Mô tả công việc
To contribute to the sustainable development of the corporation in Vietnam, the Legal Admin will be in charge of all administrative and secretary perspectives of Vietnam legal team.
KEY RESPONSIBILITIES AND AUTHORITIES
• Administrative checking: Check the number of hard copies of contracts, the content of the contract, BAP, BOQ (if any) after getting executed from external consultants.
• Execution Arrangement and Post Execution Procedures:
- Check the original copy together with approval system for the execution.
- Send/ Receive documents from external consultant/ third parties.
- Get documents/ contracts signed (seal and signature) by authorized representative/ legal representative).
- Record on Listed Tracking Documents with external consultants. - Book FedEx to courier hard copies to signing parties.
• Contract Filing and Storage:
- Obtain and keep track of all mandatory licenses, permits for operating in Vietnam as assigned by Senior Legal Counsel/ Legal Director.
- Record handover minutes from external consultants, update status of contracts for tracking purpose.
- Deliver hard copies to End User.
- Record tracking number on file Tracking list.
• Company Document Record and Storage:
- Storage of hard copies of charter, meeting minutes, POA,...
- Updating of soft copy in Database/ tracking list (Legal Server).
- Notarization/certification of documents and storage of the notarized copy or couriering them to the requester (if any).
- Translate documents from Vietnamese to English and vice versa.
• Company Licenses filing, tracking and storage:
- Storage of hard copies in office. - Storage of soft copy in Database (Legal Server).
• Monthly Report: Prepare Monthly report for VN team.
• Company stamp administration: Manage the usage and storage of TTI companies' chops in Vietnam.
• Legal team's secretary works:
- Order stationery: Check and register to buy stationery for team.
- Submit payment documents for meals, legal services, notary fees, tokens, and other services used by the legal team.
- Check related bill's information, prepare forms, obtain approvals and submit for Legal team's contracts and internal payments.
- Prepare business trip (BTAA, air ticket, booking hotel, BTEE, etc.).
- Prepare presentation slides for VN Legal team (if needed).
• Other tasks as assigned by the Senior Legal Counsel/ Legal Director.
Yêu cầu công việc
Bachelor or above
Experience
Minimum 04-year experience in practicing admin and secretary works in reputable company with huge workloads. Working experience for secretary in law firm is preferable.
Knowledge
Administrative, Secretary
Functional Skills
- Expert in time and work Management.
- Expert in Admin and secretary skills.
- Good at Review Skills, Critical Thinking.
- Fluently in English, MS Office and IT for reporting and presentation.
- Good communication and negotitation.
- Problem Solving skills.
**Working Location: Deutsches Haus - Dist. 1 - HCMC
Quyền lợi được hưởng
- Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của nhà nước.
- Được hưởng chế độ chăm sóc sức khỏe toàn diện.
- Được hưởng các quyền lợi khác theo chính sách của công ty
Được thành lập từ năm 2012, đến nay công ty Cổ phần Ngọc Trai Long Beach đã cho ra đời các dòng nữ trang ngọc trai sang trọng và đẳng cấp, với chất lượng và vẻ đẹp hoàn hảo, tạo được uy tín và đóng góp tích cực cho ngành công nghiệp trang sức ngọc trai cả nước.
Bước ngoặt cho thành công này là việc ký kết hợp tác lâu dài cùng công ty Kuramoto – Nhật Bản về giống ngọc trai, kỹ thuật nuôi cấy tiên tiến và xây dựng trung tâm nuôi cấy ngọc trai tại đảo Phú Quốc, Kiên Giang; cũng như liên kết với công ty Rio Pearl – Hong Kong để tạo nên những thiết kế độc quyền về trang sức ngọc trai từ các chuyên gia thiết kế hàng đầu thế giới.
HÀNG TRĂM NGHÌN MẪU THIẾT KẾ TRANG SỨC TINH XẢO
Luôn bắt kịp xu hướng thời trang thế giới, đội ngũ chế tác chuyên nghiệp của Long Beach Pearl nỗ lực không ngừng để sáng tạo nên những mẫu thiết kế trang sức ngọc trai sang trọng, đẳng cấp đáp ứng tối đa nhu cầu làm đẹp và thời trang của khách hàng.
SỞ HỮU GẦN 20 SHOWROOM VỚI SỐ LƯỢNG KHÔNG NGỪNG GIA TĂNG
Hệ thống showroom của Long Beach Pearl trải dài khắp các địa điểm du lịch nổi tiếng cả nước như Phú Quốc, TP HCM, Mũi Né, Nha Trang, Đà Nẵng, Huế, Hà Nội… Mỗi chi nhánh ra đời góp phần khẳng định sức phát triển lớn mạnh của Long Beach Pearl.
QUẢNG BÁ TÀI NĂNG CHẾ TÁC, TRANG SỨC VÀ NHAN SẮC VIỆT RA QUỐC TẾ
Long Beach Pearl thường xuyên tài trợ cho các cuộc thi Sắc đẹp Việt uy tín và nổi tiếng như Hoa Hậu Hoàn Vũ Việt Nam, Hoa Hậu Việt Nam, Quyền năng Phái đẹp,… nhằm tôn vinh vẻ đẹp tinh tế, quý phái của người phụ nữ Việt và quảng bá sắc đẹp Việt Nam ra toàn cầu.
ĐỘI NGŨ NHÂN LỰC TRẺ – SÁNG TẠO – CHUYÊN MÔN CAO
Nguồn nhân lực là giá trị cốt lõi và là nền tảng vững chắc giúp Long Beach Pearl không ngừng tạo nên những giá trị gia tăng hiệu quả cho khách hàng.