Mô tả công việc
- Set-up and coordinate meeting schedules.
- Takes down minutes of the meetings (sales meetings, daily briefing) and other meetings as maybe required by the Head of Sales.
- Responsible in answering telephone calls and taking reservation inquiries either from travel agents, corporate accounts or social events.
- Performs general clerical duties to include but not limited to photocopying, faxing, emailing and filing.
- Routing of the banquet event order, action memo and or amendment forms to all concerned departments and other sales memo.
- Responsible in contacting the supplies of the banquet functions and placing order for the amenities indicated in the packages.
- In case the sales manager/account managers/sales executives are out on sales calls, the sales secretary/coordinator is advised to prepare a proposal for urgent inquiries only.
- Handles all incoming calls and guest’s inquiries in the absence of the sales team and channels to the concerned department if the inquiry requires immediate action.
- Carries out office mailing and filing in a timely fashion.
- Prepares Purchase Requests/requisitions for stationeries and office supplies.
- Prepares Sales Kits.
- Maintains an organized, systematic and updated filing system (hard copies and hard disk back up), in order to ensure easy accessibility to required data and avail loss of data from the hardware.
- Assists in the ocular inspection of walk-in guests or scheduled clients ocular visit
- Coordinates employees travel (air/land/lodging, etc) to and from marketing related conventions/exhibitions and sales blitzes.
- Coordinates with Marcom to facilitate marketing functions (brochures, trade shows)
- Reminds DOSM and Sales Teams members of important appointments, sales trainings, meetings
- Maintains adequate stock of office supplies and initiates requisition
- Dispatches letters, documents and parcels to be sent by mail or courier.
- Maintains and replenishes brochures, fact sheets, F&B Flyer
- Ensure that the S&M month end report is accomplished and submitted on time
- Makes a thorough check on the premises and operating equipment to determine cleanliness and orderlines
- Performs common and related duties and special projects as may be assigned.
Yêu cầu công việc
Experience
· Minimum of one year in similar capacity
· Familiar with sales and marketing activities as well as hotel operations in general
Skills and Knowledge
· Strong user knowledge of Microsoft Outlook, Microsoft Office
- Proficient in English language both written and verbal
- Computer skills
· Good teamworking skills and able to work effectively and contribute in a team
· Good presentation and influencing skills
· Good interpersonal skills with ability to communicate with guests and fellow employees from all levels
· Flexible and able to embrace and respond to change effectively
· Self-motivated and energetic
· Ability to work independently and has good initiative under dynamic environment
Education or Qualification:
- Completion of a degree in Hotel/ Business, Marketing, Economics and Management Course or equivalent
Quyền lợi được hưởng
Dicussing during the interview
DHC Việt Nam trực thuộc Công ty CP Belie – Nhà phân phối độc quyền mỹ phẩm và thực phẩm chức năng DHC Nhật Bản tại Việt Nam
Sứ mệnh & Triết lý kinh doanh: Cung cấp những sản phẩm thực và chất, với chất lượng dịch vụ dẫn đầu và giá thành hợp lý nhất cho người tiêu dùng Việt Nam, đem lại sự TỰ TIN cho mỗi cá nhân, giúp góp phần khôi phục và gia tăng NIỀM TIN của mỗi cá nhân đối với xã hội.
- Luôn lấy khách hàng là trung tâm và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng bằng phương thức sáng tạo nhất, độc đáo nhất
- Mỗi nhân viên là một đại sứ thương hiệu
- Sức khỏe, Sắc đẹp và Môi trường sống tốt là nguyên tố cấu thành của NIỀM TIN. Sản phẩm mà chúng tôi cung cấp là NIỀM TIN.
Chính sách bảo hiểm
- Chế độ Bảo hiểm đầy đủ (BHYT, BHXH, BHTN)
Các hoạt động ngoại khóa
- Các cuộc thi năng khiếu như : Ca hát, múa, nhảy
- Tình nguyện
- Thăm quan, du lịch hàng năm
- Hoạt động xã hội
- Dã ngoại, team building theo quý
- Chương trình giao lưu văn hóa của công ty,mở tiệc tùng, lễ hội
- Các cuộc thi năng khiếu như : Ca hát, múa, nhảy
- Tham gia các hoạt động, sự kiện, team building, du lịch nghỉ mát… do Công ty tổ chức;
Lịch sử thành lập
- Được thành lập năm 2021
Mission
- Cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khoẻ tốt hơn và nâng cao chất lượng cuộc sống cho người dân Việt Nam, chúng tôi luôn nỗ lực mang lại những sản phẩm với chất lượng cao nhất từ các thương hiệu uy tín nhất trên thế giới.