Điều kiện và Lộ trình trở thành một Điều phối dự án?

Nhân viên điều phối dự án (Project Coordinator) chịu trách nhiệm xây dựng lịch trình, phân công công việc, theo dõi tiến độ, giao tiếp và tương tác với các bên liên quan, và đảm bảo rằng dự án được triển khai theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra.

Lộ trình thăng tiến của Điều phối dự án  

Từ 0 - 1 năm: Thực tập sinh hỗ trợ dự án

Vai trò cơ bản của Thực tập sinh hỗ trợ dự án là hỗ trợ các hoạt động dự án, thu thập dữ liệu, nghiên cứu và thực hiện các nhiệm vụ phụ trợ. Trong giai đoạn này, Thực tập sinh hỗ trợ dự án học hỏi về quy trình và công cụ quản lý dự án, làm quen với quy trình làm việc và tích luỹ kiến thức về dự án.

Từ 1 - 2 năm: Nhân viên dự án 

Khi đã có khoảng 1 - 2 năm kinh nghiệm tích lũy, Thực tập sinh hỗ trợ dự án có thể tiến lên vị trí Nhân viên dự án. Nhân viên dự án thực hiện và quản lý các hoạt động dự án cụ thể, thực hiện lập kế hoạch, giám sát tiến độ, quản lý tài nguyên và tương tác với các bên liên quan trong dự án.

Từ 2 - 3 năm: Điều phối dự án 

Với thời gian và kinh nghiệm trên, Nhân viên dự án có thể tiến lên vị trí Điều phối dự án. Điều phối dự án có trách nhiệm quản lý và điều phối các hoạt động của dự án, đảm bảo sự tương tác hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm dự án, và đưa ra quyết định chiến lược để đạt được mục tiêu dự án.

Từ 3 - 5 năm: Trợ lý dự án 

Với kinh nghiệm và thành tựu đáng kể, một số cá nhân có thể tiến lên vị trí Trợ lý dự án. Trợ lý dự án hỗ trợ Quản lý dự án trong việc lập kế hoạch, quản lý rủi ro, tương tác với các bên liên quan và giám sát tiến độ dự án. Họ có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án được triển khai thành công.

Từ 5 - 7 năm: Quản lý dự án 

Sau 5 - 7 năm tích lũy kinh nghiệm làm việc, một số cá nhân có thể tiến lên vị trí Quản lý dự án. Quản lý dự án đảm nhận vai trò lãnh đạo và quản lý toàn bộ dự án, định hướng chiến lược, quản lý nguồn lực và nhân lực, giám sát tiến độ và đảm bảo sự hoàn thành thành công của dự án.

Từ  7 - 10 năm: Quản lý dự án cấp cao

Một Quản lý dự án có thể tiến lên vị trí Quản lý dự án cấp cao khi có khoảng 7 - 10 năm kinh nghiệm và nhiều thành tựu. Quản lý dự án cấp cao có trách nhiệm lãnh đạo và quản lý các dự án lớn và phức tạp hơn. Họ định hướng chiến lược, quản lý nguồn lực và nhân lực, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và đảm bảo sự hoàn thành và thành công của các dự án quan trọng.

Từ 10 - 15 năm: Giám đốc quản lý dự án

Với kinh nghiệm và thành tựu đáng kể trong lĩnh vực quản lý dự án, một quản lý dự án cấp cao có thể tiến lên vị trí Giám đốc quản lý dự án. Giám đốc quản lý dự án đảm nhận vai trò lãnh đạo cao cấp trong việc quản lý và phát triển các dự án chiến lược quan trọng của tổ chức. Họ có trách nhiệm định hướng chiến lược, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác chiến lược, quản lý tài nguyên và nhân lực, và đảm bảo sự phát triển bền vững của bộ phận quản lý dự án.

Từ 15 năm trở lên: Giám đốc vận hành (Chief Operations Officer - COO)

Vị trí Giám đốc vận hành là một vị trí quản lý cao cấp trong lĩnh vực quản lý vận hành. Với kinh nghiệm và thành tựu trong quản lý hoạt động kinh doanh và vận hành, một Giám đốc quản lý dự án có thể tiến lên vị trí này. Giám đốc vận hành có trách nhiệm lãnh đạo, quản lý và tối ưu hóa các hoạt động vận hành của tổ chức, bao gồm quy trình sản xuất, quản lý nhân sự, quản lý chất lượng, quản lý chi phí và tối ưu hóa hiệu suất tổ chức.

Yêu cầu tuyển dụng của Điều phối dự án

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Điều phối dự án cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan: 

Kiến thức chuyên môn 

• Kiến thức về quản lý dự án: Điều phối dự án cần hiểu về các phương pháp, quy trình và công cụ quản lý dự án để có thể lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý rủi ro trong dự án.
• Kiến thức về lĩnh vực hoạt động của dự án: Điều phối dự án cần hiểu về lĩnh vực hoạt động của dự án để có thể hiểu và giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong nhóm dự án.
• Kỹ năng phân tích và đánh giá:Điều phối dự án cần có khả năng phân tích thông tin, đánh giá tình hình và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin có sẵn.
• Kiến thức về quy trình và quy định công ty: Điều phối dự án cần nắm vững quy trình và quy định của công ty để đảm bảo tuân thủ và thực hiện các nhiệm vụ theo đúng quy định.
• Kiến thức về công nghệ và phần mềm liên quan: Điều phối dự án cần hiểu về các công nghệ và phần mềm liên quan đến dự án để có thể tương tác và làm việc với các công cụ và hệ thống.
• Kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc: Điều phối dự án cần có khả năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc để đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
• Kiến thức về quyền lợi và quy định pháp lý: Điều phối dự án cần hiểu về các quyền lợi và quy định pháp lý liên quan đến dự án để đảm bảo tuân thủ và đáp ứng đúng yêu cầu.

Ngoại hình giọng nói 

Ngoại hình và giọng nói không phải là yếu tố quyết định quan trọng nhất đối với một Điều phối dự án. Tuy nhiên, chúng cũng đóng một vai trò nhất định trong việc tạo ấn tượng đầu tiên và giúp Trợ lý dự án thành công trong công việc.

• Vẻ ngoài gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp, nhanh nhẹn.
• Gương mặt sáng sủa, ưa nhìn.
• Tóc tai gọn gàng, sạch sẽ.
• Trang phục phù hợp với môi trường làm việc.
• Khả năng diễn đạt ý kiến ​​và chỉ thị một cách rõ ràng và lưu loát. 
• Giọng nói của họ nên dễ nghe, không quá nhanh hoặc quá chậm
• Khả năng truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp 

• Giao tiếp hiệu quả: Điều phối dự án cần có khả năng giao tiếp một cách rõ ràng, chính xác và hiệu quả với các thành viên trong nhóm dự án, khách hàng và các bên liên quan khác. Kỹ năng nghe và nói, viết và đọc đều quan trọng để truyền đạt thông tin một cách chính xác và hiệu quả.
• Giao tiếp đa dạng: Điều phối dự án cần có khả năng giao tiếp với các thành viên trong nhóm dự án có nền văn hóa, ngôn ngữ và phong cách giao tiếp khác nhau. Khả năng thích ứng và hiểu biết về các yếu tố văn hóa và xã hội sẽ giúp tạo ra môi trường làm việc hòa đồng và hiệu quả.
• Kỹ năng lắng nghe: Điều phối dự án cần có khả năng lắng nghe và hiểu rõ ý kiến, ý kiến và yêu cầu của các thành viên trong nhóm dự án. Kỹ năng lắng nghe tốt giúp xây dựng mối quan hệ tốt và đáp ứng đúng nhu cầu của các bên liên quan.
• Giao tiếp trong tình huống khó khăn: Điều phối dự án cần có khả năng giao tiếp một cách hiệu quả trong các tình huống khó khăn, xung đột hoặc căng thẳng. Kỹ năng giải quyết xung đột và đàm phán cũng là một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp.
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản: Điều phối dự án cần có khả năng viết và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác thông qua email, báo cáo, tài liệu dự án và các phương tiện truyền thông khác.
• Kỹ năng thuyết trình: Điều phối dự án cần có khả năng thuyết trình một cách tự tin và hiệu quả trước các đối tác, khách hàng và các bên liên quan khác. Kỹ năng thuyết trình giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và thuyết phục.
• Kỹ năng giao tiếp qua công nghệ: Điều phối dự án cần có khả năng sử dụng các công nghệ giao tiếp như email, hội thảo trực tuyến, phần mềm quản lý dự án và các công cụ truyền thông xã hội để giao tiếp và làm việc với các thành viên trong nhóm dự án.

Kinh nghiệm, kỹ năng khác 

• Đã từng có kinh nghiệm ở vị trí Điều phối dự án từ 2 - 3 năm và thực hiện thành công được nhiều dự án lớn 
• Có khả năng làm việc các thiết bị công nghệ các quy trình làm việc của dự án 
• Biết sử dụng công cụ quản lý thời gian công việc, tính toán dự án để làm việc một cách hiệu quả để tránh mắc các lỗi khi làm việc 
• Có khả năng quản lý thời gian hiệu quả để đáp ứng được tiến độ công việc.

Học gì để ra làm Điều phối dự án 

Để trở thành một người Điều phối dự án thành công, bạn cần có kiến thức chuyên môn về Điều phối dự án, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng lãnh đạo.

Bạn có thể học tập kiến thức chuyên môn về trợ lý dự án thông qua các chương trình đào tạo, các khóa học trực tuyến hoặc các tài liệu tham khảo.

Các trường đào tạo ngành Điều phối dự án tốt nhất Việt Nam hiện nay?

Một số ngôi trường Đại học hàng đầu về đào tạo ngành Điều phối dự án trên cả nước là:

• Đại học Kinh tế quốc dân
• Đại học Bách khoa Hà Nội (HUST)
• Đại học FPT (FPTU)
• Đại học Ngoại thương (FTU) 
• Học viện Chính sách và Phát triển
• Trường Đại học Phương Đông
• Đại học Công nghệ TP.HCM (HUTECH)
• Trường Đại học Xây dựng Miền Trung
• Trường Đại học Giao thông Vận tải TPHCM

Mỗi trường đại học, cao đẳng sẽ có những chương trình đào tạo khác nhau, chia thành chuyên ngành Điều phối dự án hoặc đào tạo chung. Tùy vào định hướng nghề nghiệp, việc làm sau này mà bạn sẽ lựa chọn cho mình chuyên ngành phù hợp nhất. Tất nhiên, nếu muốn tìm việc làm Điều phối dự án thì bạn nên ưu tiên chọn chuyên ngành quản lý