IIG Vietnam

Mô tả Công việc

1. Xây dựng chiến lược, kế hoạch hoạt động của Khối Quản Trị Văn Phòng:
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch, ngân sách hoạt động của Văn phòng chính phù hợp với định hướng phát triển và đáp ứng yêu cầu kinh doanh của Công ty từng thời kỳ;
- Tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty các giải pháp nhằm tăng hiệu quả hoạt động quản trị hành chính đảm bảo điều kiện làm việc cho cán bộ nhân viên Công ty.

2. Quản lý nhân sự Khối Quản Trị Hành Chính:
- Xây dựng cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, định biên nhân sự của Khối và đề xuất điều chỉnh cho phù hợp để đáp ứng nhu cầu thực tế và phát triển kinh doanh của Công ty;
- Quản lý, tuyển dụng, phân công, điều phối nhân sự thực hiện các công việc chuyên môn của Khối;
- Kiểm tra, đôn đốc, giám sát, hỗ trợ, hướng dẫn, đào tạo nhân sự Khối thực hiện công việc chuyên môn;
- Tham gia xây dựng và đề xuất lộ trình phát triển chuyên môn nghiệp vụ, cơ hội nghề nghiệp cho đội ngũ nhân sự của Phòng. Đánh giá và đề xuất khen thưởng/kỷ luật nhân sự của Khối.

3. Quản trị hành chính:
- Xây dựng định mức chi phí và kiểm soát các hoạt động hành chính của Công ty, các bộ phận, phòng ban trong công ty hàng tháng/ quý/ năm.;
- Xây dựng và thực hiện các quy trình, quy định, mẫu biểu về quản trị hành chính, thủ tục hành chính;
- Quản trị công tác văn thư lưu trữ, tài liệu quy trình, lễ tân;
- Quản lý việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ; Quản lý tài sản của và các hoạt động cấp phát tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ cho các hoạt động của Công ty;
- Quản lý các hoạt động xuất – nhập kho của Công ty theo đúng quy định;
- Quản lý việc cung cấp các dịch vụ hành chính (văn phòng phẩm, mực in, nước uống, vé máy bay, thẻ điện thoại, chuyển phát nhanh …);
- Tổ chức công tác xây mới, sửa chữa văn Phòng và quản lý cơ sở vật chất tòa nhà;
- Quản lý công tác an ninh trật tự, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, định kỳ tổ chức các đợt tập huấn về an toàn lao động;
- Quản lý các hoạt động điều phối xe, cấp dưỡng, công tác vệ sinh cảnh quan (quản lý, điều phối nhân viên tạp vụ để đảm bảo vệ sinh chung trong công ty đặc biệt mỹ quan cho công ty).
- Quản lý và duy trì các hệ thống tiêu chuẩn 5S của Công ty;
- Tham gia phối hợp với các bộ phận liên quan xây dựng và tổ chức các phong trào, hoạt đông văn hóa, văn nghệ, tổ chức các sự kiện, truyền thông nội bộ của Công ty;
- Giao dịch với các cơ quan chức năng.