11 triệu đồng/tháng, thấp nhất trong các thành phố lớn nhưng cao hơn trung bình các tỉnh thành khác. Cần Thơ là trung tâm kinh tế và đô thị lớn tại Tây Nam Bộ, các doanh nghiệp tại đây luôn mong muốn đẩy mạnh hoạt động kinh doanh. Điều này tạo ra nhu cầu tăng về các dịch vụ hành chính và quản lý tài liệu để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp và dự án mới. Vì vậy mức lương Nhân viên phòng tài liệu tại đây tương đối cao.

Ngoài mức lương cơ bản, Nhân viên phòng tài liệu sẽ hưởng đầy đủ các quyền lợi BHXH, BHYT, BHTN, chính sách phúc lợi đầy đủ theo quy định của công ty và pháp luật, hoặc lương thưởng khi làm tăng ca, hoặc đi làm vào các dịp nghỉ lễ. Lưu ý rằng đây chỉ là ước lượng và mức lương thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Mức lương cũng có thể được điều chỉnh dựa trên các yếu tố như quy mô công ty và tình hình kinh tế chung.

5. So sánh mức lương của Nhân viên phòng tài liệu so với các vị trí tương đương khác

Hiện nay, mức lương trung bình của mộtNhân viên phòng tài liệu là 8 triệu - 12 triệu đồng/tháng. Lương Nhân viên phòng tài liệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, trình độ, năng lực, quy mô công ty và các lĩnh vực nên mức lương sẽ tương đối khác nhau. Nhìn chung, mức lương của Nhân viên phòng tài liệu ở mức trung bình so với các vị trí tương đương khác. Mức lương của Nhân viên hành chính nhân sự dao động từ 8 triệu - 18 triệu đồng/tháng. Mức lương của Nhân viên hành chính là 10 triệu - 15 triệu đồng/tháng, trong khi của Nhân viên văn phòng là 7 triệu - 15 triệu đồng/tháng.

Xem thêm: 

Việc làm Nhân viên hành chính nhân sự mới cập nhật

Việc làm Nhân viên hành chính hiện tại

Việc làm Nhân viên văn phòng toàn quốc

6. Cách để nâng cao thu nhập tại vị trí Nhân viên phòng tài liệu 

Để đảm nhận tốt công việc tại vị trí nhân viên phòng tài liệu và nâng cao thu nhập của mình, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:

Nắm vững kiến thức

Bạn cần hoàn thiện kiến thức về quản lý tài liệu, văn bản điện tử và các công nghệ thông tin liên quan, biết cách sử dụng các công cụ và phương pháp lưu trữ, quản lý, sắp xếp hiệu quả. Bên cạnh đó, hãy thường xuyên cải thiện kiến thức và kỹ năng về lĩnh vực phát triển chuyên môn bằng cách tham gia các khóa đào tạo, lớp học nâng cao nghiệp vụ.

Đề xuất và thực hiện các cải tiến quy trình

Bạn cần phát triển và thực hiện các giải pháp để tăng cường hiệu quả và giảm chi phí trong quản lý tài liệu, đề xuất các cải tiến quy trình để tổ chức tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Việc đóng góp tích cực vào việc tối ưu hóa chi phí sẽ được công ty đánh giá cao, từ đó tăng cơ hội thăng tiến của bạn.

Mở rộng kỹ năng và vai trò công việc

Bạn có thể chọn mở rộng kỹ năng của mình để có thể đảm nhiệm nhiều tác vụ hơn. Bạn có thể tham gia vào các dự án nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, đề xuất và triển khai các cải tiến, hoặc chủ động đảm nhận thêm các nhiệm vụ và trách nhiệm phức tạp hơn trong khả năng của bạn. Những lần tham gia này sẽ giúp bạn phát triển kỹ năng làm việc độc lập và giải quyết vấn đề, có khả năng quản lý dự án, từ đó mở rộng con đường sự nghiệp của bạn.

7. Các yêu cầu với nghề Nhân viên phòng tài liệu

Yêu cầu về trình độ, bằng cấp

Vị trí này thường yêu cầu tối thiểu là bằng Trung cấp trở lên, chủ yếu trong các lĩnh vực quản lý hồ sơ, quản lý văn phòng hoặc các chuyên ngành liên quan đến tài chính, kinh doanh. Một số công ty có thể yêu cầu các chứng chỉ nâng cao về quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, các công nghệ thông tin văn phòng, và các kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng (như Microsoft Office).

Yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng

Quản lý và bảo quản tài liệu: Biết cách tổ chức, phân loại, và lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống và dễ dàng truy xuất. Bạn cần nắm vững các phương pháp lưu trữ truyền thống và điện tử, có khả năng xử lý tài liệu nhạy cảm và tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Sử dụng thành thạo công nghệ thông tin: Bạn cần thành thạo các phần mềm văn phòng, đặc biệt là Microsoft Word, Excel, Outlook và PowerPoint để tạo và xử lý tài liệu, báo cáo và biểu mẫu. Bạn cũng cần có khả năng làm việc với các hệ thống quản lý tài liệu điện tử để nhập, chỉnh sửa và truy cập tài liệu một cách hiệu quả.

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Việc làm Nhân viên phòng tài liệu có khối lượng công việc giấy tờ tương đối lớn, do đó bạn cần khả năng tổ chức công việc cá nhân và quản lý nhiều công việc đồng thời một cách có hiệu quả. Bạn cũng nên biết cách ưu tiên và phân bổ thời gian để đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.

Qua bài viết trên đây, 1900.com.vn đã cung cấp thông tin mức lương Nhân viên phòng tài liệu theo trình độ học vấn, số năm kinh nghiệm và chức vụ, khu vực địa lý. Tuy nhiên, mức lương là một yếu tố phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân và quy mô doanh nghiệp. Nếu kinh nghiệm cao bạn sẽ dễ dàng có mức lương tốt, đồng thời những doanh nghiệp lớn thường có đãi ngộ tốt và lương cao hơn. Mong rằng qua bài viết trên bạn đã có những thông tin hữu ích về mức lương Nhân viên phòng tài liệu và lựa chọn công việc phù hợp!