QT INSTRUMENTS (S) VIETNAM

Mô tả Công việc

1. Hành chính Văn phòng

• Thực hiện quản lý văn phòng: cấp phát văn phòng phẩm, in danh thiếp, bao thư, giấy tiêu đề…
• Hỗ trợ các công tác sự kiện khác của Tổ hợp (sự kiện nội bộ, đặt hoa, hậu cần, tặng quà…)
• Lưu trữ hồ sơ hợp đồng bản quyền mua/bán phim/livestream/tiếp phát sóng/ tín hiệu
• Cấp số công văn cho các phòng ban. Nhận sao lưu/nhắc nhở/gửi mail thông báo cho cá nhân liên quan về công văn. Soạn gửi công văn theo yêu cầu
• Kết hợp với phòng hành chính book vé máy bay/ khách sạn và làm hồ sơ thanh toán công tác phí cho nhân viên đi công tác (Quyết định/ phiếu yêu cầu/ phiếu thanh toán)
• Kết hợp với các Team/ HR khi thay đổi layout chỗ ngồi/ việc phát sinh về nhân viên
• Chuẩn bị chỗ ngồi/ ghế khi có nhân sự mới onboard
• Kết hợp với hành chính kiểm tra 5S thường xuyên/ thay các thiết bị khi bị hư/ phát sinh…
• Support các phòng ban của Opco khi có event
• Nhập, lưu kho & xuất kho Stock đồ của MKT và Business
• Kết hợp hành chính và kế toán tài sản kiểm kê thiết bị tài sản

2. Thanh toán và Báo cáo

• Tổng hợp, lập báo cáo chi phí hành chính quản trị và thực hiện thanh toán
• Làm và thanh toán hợp đồng hậu kỳcủa phòng Content
• Làm và thanh toán nghiệm thu HĐ CTV thuê dịch vụ của các phòng có sử dụng dịch vụ
• Thanh toán chi phí phòng CSKH
• Báo cáo hằng tháng Cục PTTH/ Sở TTTT
• Báo cáo 6 tháng đầu năm Cục PTTH/ Sở TTTT
• Báo cáo năm Cục PTTH/ Sở TTTT
• Báo cáo hoạt động thương mại điện tử năm (ứng dụng và website)
• Nộp hợp đồng mẫu / chính sách trên cổng dichvucong Bộ Công Thương
• Nộp CTKM trên cổng dichvucong Bộ Công Thương

3. Một số công việc khác theo yêu cầu từ cấp quản lý và hỗ trợ

• Xử lý dữ liệu, thông tin theo yêu cầu
• Kết hợp với phòng Truyền thông nội bộ, tham gia tổ chức các sự kiện của công ty (YEM/YEP/Birthday/Noel….)

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp trình độ Cao đẳng/Đại học Chuyên ngành Quản trị/ Kinh tế/ Kế toán/ Hành chính văn phòng/ Văn thư.
• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
• Có kinh nghiệm làm việc tại các Tập đoàn lớn là lợi thế.
• Có kiến thức, kinh nghiệm về quản lý văn phòng, lưu trữ văn thư.
• Chăm chỉ, sáng tạo, cầu tiến, cởi mở.
• Chủ động trước các khó khăn, thách thức.
• Kĩ năng giao tiếp.
• Kĩ năng đàm phán thương lượng.
• Kĩ năng làm việc nhóm.
• Khả năng làm việc dưới áp lực cao.
• Thành thạo MS Office
• Tiếng Anh cơ bản