Công việc của Chuyên viên quản lý vận hành là gì?
Chuyên viên quản lý vận hành là người lập kế hoạch, tổ chức và giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó liên quan đến việc chuẩn bị và giám sát các hoạt động biến các tư liệu sản xuất như lao động, thiết bị và nguyên liệu thô thành hàng hóa và dịch vụ. Các nhà quản lý vận hành làm việc để đảm bảo công ty đạt được lợi nhuận cao nhất. Họ đạt mục tiêu bằng cách cân đối cẩn thận giữa chi phí và doanh thu. Nhà quản lý hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác. Thông qua đó, tăng năng suất, sản phẩm chất lượng cao và đảm bảo khách hàng hài lòng.
Mô tả công việc của Chuyên viên quản lý vận hành
Dự trù kinh phí
Dự toán tài chính trong quản lý vận hành có thể giúp doanh nghiệp hoạch định các cơ hội khác nhau ví dụ như giảm giá sản phẩm và bán sản phẩm với chi phí thấp hơn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Các nhà quản lý đảm nhận danh mục đầu tư này phải ghi nhớ rằng tài chính không được đầu tư vào bất kỳ nhiệm vụ không hiệu quả nào. Ngoài ra, phải đảm bảo rằng phân bổ tài chính được sử dụng theo cách tốt nhất có thể để mang lại Lợi tức đầu tư (ROI) hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch và chiến lược
Lập kế hoạch, chiến lược cho các hoạt động thường ngày là chức năng chính của quản lý vận hành. Một chiến lược tốt có thể giúp đáp ứng đúng thời hạn và mục tiêu sản xuất của tổ chức.
Vai trò của người quản lý vận hành là đưa ra các chiến lược và kế hoạch hiệu quả để hợp lý hóa quy trình ngay từ khi tìm nguồn cung ứng cho đến khi giao hàng để tránh những rắc rối và nhầm lẫn. Nơi các chiến lược có thể được đưa ra có thể là bán hàng, quản lý tài nguyên, thiết kế,…
Ngay từ việc tìm nguồn nguyên liệu thô cho đến lắp ráp và phân phối thiết bị, mỗi bước đều rất quan trọng. Ở bất kỳ bước nào của quy trình, nếu có bất kỳ sự chậm trễ hoặc sai lệch thì toàn bộ quy trình sẽ đi vào bế tắc vì nó phụ thuộc lẫn nhau.
Thiết kế sản phẩm
Sự chuyển đổi trong công nghệ đã trở thành một lợi ích cho các doanh nghiệp. Vì nó giúp quá trình bán hàng trở nên suôn sẻ hơn. Một trong những trách nhiệm chính của bộ phận quản lý vận hành là đảm bảo rằng sản phẩm được thiết kế tốt, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cũng phù hợp với xu hướng thị trường hiện tại.
Ngoài ra, các sản phẩm và dịch vụ hiện có trên thị trường có thể cản trở tiến độ của các sản phẩm mới. Do đó, nhà quản lý vận hành phải ghi nhớ để đưa ra một thiết kế sản phẩm hiệu quả thu hút số đông và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Dòng quy trình công việc
Phải mất một lượng công việc đáng kể để biến nỗ lực và nguồn lực của con người thành các sản phẩm khả thi. Nhà quản lý vận hành phải đảm bảo rằng nguồn nhân lực được định hướng đúng đắn để đạt được hiệu suất tối đa.
Cho dù một nhân viên có kinh nghiệm và hiểu chuyên môn đến đâu thì việc giao cho họ nhiệm vụ phù hợp là trách nhiệm của người quản lý vận hành. Người quản lý phải xác định nhân tố nào có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
Đảm bảo chất lượng sản phẩm
Một điều khác mà nhà quản lý vận hành phải chú ý đến là đảm bảo chất lượng. Người tiêu dùng thời hiện đại quan tâm đến chất lượng của sản phẩm hơn là giá cả. Do đó, người quản lý vận hành phải đảm bảo rằng sản phẩm đạt chất lượng hàng đầu.
Chất lượng là một trong những khía cạnh chính của sản phẩm và nó quyết định giá trị thương hiệu. Người quản lý vận hành phải đưa sản phẩm đã phát triển qua các quy trình và kịch bản thử nghiệm khác nhau để đảm bảo rằng sản phẩm chịu được thử thách của thời gian và các môi trường/bối cảnh khác nhau.
Chuyên viên quản lý vận hành có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
208 - 260 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Chuyên viên quản lý vận hành
Tìm hiểu cách trở thành Chuyên viên quản lý vận hành, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Chuyên viên quản lý vận hành?
Yêu cầu tuyển dụng chuyên viên Quản lý vận hành
Yêu cầu về trình độ
Đây là công việc đòi hỏi ở một Chuyên viên quản lý vận hành cần hiểu rõ, thông thạo các công cụ đánh giá, phân tích dữ liệu, đánh giá năng lực của các bộ phận chứ không chỉ là cá nhân.Theo sát tình hình kinh doanh của các đối thủ, từ đó vẽ ra chiến lược nâng tầm doanh thu cho doanh nghiệp.
Có xuất thân và được đào tạo bài bản tại các trường đại học có ngành hay chuyên ngành về kinh tế, quản trị kinh doanh hoặc các ngành về tài chính ngân hàng sẽ được đánh giá cao và ưu tiên hơn
Yêu cầu về kỹ năng
Kỹ năng quản lý, lãnh đạo
Sứ mệnh của vị trí chuyên viên quản lý vận hành cũng tương đương với trưởng phòng vì họ là người dẫn dắt và truyền cảm hứng làm việc cho nhân viên cấp dưới. Do đó, chuyên viên quản lý vận hành luôn phải có kỹ năng quản lý nhân sự và chỉ đạo công việc hợp lý. Cụ thể là đưa ra các mục tiêu rõ ràng cho bộ phận nhân viên, giúp phòng ban phát triển mang lại nhiều giá trị cho công ty.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Như đã mô tả về công việc của chuyên viên quản lý vận hành, vị trí này đảm nhiệm rất nhiều công việc. Chính vì thế, đôi khi sẽ gặp phải các vấn đề xảy ra ngoài ý muốn. Do đó, trong vai trò là chuyên viên quản lý vận hành, bạn cần phải có kỹ năng linh hoạt và tư duy nhạy bén để có thể đảm bảo các hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng.
Kỹ năng giao tiếp tốt
Kỹ năng giao tiếp tốt chính là chìa khóa giúp cho mỗi người mở ra nhiều cánh cửa cơ hội. Đặc biệt ở vị trí chuyên viên quản lý vận hành, khả năng giao tiếp là rất cần thiết bởi vì họ luôn phải gặp gỡ, giao lưu với khách hàng, chưa kể đến việc đề xuất ý kiến với cấp trên. Do đó, khi có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ dễ dàng kết nối và tạo được nhiều mối quan hệ thân thiết.
Tinh thần mạnh mẽ
Trong công việc chuyên viên quản lý vận hành sẽ không thể tránh khỏi những chuyện làm cho mình bị căng thẳng. Thậm chí có thể chứng kiến nhiều sự việc bất ngờ ta không tin kịp nghĩ đến.
Đặc thù của của chuyên viên quản lý vận hành là bạn phải có một tinh thép, không được sợ hãi và chịu được áp lực công việc. Đặc biệt, không được để tìm huống khẩn cấp làm ảnh hưởng đến tinh thần của mình.
Tỉ mỉ, siêng năng
Tỉ mỉ, siêng năng là một trong những tố chất cần có của một chuyên viên quản lý vận hành. Khi làm công việc này, bạn phải thường xuyên theo dõi các diễn biến các số liệu, chiến lược từ đó mới dễ dàng phát hiện ra những thay đổi nhỏ và đưa ra cách xử lý kịp thời cho những tình huống đó.
Rèn luyện tính cẩn thận
Tính cẩn thận là một trong những đức tính rất cần thiết mà những người làm nghề kinh doanh nói chung, làm chuyên viên quản lý vận hành nói riêng cần phải có
Vì vậy, chỉ một sơ suất nhỏ thôi cũng có thể dẫn đến những hậu quả khôn lường. Rèn luyện tính cẩn thận sẽ giúp cho điều dưỡng tránh được những sai lầm không đáng có khi làm việc.
Kỹ năng lắng nghe
Nắm vững kỹ năng lắng nghe hiệu quả sẽ giúp bạn biết cách lắng nghe, thấu hiểu cảm xúc của người nói. Bạn cũng sẽ chủ động hơn khi trò chuyện với người khác, khiến người đối diện cảm thấy được quan tâm, trân trọng.
Là một người giỏi tính toán
Thường xuyên phải làm việc với những con số giúp bạn cảm thấy căng thẳng và mệt mỏi, có khi còn xảy ra nhầm lẫn. Vì vậy bạn cần phải tỉnh táo để đối phó với chúng một cách tốt nhất. Nếu sở hữu khả năng nhạy bén và tính toán tốt bạn sẽ chẳng ngại gì những con số này nữa, dù là trị giá nhỏ hay lớn bạn đều có thể kiểm soát được hết.
Lộ trình thăng tiến của Chuyên viên quản lý vận hành
Mức lương bình quân của Chuyên viên quản lý vận hành có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.
- Chuyên viên Phát triển sản phẩm : 14-21 triệu VNĐ/tháng
- Chuyên viên Đối tác nhân sự : 10-16 triệu VNĐ/tháng
Từ 1 - 2 năm đầu tiên: Nhân viên vận hành
Nhân viên vận hành là bước khởi đầu của bất cứ ai quyết định dấn thân vào nghề nghiệp này. Nhân viên vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc giúp ngăn ngừa tình trạng gián đoạn sản xuất do máy móc hư hỏng gây ra. Đây là vị trí đòi hỏi ứng viên phải có trình độ, kỹ năng nhất định. Am hiểu nguyên lý hoạt động của các loại máy móc, thiết bị, dây chuyền sản xuất,... được sử dụng trong công ty.
Từ 3- 5 năm: Chuyên viên quản lý vận hành
Sau 3 - 5 năm, Sau khoảng 2 năm làm nhân viên vận hành, bạn có thể được cân nhắc lên vị trí chuyên viên.Không phải dựa trên thâm niên mà phải dựa vào thành tích mới biết bạn có khả năng được đề bạt làm chuyên viên hay không. Trong lộ trình thăng tiến của nhân viên vận hành, cấp bậc này còn khắc nghiệt và gian nan hơn. Để nhanh chóng đạt được vị trí này, bạn cần phải mang về những đơn hàng lớn cho doanh nghiệp. Nói chung là bạn cần dẫn đầu nhóm nhân viên kinh doanh về doanh thu, làm việc có chiến lược và có kế hoạch rõ ràng.
Từ 6 - 7 năm: Trưởng phòng quản lý vận hành
Sau 6 – 7 năm kinh nghiệm làm việc, bạn có thể trở thành trưởng phòng quản lý vận hành. Theo sát tình hình kinh doanh của các đối thủ, từ đó vẽ ra chiến lược nâng tầm doanh thu cho doanh nghiệp. Không phải doanh nghiệp nào cũng cân nhắc, đề bạt chuyên viên lên làm chuyên viên quản lý vận hành. Vì nếu có thì đây sẽ là một cuộc cạnh tranh cực kỳ khốc liệt giữa các bộ phận. Vì thế, nếu bạn muốn thử sức với vị trí này, hãy ứng tuyển ở những môi trường mới.
Đánh giá, chia sẻ về Chuyên viên quản lý vận hành
Các Chuyên viên quản lý vận hành chuyên nghiệp nói gì về công việc của họ? Đọc qua các bài đánh giá, chia sẻ kinh nghiệm làm việc của họ dành cho các công ty.
ASTRAZENECA VIETNAM CO., LTD
LAZADA
Phỏng vấn Chuyên viên quản lý vận hành
↳
Người phỏng vấn có thể hỏi bạn câu hỏi này để đánh giá kiến thức của bạn về khái niệm sản xuất tinh gọn và nó liên quan như thế nào đến hoạt động. Điều này là do nhiều doanh nghiệp sử dụng quy trình sản xuất tinh gọn nên chuyên gia vận hành cần phải làm quen với chúng. Trong câu trả lời của bạn, hãy cố gắng giải thích sản xuất tinh gọn là gì và tại sao nó lại quan trọng.
Ví dụ: “Vâng, tôi quen với khái niệm sản xuất tinh gọn. Sản xuất tinh gọn là một quá trình tập trung vào việc giảm chất thải và tăng hiệu quả trong quy trình sản xuất. Nó liên quan đến việc hợp lý hóa các hoạt động để loại bỏ bất kỳ bước hoặc nguồn lực không cần thiết nào được sử dụng trong quá trình sản xuất.
Tôi có nhiều kinh nghiệm làm việc trong môi trường áp dụng các nguyên tắc sản xuất tinh gọn. Trong thời gian làm công việc trước đây, tôi chịu trách nhiệm thực hiện các chiến lược sản xuất tinh gọn để cải thiện quy trình sản xuất của chúng tôi. Thông qua công việc này, tôi đã hiểu sâu hơn về cách xác định các lĩnh vực lãng phí và phát triển các giải pháp để giảm thiểu chúng. Tôi cũng có kinh nghiệm đào tạo nhân viên về các nguyên tắc sản xuất tinh gọn và phát triển hệ thống để đảm bảo chúng được tuân thủ.”
↳
Câu hỏi này có thể giúp người phỏng vấn xác định xem bạn có đủ kỹ năng và khả năng cần thiết để thành công trong vai trò này hay không. Câu trả lời của bạn nên bao gồm danh sách những phẩm chất quan trọng đối với các chuyên gia vận hành, chẳng hạn như chú ý đến chi tiết, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm.
Ví dụ: “Là một chuyên gia vận hành, tôi tin rằng những phẩm chất quan trọng nhất cần có là chú ý đến chi tiết, kỹ năng giải quyết vấn đề và khả năng tổ chức tốt. Chú ý đến từng chi tiết là điều cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được hoàn thành chính xác và đúng thời hạn. Kỹ năng giải quyết vấn đề cho phép tôi nhanh chóng xác định vấn đề và phát triển các giải pháp. Cuối cùng, khả năng tổ chức tốt giúp tôi luôn ngăn nắp và ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Ngoài ra, tôi cũng có kỹ năng giao tiếp và giao tiếp cá nhân tuyệt vời giúp tôi có thể cộng tác với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan để đạt được kết quả mong muốn. Tôi có động lực cao và chủ động hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Kinh nghiệm làm việc trong môi trường có nhịp độ nhanh đã dạy tôi cách quản lý nhiều dự án cùng lúc mà vẫn đáp ứng được thời hạn.”
↳
Các chuyên gia vận hành thường làm việc với nguồn lực hạn chế, chẳng hạn như thời gian và nhân viên. Nhà tuyển dụng hỏi câu hỏi này để xem liệu bạn có thể xử lý một tình huống khó khăn trong khi vẫn đạt được mục tiêu của công ty hay không. Trong câu trả lời của bạn, hãy giải thích cách bạn ưu tiên các nhiệm vụ và quản lý thời gian một cách hiệu quả.
Ví dụ: “Nếu tôi gặp phải tình huống mà tôi có nguồn lực hạn chế để xử lý số lượng đơn đặt hàng lớn, bước đầu tiên của tôi là đánh giá tình huống đó. Điều này sẽ bao gồm việc hiểu những nguồn lực nào có sẵn và cách sử dụng chúng tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả. Sau khi hoàn tất đánh giá này, tôi sẽ lập một kế hoạch nhằm tối đa hóa việc sử dụng các nguồn lực sẵn có trong khi vẫn đáp ứng được mong đợi của khách hàng.
Tôi có kinh nghiệm trong việc phát triển các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề phức tạp, vì vậy tôi cũng sẽ tìm cách hợp lý hóa các quy trình và tăng hiệu quả. Ví dụ: nếu có điểm nghẽn ở một khu vực do thiếu nguồn lực, tôi có thể khám phá các phương pháp thay thế như thuê ngoài hoặc tự động hóa để giảm bớt căng thẳng cho các nguồn lực hiện có.”
↳
Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động và người phỏng vấn có thể hỏi bạn câu hỏi này để tìm hiểu thêm về trải nghiệm của bạn với việc kiểm soát hàng tồn kho. Sử dụng câu trả lời của bạn để nêu bật kiến thức của bạn về phần mềm quản lý hàng tồn kho và cách phần mềm này có thể giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho của họ.
Ví dụ: “Tôi có nhiều kinh nghiệm về quản lý hàng tồn kho. Tôi đã quản lý hàng tồn kho trong 5 năm qua với vai trò hiện tại là Chuyên gia Vận hành. Với vai trò này, tôi đã phát triển một hệ thống toàn diện để theo dõi và giám sát tất cả các sản phẩm đến và đi. Điều này bao gồm theo dõi mức tồn kho, đặt hàng các mặt hàng mới khi cần và đảm bảo rằng tất cả các đơn hàng được thực hiện chính xác và đúng thời hạn.
Ngoài ra, tôi có kinh nghiệm sử dụng nhiều chương trình phần mềm khác nhau để quản lý hàng tồn kho. Tôi thành thạo Microsoft Excel và Access, tôi sử dụng để tạo bảng tính theo dõi thông tin sản phẩm và dữ liệu bán hàng. Tôi cũng có kinh nghiệm với QuickBooks và các chương trình phần mềm kế toán khác, cho phép tôi theo dõi chính xác các giao dịch tài chính liên quan đến hàng tồn kho.”
Câu hỏi thường gặp về Chuyên viên quản lý vận hành
Chuyên viên quản lý vận hành là người lập kế hoạch, tổ chức và giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó liên quan đến việc chuẩn bị và giám sát các hoạt động biến các tư liệu sản xuất như lao động, thiết bị và nguyên liệu thô thành hàng hóa và dịch vụ. Các nhà quản lý vận hành làm việc để đảm bảo công ty đạt được lợi nhuận cao nhất. Họ đạt mục tiêu bằng cách cân đối cẩn thận giữa chi phí và doanh thu. Nhà quản lý hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác. Thông qua đó, tăng năng suất, sản phẩm chất lượng cao và đảm bảo khách hàng hài lòng.
Do công việc quản trị vận hành không giống như sales (thu nhập tăng theo doanh số) nên đa phần trưởng phòng vận hành sẽ chú trọng đến khoản lương cứng hơn là những khoản thưởng, phúc lợi không thường xuyên.
Mức lương trung bình của Quản Lý Vận Hành là 21M đồng/ tháng trên toàn quốc với khoảng lương phổ biến từ 14M-31M đồng/tháng. Đặc biệt trong Lĩnh vực sản xuất hàng hóa. Đa phần những doanh nghiệp sản xuất hàng hóa cần đến chuyên viên vận hành đều có quy mô lớn, đa quốc gia. Người phụ trách vị trí này phải làm việc với cường độ cao, áp lực lớn hơn và khả năng bao quát cực rộng. Vì vậy, mức lương để sở hữu một nhân tài quản lý vận hành giỏi đều không dưới 30 triệu đồng/tháng. Nhiều nơi, mức lương có thể đạt 50M đồng hoặc hơn nữa tùy theo yêu cầu nhiệm vụ phải hoàn thành.
Một số câu hỏi phỏng vấn công việc chuyên viên quản lý vận hành phổ biến:
- Giới thiệu sơ lược về bản thân bạn?
- Bạn đã tìm hiểu gì về công việc, vị trí mà bạn đang ứng tuyển?
- Bạn có thể mô tả sơ lược về những công việc bạn đã làm? Nhiệm vụ chính ở công việc gần đây nhất của bạn là gì?
- Những thành tựu nào đã đạt được trong công việc khiến bạn tự hào nhất?
- Tình huống khó khăn nhất trong công việc bạn từng gặp là gì? Cách bạn giải quyết vấn đề khó khăn đó như thế nào?
- Hãy kể về một trường hợp mà bạn cảm thấy hối tiếc trong cuộc sống/công - việc. Vì sao bạn cảm thấy hối tiếc về điều đó? Nếu có thể làm lại, bạn nghĩ mình sẽ làm điều gì để có kết quả tốt hơn?
- Bạn nghĩ mình có những tố chất/ kỹ năng nào phù hợp với công việc này?
- Nếu người quản lý của bạn yêu cầu bạn làm điều gì đó mà bạn không đồng ý, bạn sẽ làm gì?
- Điểm bạn cần cải thiện trong thời điểm này là gì? Bạn có kế hoạch để cải thiện những điểm này chưa?
- Điều gì ở đồng nghiệp cũ/ người quản lý cũ làm bạn khó chịu?
- Bạn nghĩ mình là người có khả năng làm việc độc lập tốt hay làm việc nhóm tốt? Bạn có thể chia sẻ một trường hợp cụ thể không?
Để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng chuyên viên quản lý vận hành các ứng viên phải trải qua một quá trình đào tạo bài bản.
Để trở thành chuyên viên quản lý vận hành, bạn cần những điều sau:
- Ứng viên phải tốt nghiệp Đại Học các ngành như: Quản trị kinh doanh, Kinh Tế, Tài chính và các ngành nghề liên quan khác.
- Ứng viên phải có từ 3 đến 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kinh doanh.
- Biết Tiếng Anh là lợi thế, sở hữu các kỹ năng như nghe, nói, đọc viết thành thạo.
- Nghiệp vụ tin học văn phòng tốt và biết cách sử dụng cơ bản các phần mềm hỗ trợ kinh doanh và quản lý doanh nghiệp khác.
Đánh giá (review) của công việc Chuyên viên quản lý vận hành được cho là có nhiều cơ hội nhưng cũng không ích thách thức đòi hỏi người lao động phải có sự cố gắng và nỗ lực trong công việc.
