Công việc của Trợ lý vận hành là gì?

Yêu cầu tuyển dụng của Trợ lý vận hành

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Trợ lý vận hành cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan: 

Kiến thức chuyên môn 

• Kiến thức về các hệ thống và thiết bị vận hành: Đây là kiến thức nền tảng quan trọng nhất đối với một Trợ lý vận hành. Trợ lý vận hành cần có kiến thức về các hệ thống và thiết bị vận hành của công ty, bao gồm cấu tạo, nguyên lý hoạt động, cách vận hành và bảo trì.
• Kiến thức về các quy trình vận hành: Trợ lý vận hành cần có kiến thức về các quy trình vận hành của công ty, bao gồm quy trình sản xuất, quy trình cung ứng, quy trình dịch vụ,...
• Kiến thức về các công cụ và phần mềm vận hành: Trợ lý vận hành cần có kiến thức về các công cụ và phần mềm vận hành được sử dụng trong công ty, bao gồm các hệ thống quản lý sản xuất (MES), hệ thống quản lý chất lượng (QMS), hệ thống quản lý thông tin (MIS),...
• Kiến thức về kỹ thuật: Trợ lý vận hành cần có kiến thức cơ bản về kỹ thuật, bao gồm kiến thức về vật lý, hóa học, điện, điện tử,...

Ngoại hình giọng nói 

Ngoại hình và giọng nói không phải là yếu tố quyết định quan trọng nhất đối với một Trợ lý vận hành Tuy nhiên, chúng cũng đóng một vai trò nhất định trong việc tạo ấn tượng đầu tiên và giúp Trợ lý vận hành thành công trong công việc.

• Vẻ ngoài gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp.
• Gương mặt sáng sủa, ưa nhìn.
• Tóc tai gọn gàng, sạch sẽ.
• Trang phục phù hợp với môi trường làm việc.
• Khả năng diễn đạt ý kiến ​​và chỉ thị một cách rõ ràng và lưu loát. 
• Giọng nói của họ nên dễ nghe, không quá nhanh hoặc quá chậm
• Khả năng truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp 

• Kỹ năng giao tiếp lưu loát: Trợ lý vận hành cần có khả năng thực hiện một cách rõ ràng, lưu trữ và hiệu quả. Điều này bao gồm khả năng diễn đạt ý kiến, ý tưởng và thông tin một cách dễ hiểu cho các bên liên quan.
• Kỹ năng lắng nghe: Trợ lý vận hành cần có khả năng lắng nghe tốt để hiểu rõ yêu cầu và mong muốn của người khác. Điều này giúp họ tương tác và làm việc hiệu quả với đồng nghiệp, nhân viên và khách hàng.
• Kỹ năng trình bày: Trợ lý vận hành có thể tham gia vào trình diễn và trình bày thông tin cho các bên liên quan. Kỹ năng thuyết trình giúp họ truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, hấp dẫn và ảnh hưởng.
• Kỹ năng viết: Trợ lý vận hành cần có khả năng viết tốt để chuẩn bị tài liệu, báo cáo và email chuyên nghiệp. Việc viết tốt giúp họ truyền đạt ý kiến ​​và thông tin một cách chính xác và hiệu quả.
• Kỹ năng giao tiếp đa dạng: Trợ lý vận hành cần có khả năng giao tiếp với các đối tượng và nhóm đa dạng, bao gồm cả nhân viên, đối tác và khách hàng từ các nền văn hóa và ngôn ngữ khác nhau.
• Kỹ năng xử lý xung đột: Trợ lý vận hành cần có khả năng xử lý xung đột và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi khả năng giữ được sự điều hòa và hòa giải hiểu các quan điểm khác nhau để tìm ra giải pháp tốt nhất.

Kinh nghiệm, kỹ năng khác 

• Có kinh nghiệm làm việc với vị trí ứng tuyển từ 2 - 3 năm và có nhiều dự án vận hành thành công 
• Có khả năng làm việc các thiết bị công nghệ các quy trình làm việc trong lĩnh vực vận hành  
• Biết sử dụng công cụ quản lý thời gian công việc để làm việc một cách hiệu quả để tránh mắc các lỗi khi làm việc 
• Có khả năng quản lý thời gian hiệu quả để đáp ứng được tiến độ công việc.

Lộ trình thăng tiến của Trợ lý vận hành

Mức lương bình quân của Trợ lý vận hành có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.

• Trợ lý: 9 - 12 triệu đồng/tháng
• Trợ lý kinh doanh: 10 - 15 triệu đồng/tháng

Từ 0 - 2 năm: Thực tập sinh vận hành

Bắt đầu với vai trò thực thi tập để học hỏi và làm quen với quy trình vận hành của tổ chức.

Từ 1 - 3 năm: Nhân viên vận hành

Sau khi hoàn thành giai đoạn thực hiện tập luyện, thực hiện tập sinh có thể được thăng chức thành vai trò nhân viên vận hành. Trong trò chơi này, họ sẽ tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ vận hành hàng ngày và hỗ trợ quản lý hoạt động.

Từ 3 - 5 năm: Trợ lý vận hành

Với sự phát triển và kỹ năng quản lý, Trợ lý vận hành có thể tiến lên vai trò Chuyên viên vận hành. Trong vai trò này, họ sẽ có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động vận hành của tổ chức, đảm bảo hiệu quả và hiệu suất cao.

Từ 5 - 7 năm: Chuyên viên vận hành

Với kinh nghiệm và kiến ​​thức tích lũy, Trợ lý có thể tiến lên vai trò chuyên gia vận hành. Trong trò chơi này, họ có thể đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp hơn, tham gia vào công việc phân tích và cải tiến quy trình vận hành.

Từ 7 - 9 năm: Giám đốc vận hành

Có kinh nghiệm và thành tích trong lĩnh vực vận hành, quản lý vận hành có thể tiến lên các vị trí giám đốc vận hành hơn trong tổ chức, như giám đốc vận hành hoặc giám đốc điều hành. Trong vai trò này, họ sẽ có trách nhiệm lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động điều hành của tổ chức