Công ty TNHH Nesta

Mô tả Công việc

1. Công tác hành chính – văn thư:

• Soạn thảo các văn bản nội bộ, tờ trình, báo cáo, thông báo theo yêu cầu của trưởng phòng.

• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, báo giá, thư chào hàng, thư trao đổi với khách hàng.

• Theo dõi tình trạng các hồ sơ, tài liệu gửi – nhận giữa phòng và các bộ phận khác hoặc đối tác.

• Tiếp nhận, phân loại và lưu trữ thông tin khách hàng/dự án theo hệ thống được phân công.

2. Hỗ trợ công việc kinh doanh:

• Soạn thảo và điều phối hợp đồng mua bán/dịch vụ với khách hàng theo mẫu có sẵn.

• Theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng, phối hợp với các bộ phận liên quan (Sản xuất, Kế toán, Kho…) để đảm bảo đúng cam kết với khách.

• Tổng hợp báo giá, bảng kê sản phẩm và cập nhật dữ liệu báo giá cho khách hàng/dự án theo từng thời điểm.

• Cập nhật và theo dõi tiến độ thanh toán, công nợ của khách hàng theo phân công.

3. Báo cáo và hỗ trợ quản lý thông tin:

• Lập báo cáo định kỳ về số lượng hợp đồng, tiến độ dự án, công nợ,… theo biểu mẫu chung của phòng.

• Cập nhật các biểu mẫu, quy trình làm việc, tài liệu hướng dẫn cho team kinh doanh khi có thay đổi.

• Hỗ trợ tổ chức họp nội bộ phòng Kinh doanh Dự án và các sự kiện có liên quan đến khách hàng/dự án.

4. Các công việc khác:

• Phối hợp với Phòng Hành chính – Nhân sự khi có phát sinh liên quan đến hành chính chung (văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ…).

• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng Kinh doanh Dự án hoặc Ban Giám đốc.

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Thư ký, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

• Có từ 1 năm kinh nghiệm tại vị trí tương tự, ưu tiên từng làm tại công ty xây dựng, nội thất, thương mại – dịch vụ.

• Kỹ năng sử dụng Word, Excel tốt (biết tổng hợp bảng biểu, lọc thông tin, soạn thảo nhanh).

• Kỹ năng tổ chức hồ sơ, giao tiếp và làm việc nhóm tốt.

• Tỉ mỉ, chủ động, bảo mật thông tin và có tinh thần hỗ trợ cao.

• Ưu tiên ứng viên có khả năng làm việc với số liệu hoặc đã từng hỗ trợ quản lý hợp đồng/dự án.