Koi The Recruitment

Quản lý hồ sơ - tài liệu nội bộ và đối tác
Tiếp nhận, rà soát, trình ký và lưu trữ các loại hồ sơ thi công, giấy ủy quyền, biên bản nghiệm thu và các văn bản liên quan.
Đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của hồ sơ trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Phối hợp làm việc với đơn vị thi công - nhà thầu
Theo dõi tiến độ hoàn thiện thủ tục pháp lý, hợp đồng, báo giá, hồ sơ thanh toán và quyết toán.
Nhắc nhở đối tác đảm bảo đúng thời hạn và quy trình nội bộ theo yêu cầu công ty.
Tìm kiếm - phối hợp đặt hàng thiết bị - vật tư
Hỗ trợ tìm kiếm, chọn lọc nhà cung cấp phù hợp và phối hợp với thiết kế viên để thực hiện đặt hàng hóa, trang thiết bị cho các dự án cửa hàng mới.
Chuẩn bị và theo dõi quy trình đề xuất - phê duyệt - đặt hàng đảm bảo đúng tiêu chuẩn và tiến độ.
Chuẩn bị nội dung và tài liệu cho các cuộc họp bộ phận
Chuẩn bị tài liệu họp, thư mời, nội dung thảo luận và thực hiện ghi biên bản cuộc họp đầy đủ.
Theo dõi và đôn đốc các đầu việc sau cuộc họp theo phân công của trưởng bộ phận.
Phối hợp liên bộ phận trong công tác hành chính - vận hành
Thực hiện các thủ tục phối hợp như:
Kiểm kê tài sản với bộ phận Kế toán
Đặt thiết bị/vật tư mới với bộ phận Thu mua
Hỗ trợ đặt thiết bị theo đề xuất của bộ phận Kinh doanh.
Đảm bảo tiến độ và tính minh bạch trong các quy trình phối hợp nội bộ.
Thực hiện các thủ tục nội bộ của bộ phận
Soạn thảo, theo dõi các đơn đề nghị thanh lý, di dời, báo phế hoặc điều chuyển tài sản theo thực tế vận hành.
Cập nhật tình trạng tài sản và phối hợp kiểm tra định kỳ cùng các bộ phận liên quan.
Hỗ trợ công việc phát sinh khác: Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ hành chính và nghiệp vụ khác theo yêu cầu của trưởng bộ phận và phù hợp với định hướng vận hành của công ty.Kinh nghiệm:
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trợ lý, thư ký, hành chính văn thư.
Kỹ năng tổ chức - lưu trữ hồ sơ chặt chẽ: Đảm bảo hệ thống tài liệu luôn rõ ràng, đầy đủ, có thể tra cứu, đối soát nhanh chóng khi cần.
Kỹ năng giao tiếp & phối hợp đa phòng ban: Có thể làm việc hiệu quả với các bộ phận nội bộ (kế toán, thu mua, kinh doanh, thiết kế...) và đơn vị bên ngoài.
Kỹ năng ngôn ngữ tiếng Trung: Giao tiếp, biên soạn email, đọc hiểu tài liệu kỹ thuật, kiểm tra hồ sơ bằng tiếng Trung.
Kỹ năng theo dõi tiến độ và xử lý đa nhiệm: Quản lý đồng thời nhiều đầu việc, theo dõi chi tiết tiến độ từng dự án, đôn đốc kịp thời.
Tư duy trách nhiệm - hỗ trợ - tuân thủ hệ thống: Làm việc với tinh thần hỗ trợ bộ phận, đảm bảo tuân thủ quy trình - quy định minh bạch của công ty.
Chủ động - trách nhiệm - chính trực trong công việc.
Sẵn sàng học hỏi - cải tiến liên tục để cùng phát triển bền vững.
Khả năng chịu được áp lực công việc cao.
Năng động, nhiệt tình, trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm.
Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet...).Mức lương: Thoả thuận
Hưởng các phúc lợi, BHXH theo quy định của Pháp luật, thưởng chuyên cần/sinh nhật/thưởng đột xuất...
Mỗi ngày làm việc đều được miễn phí 1 ly trà sữa theo ý thích
Được tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn, cơ hội thăng tiến rõ ràng
Môi trường làm việc trẻ trung, năng động
Thời gian làm việc: Thứ hai đến Thứ sáu