Mô tả công việc
1. School reception service and telephone duties:
• Receive all parent's visits to the school in a friendly, courteous and pleasant manner.
• Provide enrolment information to parents.
• Schedule appointments for consultation between parents and the Principal or Office Manager.
• Manage incoming/outgoing phone calls at the front desk and mail receipts.
• Coordinate the transmission of information between the Principal, Office Manager, Office Administrator and parents.
• Provide courteous and professional service, responding in an accurate and timely manner to all enrolment enquiries.
2. Administrative and clerical duties
• Assist the Office Manager with the enrolment process, including receiving parents, responding to enquiries from parents, etc.
• Complete students’ enrolment records.
• Maintain a personal file for each student and ensure all records pertaining to the students are filed accordingly. All files must be neatly labelled and categorized accordingly.
• Monitor students referred for illness or discipline for the purpose of ensuring their safety.
• Arrange transportation for students.
• Manage students’ menus. Follow up and give feedback to the Principal and Office Manager on the quality of meals.
• Assist the Office Manager in supervising the support staff such as Janitor, Maintenance and Drivers. Provide the timetable and work schedule for them.
• Support foreign staff to open bank accounts, Health Check and Police Check for Work Permit applications.
• Support the Human Resources Department in submitting documents to the Labour Department / Immigration / Department of Justice for Work Permit, Visa, Temporary Residence Card applications and other administrative matters assigned by the Human Resources Department.
3. Inventory Control System
• Maintain the Inventory Control System.
• An Inventory List of all administrative files, equipment, computers, machinery, furniture, technical equipment, etc., in the school must be maintained and updated every June and December before the close of the calendar year. The Inventory List is to be submitted to the Management upon completion.
• Record sales of school uniforms periodically. When the stock balance is low, new stock must be requested.
4. Administrator to Principal
• Screen telephone calls, enquiries and requests and handle them when appropriate.
• Organize and maintain diaries and make appointments.
• Deal with correspondence and write letters, take dictation and minutes.
• Produce documents, briefing papers, reports, newsletters and presentations.
• Carry out background research and present findings into subjects the Principal is dealing with.
• Organize and attend meetings and ensure the Principal is well-prepared for meetings.
• Liaise with clients, suppliers and other staff on behalf of the Principal.
• Organize files and store paperwork, documents and computer-based information.
• Provide general assistance during presentations.
• Responsibility for accounts and budgets.
• Translate the School’s Newsletter to Vietnamese.
• Update the Class Lists.
Yêu cầu công việc
- Bachelor's degree in Office Administration, Business Administration, or related fields.
- Excellent English communication skills, both verbal and written.
- Proficiency in computer and office software (Microsoft Office, Google Workspace, etc.).
- Friendly, courteous, and professional in interactions with parents, students, and colleagues.
Quyền lợi được hưởng
- Competitive Salary
- Professional Development
- Health Insurance
Ban Giám đốc cùng toàn thể nhân viên Công ty Cổ phần Công nghệ HSVN Toàn Cầu xin được gửi lời chào trân trọng và lời cảm ơn chân thành đến Quý khách hàng-những người đã, đang và sẽ tin tưởng, ủng hộ, hợp tác và sử dụng sản phẩm dịch vụ của chúng tôi.
Ra đời vào năm 2013, mang theo sứ mệnh nghiên cứu, phát triển khoa học công nghệ cao, sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm thân thiện với môi trường, từ đó cung cấp phương án, giải pháp làm sạch tối ưu, HSVN Toàn Cầu đã ghi dấu sự hiện diện của mình với đối tác và khách hàng bằng tên tuổi và sự uy tín.
Là một trong số những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực làm sạch, chúng tôi đã áp dụng công nghệ ozone tiên tiến trong quá trình nghiên cứu và sản xuất thiết bị nhằm tối ưu hóa lợi ích và tạo ra những giá trị lớn nhất cho khách hàng.
Chúng tôi tin tưởng rằng, với sự nỗ lực không ngừng trong đổi mới sáng tạo và phát triển bền vững, tuân thủ nghiêm ngặt các dịch vụ hậu mãi, tạo ra các sản phẩm thuận tiện, an toàn và thời thượng cho người tiêu dùng, đôi ngũ HSVN Toàn Cầu luôn suy nghĩ và hành động tích cực cùng chung tay kiến tạo một thương hiệu HSVN xứng đáng để khách hàng trao niềm tin-gửi hy vọng.
Với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, chúng tôi đã lĩnh hội được rất nhiều kinh nghiệm quý báu về sự uy tín và tính chính xác tuyệt đối từ những việc nhỏ bé nhất. Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt nhất với mức chi phí giá cả hợp lý nhất, chất lượng-uy tín là hai nhân tố quan trọng hàng đầu để tạo nên sự gắn kết lâu dài của HSVN với khách hàng.