MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Hỗ trợ trực tiếp Ban Lãnh đạo

• Đóng vai trò như trợ lý điều hành cho Managing Director trong các hoạt động thường nhật.
• Sắp xếp và đặt lịch làm việc, bao gồm:
• Đặt bàn nhà hàng, tiếp khách
• Booking vé máy bay
• Booking khách sạn
• Tham gia đối ngoại, tiếp đón khách cùng Ban lãnh đạo khi cần.
• Chuẩn bị, xử lý và hoàn thiện các hồ sơ, tài liệu liên quan theo yêu cầu phát sinh.

2. Vận hành & Quản lý Tổ chức

2.1. Đối ngoại & Hợp tác Nhật Bản

• Soạn thảo, kiểm tra và quản lý hợp đồng với đối tác Nhật Bản và các bên liên quan.
• Là đầu mối liên lạc chính với đối tác Nhật Bản, trao đổi về: Ngân sách, Kế hoạch hoạt động, Hợp đồng & các vấn đề phát sinh
• Thực hiện seikyu hàng tháng với đối tác Nhật Bản, đảm bảo chính xác và đúng hạn.

2.2. Báo cáo & Điều phối công việc

• Lập báo cáo công việc hàng tuần.
• Tham gia và chuẩn bị nội dung báo cho tiến độ, kết quả và đề xuất cải thiện cho: Weekly Meeting, Monthly Meeting

2.3. Quản lý Nhân sự & Điều phối

• Quản lý nhân sự trong phạm vi phụ trách.
• Tiến hành đào tạo nhân viên khi cần thiết, 1-on-1 meeting
• Quan tâm và hỗ trợ các thành viên
• Phân công công việc, theo dõi tiến độ, kiểm tra và xác nhận output từ các thành viên.

2.4. Vận hành Văn phòng & Tài chính nội bộ

• Quản lý vận hành văn phòng hàng ngày.
• Thực hiện chi trả lương, xử lý toàn bộ về AR, Hồ sơ trình ký
• Phối hợp với kế toán làm lệnh thanh toán để Ban lãnh đạo duyệt chi.
• Xử lý hóa đơn, chứng từ liên quan.
• Quản lý ngân sách, theo dõi thu – chi và báo cáo tài chính hàng tháng trình Ban lãnh đạo.
• Phân công và điều phối các task cho bộ phận Marketing, Creator.

3. Vận hành & Hỗ trợ Dự án

• Tham gia các cuộc họp chiến lược cùng Ban lãnh đạo.
• Sắp xếp và booking các lịch làm việc liên quan.
• Làm việc, phối hợp với các bên liên quan trong hoạt động của tổ chức.
• Chuẩn bị tài liệu, báo cáo và slide trình bày khi cần.
• Thực hiện phiên dịch/dịch thuật trong các cuộc họp liên quan (Việt – Nhật/Nhật -Việt).

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Ngoại ngữ, Quan hệ Quốc tế hoặc lĩnh vực liên quan.
• Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm trong các vai trò Operations, Executive Assistant, Business Operations hoặc Project Coordination.
• Có kinh nghiệm đối ngoại, làm việc trực tiếp với đối tác/partner trong và ngoài nước.
• Hiểu biết cơ bản về quy trình hợp đồng, ngân sách và báo cáo tài chính.
• Tiếng Nhật N2 trở lên, sử dụng thành thạo trong trao đổi công việc, dịch họp, soạn thảo và kiểm tra tài liệu/hợp đồng; tiếng Anh giao tiếp là lợi thế.
• Tư duy logic, nhạy bén, khả năng quản lý nhiều đầu việc, sắp xếp ưu tiên và đảm bảo tiến độ.
• Có khả năng xử lý nhanh các công việc khẩn cấp, phát sinh hoặc ngoài giờ khi cần.
• Kỹ năng điều phối, theo dõi tiến độ, báo cáo và trình bày tốt; cẩn thận, trách nhiệm cao và bảo mật thông tin.

GÓI PHÚC LỢI HẠNH PHÚC CỦA HYBRID TECHNOLOGIES

• Phúc lợi – Mức lương cạnh tranh và nhiều gói chế độ hấp dẫn khác;
• Phát triển cá nhân – Cơ hội tiếp cận nhiều công nghệ mới và nhiều cơ hội thử thách với các dự án khác nhau;
• Môi trường – Cơ hội làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, sáng tạo, đa ngôn ngữ – Nơi mỗi cá nhân, tập thể tại Hybrid Technologies cùng nhau phát triển và nỗ lực hiện thực hóa giấc mơ chung.

Gói phúc lợi hấp dẫn mà chúng tôi mang tới cho bạn:

• Chế độ lương – thưởng: Mức lương cạnh tranh & hấp dẫn. Lương tháng 13 và các khoản thưởng khác theo quy chế công ty. Phụ cấp ăn trưa, gửi xe hay quà tặng các ngày lễ trong năm (8/3, 20/10, Trung Thu, …). Chế độ tăng ngày phép theo thâm niên.
• Đánh giá hiệu suất công việc: 2 lần/năm.
• Chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe toàn phần dành cho nhân viên & mở rộng dành cho người thân nhân viên có thâm niên làm việc. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
• Hoạt động ngoại khóa do công ty tài trợ: Hoạt động từ thiện. Các giải đấu do công ty tổ chức: Bóng đá, Bóng bàn, E-sport …
• Môi trường làm việc: Không gian chung và không gian làm việc xanh-sạch-năng động, cùng trang thiết bị làm việc luôn được cập nhật mới nhất.

VỀ CHÚNG TÔI

Hybrid Technologies – New view with you!

Hybrid Technologies là công ty công nghệ phần mềm liên doanh Nhật – Việt, cung cấp các giải pháp toàn diện và mô hình làm việc đa dạng như: Phát triển CRM & Dịch vụ đám mây (Cloud), Phát triển web hay ứng dụng di động, Phát triển AI/Blockchain hay Tư vấn Chuyển đổi số (DX) …

Đến nay, trải qua hơn 09 năm phát triển không ngừng nghỉ và gặt hái được những thành tựu nhất định, Hybrid Technologies hiện có 04 trụ sở văn phòng tại Việt Nam và Nhật Bản, với hơn 600 nhân viên cùng hàng trăm các dự án, khách hàng trong nhiều lĩnh vực công nghệ khác nhau.

Với sứ mệnh trở thành một công ty công nghệ toàn cầu, đối tác tin cậy của khách hàng, Hybrid Technologies tin rằng, gia nhập với chúng tôi, bạn sẽ có cơ hội được phát triển năng lực toàn diện, tích lũy kinh nghiệm và hoàn thiện bản thân trong một môi trường chuyên nghiệp, hiện đại, cùng chúng tôi vươn tới tầm cao mới – nơi mỗi cá nhân, tập thể ngày càng trở nên tuyệt vời hơn!