MEDSI JSC

Mô tả Công việc

Đơn vị/bộ phận: Phòng Hành chính

Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến hết sáng thứ Bẩy hàng tuần và theo quy định công ty.

Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính/ Trưởng nhóm Hành chính

CHỨC NĂNG

- Tham mưu giúp việc cho Trưởng phòng Hành chính, Giám đốc Khối HCNS, Ban lãnh đạo công ty các công việc liên quan đến hành chính tổng hợp.

NHIỆM VỤ

- Phân bổ, kiểm soát văn phòng phẩm/ vật tư/ thiết bị liên quan các phòng ban.

- Thực hiện triển khai hoạt động 5S tại văn phòng: kiển khai định kỳ kiểm tra, chụp ảnh, chấm điểm và đánh giá các Phòng/ban

- Đặt vé máy bay, khách sạn, vé xe khách… cho Ban lãnh đạo/ Đối tác (do BLĐ chỉ định) hoặc CBCNV đi công tác.

- Giám sát triển khai thực hiện các Quy trình/Quy định về Hành chính.

- Thống kê, phân tích, quản lý và báo cáo các chi phí Hành chính

- Hậu cần các sự kiện, khánh tiết: đặt hoa, quà trong các dịp sinh nhật, hội họp, tổng kết…

- Quản lý tình trạng chấm công nhân sự phòng Hành chính.

- Hướng dẫn, hỗ trợ nghiệp vụ hành chính cho chi nhánh/trung tâm;

- Tổ chức thực hiện và quản lý và lưu trữ các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng chế độ quy định của công tác văn thư;

- Tổ chức, bố trí, sắp xếp phân công công việc cho lái xe đảm bảo đúng phân cấp lãnh đạo, đúng địa điềm, đúng thời điểm, đúng tiến trình;

- Điều phối xử lý các tình huống phát sinh, các rủi ro về con người, phương tiện, hàng hóa lên phương án kiểm soát rủi ro.

- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng nhóm Hành chính, Trưởng phòng Hành chính, GĐ khối HCNS và Ban lãnh đạo công ty.

TRÁCH NHIỆM - QUYỀN HẠN; BÁO CÁO VÀ ỦY QUYỀN

1. Trách nhiệm

a) Chịu trách nhiệm trước Trưởng nhóm Hành chính, Trưởng phòng Hành chính/Giám đốc Khối HCNS và Ban lãnh đạo Công ty về các nhiệm vụ, công việc được giao.

b) Bảo mật thông tin về chế độ chính sách; các quy chế; quy định của Công ty.

c) Đóng góp ý kiến và cải tiến chất lượng phù hợp với định hướng phát triển của Công ty;

d) Có trách nhiệm xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp đề cao tinh thần đồng đội và trách nhiệm cá nhân.

e) Tuân thủ nội quy lao động, quy chế, quy trình, quy định, hướng dẫn… của Công ty và các quy định của Pháp luật lao động hiện hành.

2. Quyền hạn

a) Có quyền chủ động thực hiện công việc và tự quyết định các vấn đề nằm trong phạm vi trách nhiệm; quyền hạn của mình tuân thủ theo quy định của Công ty.

b) Phối hợp với các phòng, ban; bộ phận liên quan để giải quyết các công việc trong phạm vi, trách nhiệm.

3. Báo cáo

a) Báo cáo ngay vấn đề phát hiện có rủi ro lớn cho Trưởng phòng và Ban lãnh đạo công ty để xin ý kiến chỉ đạo

b) Báo cáo theo yêu cầu của Trưởng phòng Hành chính, Giám đốc Khối HCNS và Ban lãnh đạo.

4. Ủy quyền

Khi nghỉ phép phải ủy uyền lại công việc đang thực hiện (cần xử lý ngay) cho nhân viên khác trong phòng theo chỉ định của Trưởng phòng Hành chính để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

QUAN HỆ CÔNG VIỆC

Bên trong

Quan hệ công việc với tất cả các nhân viên trong phòng và các phòng ban/bộ phận/Trung tâm khác trong hệ thống để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Bên ngoài

Quan hệ với khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng để xử lý, giải quyết công việc thuộc thẩm quyền được giao.

Yêu Cầu Công Việc

Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học

Chuyên ngành: Văn thư lưu trữ, hành chính, Quản trị nhân sự

Chứng chỉ: Tin học văn phòng “word, excel, ppt”

Trình độ ngoại ngữ: Không yêu cầu

Kiến thức

Có kiến thức và hiểu biết công tác hành chính, quản lý văn phòng

Kỹ năng và khả năng

1) Kỹ năng lập kế hoạch và giám sát công việc;

2) Kỹ năng giao tiếp, đàm phán;

3) Kỹ năng làm việc theo nhóm;

4) Có khả năng tiếp cận, học hỏi, nắm bắt kiến thức, vấn đề mới;

Kinh nghiệm công tác

1)Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm trở lên về công tác hành chính.

Phẩm chất cá nhân

1) Trung thực, tận tâm, quan tâm đến chi tiết từng công việc

2) Nhanh nhẹn, tháo vác, nhiệt tình, đam mê công việc.

3) Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa với mọi người

4) Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.

5) Thái độ tích cực và cầu tiến trong công việc

Yêu cầu khác

1) Giới tính: Nữ, độ tuổi từ 28 - 40 tuổi.

2) Có sức khỏe tốt để phục vụ công việc.

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

• Được cấp VPP, đồng phục hoặc máy tính văn phòng (nếu có) phục vụ công việc.
• Làm việc tại văn phòng công ty và đi công tác theo yêu cầu công việc theo lịch công tác được BLĐ phê duyệt.
• Làm việc bên ngoài: Làm việc với cơ quan chức năng theo nhiệm vụ được giao, đối tác, khách hàng của Công ty;

CÁC ĐIỀU NGHIÊM CẤM

• Làm sai quy trình nghiệp vụ, quy định, quy chế, nội quy, hướng dẫn của Công ty.
• Tiết lộ các văn bản, tài liệu của Công ty ra bên ngoài.
• Tiết lộ bí mật kinh doanh, chiến lược và chính sách kinh doanh của Công ty cho đối thủ cạnh tranh có cùng ngành nghề kinh doanh.
• Tiết lộ thông tin các công trình/dự án đang hoặc sắp triển khai của Công ty khi chưa được phép công bố của Tổng Giám đốc.
• Báo cáo sai sự thật hoặc có những hành vi gây mất đoàn kết nội bộ trong Công ty.