Công việc của Trưởng Phòng Bảo Trì là gì?

Người quản lý bảo trì phải có hiểu biết sâu sắc về nhóm của họ, các công cụ và thiết bị họ sử dụng cũng như các quy trình họ sử dụng để duy trì hoạt động của mọi thứ. Người phỏng vấn muốn biết liệu bạn có đủ kinh nghiệm cần thiết để đảm bảo tất cả các nhiệm vụ bảo trì được hoàn thành đúng thời hạn, đúng ngân sách và đạt tiêu chuẩn chất lượng cao nhất hay không. Họ cũng sẽ muốn biết liệu bạn có quen thuộc với các quy trình an toàn hay không và làm thế nào để đảm bảo rằng chúng được tuân thủ.

Cách trả lời:

Bắt đầu bằng cách thảo luận về kinh nghiệm của bạn trong việc quản lý nhóm bảo trì, nếu có. Nói về cách bạn đã quản lý nhóm và những quy trình bạn đã sử dụng để đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách. Nếu bạn không có kinh nghiệm trực tiếp quản lý nhóm bảo trì, hãy nói về những kinh nghiệm khác mà bạn đã quản lý các nhóm hoặc dự án có mục tiêu và mục đích tương tự. Cuối cùng, hãy đảm bảo thảo luận về mức độ quen thuộc của bạn với các quy trình an toàn và cách bạn đảm bảo chúng được tuân thủ.

Ví dụ: “Tôi có nhiều năm kinh nghiệm quản lý nhóm bảo trì với vai trò hiện tại là Giám đốc bảo trì tại Công ty ABC. Tôi chịu trách nhiệm giám sát hoạt động hàng ngày của bộ phận bảo trì, bao gồm lập kế hoạch và giám sát tất cả nhân viên bảo trì. Tôi cũng đảm bảo rằng tất cả các quy trình an toàn đều được tuân thủ và mọi sửa chữa hoặc thay thế cần thiết đều được hoàn thành đúng thời gian và trong ngân sách. Ngoài ra, tôi thường xuyên xem xét các quy trình và thủ tục của chúng tôi để đảm bảo chúng được cập nhật với các tiêu chuẩn ngành. Mục tiêu của tôi luôn là tối đa hóa hiệu quả đồng thời giảm thiểu chi phí.”

Bảo trì phòng ngừa là một phần quan trọng trong công việc của bất kỳ người quản lý bảo trì nào và nó đòi hỏi một bộ kỹ năng cụ thể. Người phỏng vấn muốn biết rằng bạn hiểu tầm quan trọng của việc bảo trì phòng ngừa cũng như biết cách tạo và thực hiện các kế hoạch giúp cơ sở hoạt động trơn tru. Họ muốn biết rằng bạn nhận thức được những rủi ro tiềm ẩn và cách giải quyết chúng.

Cách trả lời:

Nói về kinh nghiệm của bạn trong việc phát triển và thực hiện các kế hoạch bảo trì phòng ngừa. Nếu bạn có bất kỳ ví dụ cụ thể nào về các dự án thành công, hãy nhớ đề cập đến chúng. Ngoài ra, hãy thảo luận về cách bạn đã quản lý một nhóm trước đây—bạn sử dụng những kỹ thuật và chiến lược nào để đảm bảo mọi người đều đồng tình? Cuối cùng, giải thích cách bạn xử lý các vấn đề không mong muốn phát sinh trong quá trình thực hiện dự án và cách bạn giải quyết các rủi ro tiềm ẩn.

Ví dụ: “Tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc phát triển và thực hiện các kế hoạch bảo trì phòng ngừa. Tôi hiểu tầm quan trọng của việc bảo trì theo lịch trình thường xuyên và cách nó có thể giảm thời gian ngừng hoạt động, nâng cao hiệu quả và kéo dài tuổi thọ của thiết bị. Với vai trò trước đây là người quản lý bảo trì, tôi đã phát triển và thực hiện thành công kế hoạch bảo trì phòng ngừa giúp giảm 30% chi phí sửa chữa khẩn cấp. Ngoài ra, tôi còn quản lý một nhóm kỹ thuật viên để đảm bảo họ được đào tạo bài bản về quy trình mới và tuân thủ lịch bảo trì thường xuyên. Cuối cùng, tôi giám sát tất cả các khía cạnh của chương trình để xác định những rủi ro tiềm ẩn và giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.”

An toàn là ưu tiên hàng đầu đối với bất kỳ nhân viên bảo trì nào. Người phỏng vấn muốn đảm bảo rằng bạn nhận thức được tầm quan trọng của các quy trình an toàn và bạn hiểu cách đảm bảo chúng được tuân thủ. Họ cũng muốn biết rằng bạn có sẵn kế hoạch để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều tuân thủ các quy trình an toàn. Điều này có thể bao gồm các cuộc họp an toàn thường xuyên, đào tạo về an toàn và đánh giá an toàn.

Cách trả lời:

Bạn nên giải thích các bước bạn thực hiện để đảm bảo tuân thủ các quy trình an toàn. Điều này có thể bao gồm các cuộc họp và đào tạo thường xuyên về an toàn, tiến hành đánh giá an toàn, thiết lập hệ thống báo cáo bất kỳ vấn đề an toàn nào hoặc thực hiện các biện pháp khuyến khích an toàn cho nhân viên tuân theo các quy trình. Bạn cũng nên đề cập rằng bạn theo dõi tất cả hồ sơ và báo cáo an toàn để đảm bảo mọi người đều tuân theo các quy trình. Cuối cùng, bạn nên nhấn mạnh tầm quan trọng của sự an toàn và nó ảnh hưởng như thế nào đến không chỉ đội bảo trì mà còn toàn bộ tổ chức.

Người quản lý bảo trì phải có khả năng suy nghĩ chín chắn để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Câu hỏi này là một cách để người phỏng vấn đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn và xem liệu bạn có khả năng suy nghĩ sáng tạo khi giải quyết vấn đề hay không. Họ cũng đang tìm hiểu cách bạn ưu tiên và quản lý các nhiệm vụ cạnh tranh, vì trong tình huống này, bạn có thể phải quyết định nhiệm vụ nào được ưu tiên và nhiệm vụ nào có thể chờ.

Cách trả lời:

Nói về trải nghiệm khắc phục sự cố của bạn và cách bạn tiếp cận tình huống đó. Giải thích rằng trước tiên bạn sẽ đánh giá mức độ nghiêm trọng của sự cố và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ tương ứng. Sau đó, bạn có thể thảo luận về các giải pháp tiềm năng như sửa lỗi tạm thời, nếu cần hoặc tìm giải pháp thay thế để giữ cho hoạt động diễn ra suôn sẻ trong khi chờ sửa chữa. Hãy nhớ nhấn mạnh bất kỳ bước chủ động nào bạn sẽ thực hiện để tránh những tình huống tương tự trong tương lai.

Ví dụ: “Nếu một thiết bị bị trục trặc và không có đủ thời gian hoặc nguồn lực để sửa chữa, trước tiên tôi sẽ đánh giá mức độ nghiêm trọng của sự cố. Nếu sự cố nhỏ và có thể khắc phục được thì tôi sẽ ưu tiên hoàn thành các nhiệm vụ khác. Tuy nhiên, nếu sự cố nghiêm trọng hơn và gây rủi ro về an toàn hoặc có thể khiến hoạt động bị tạm dừng, tôi sẽ hành động ngay lập tức để tìm cách khắc phục hoặc giải pháp tạm thời nhằm giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ cho đến khi có thể triển khai giải pháp lâu dài. Tôi đã có kinh nghiệm khắc phục sự cố và giải quyết các vấn đề tương tự trước đây nên tôi tin rằng mình cũng có thể xử lý được tình huống này.”