The Executive Assistant will play a key role in supporting senior executives and facilitating the smooth operation of the organization. This position requires a proactive, organized, and detail-oriented individual who can manage a variety of tasks, ranging from scheduling and communication to event coordination and vendor management.
Key Responsibilities
Executive Support
- Provide administrative assistance to C-level executives, including managing professional and personal schedules, arranging travel, and handling communications
- Streamline and maintain internal processes to support top-level executives across the company, ensuring a smooth workflow by coordinating internal and external resources
- Organize and prioritize tasks to align with senior executives' goals and overall company objectives
- Manage calendars, appointments, and meetings for upper management, ensuring they are well-prepared and informed
- Act as a liaison between executives and internal/external contacts, facilitating communication and managing project-related tasks
- Arrange travel for executives and other employees, including booking flights, hotels, and ground transportation
- Handle visa and immigration processes for executives and employees traveling internationally, ensuring timely and accurate submission of paperwork
- Ensure travel policies are followed, maintaining cost-efficiency and compliance with company standards
- Assist the Marketing and Admin teams in coordinating company events, including conferences, meetings, and other gatherings
- Work closely with vendors to ensure event requirements are met and preparations are executed seamlessly
- Manage relationships with vendors, contractors, and suppliers, ensuring adherence to service-level agreements
- Oversee the negotiation, review, and execution of contracts, securing cost-effective purchasing and high-quality services
- Prepare and submit meeting minutes, reports, presentations, and proposals as requested by management
- Ensure documentation is accurate, well-organized, and easily accessible
- Prioritize tasks and manage deadlines effectively, ensuring key deliverables are met
- Perform other ad-hoc duties as assigned by the line manager, demonstrating flexibility and a willingness to take on additional responsibilities when needed
- Proven experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, or in a similar role with a minimum of 5 years of experience
- Bachelor's degree in Business Administration, Communications, or a related field (preferred)
- Full fluency in English, with excellent verbal and written communication skills
- History of working with a foreign company using English as the main language
- Proficiency in Notion, Google Suite, and other relevant software
- Experience working with a technology company is a plus
- Experience in coordinating company's events and vendor management is a plus
- Self-motivated, proactive, and able to work independently
- Excellent organizational and time management skills
- Well-organized, with the ability to handle multiple tasks and adapt to changing priorities under pressure
- Strong attention to detail and excellent presentation skills
- Three days remote every week and four full remote weeks per year
- Gold level Health Insurance coverage from Bao Viet Insurance, a yearly complete Health Check and social insurance
- All office benefits and full salary during probation
- Flexible working time starting anytime up to 10 AM working Monday - Friday with no overtime and a long lunch break
- Allowance for everything: meals, parking, petrol, along with unlimited snacks and nice coffee every day
- Choose from a brand-new Mac or PC device
- Salary review twice a year with opportunities for promotions and spot awards
- 12 days annual leave per year, with all days not taken paid out in cash, plus 2 sick leave days
- Yearly Training Budget up to 5 million VND per staff. On top of that, Professional coaching program, buddy system, tech talks, agile sessions, and 1on1 private English classes are available
- Yearly company trip, monthly activities, and other Celebrations for special days in the year, such as Women's Day, YEP, and Christmas
- Employee-led clubs within the company; games teams, sports teams, etc
- Modern open-space office with comfortable workspace, a PS5 games room, and chill-out areas
Hệ thống nhà hàng TOKYO Deli được hình thành dựa trên sự hợp tác chặt chẽ giữa Công ty Okamura Foods – Japan (Công ty nổi tiếng tại Nhật trong lĩnh vực nuôi trồng, chế biến và phân phối các sản phẩm thủy hải sản tại Nhật Bản và Châu Âu) và công ty Cổ phần Thực phẩm Trung Sơn (có bề dày trên 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nuôi trồng, chế biến và xuất khẩu hải sản cao cấp cho thị trường Nhật) . Nhờ áp dụng những phương pháp quản lý tiên tiến theo tiêu chuẩn ISO, HACCP, 5S và KAIZEN xuyên suốt từ khâu nhập nguyên liệu đầu vào đến quy trình chế biến và phục vụ, cũng như được hỗ trợ bởi hệ thống sản xuất và cung cấp nguyên vật liệu trên toàn Thế Giới, TOKYO Deli cam kết mang đến cho người tiêu dùng những sản phẩm ngon an toàn, có lợi cho sức khỏe với giá rất hợp lý. Thực đơn của TOKYO Deli có nhiều món ăn phong phú, đặc sắc và rất ngon miệng do chính các chuyên gia người Nhật chế biến theo đúng hương vị Nhật Bản. Thực đơn luôn được định kỳ bổ sung và thay đổi nhằm giới thiệu cho khách hàng nhiều hơn nữa những món ăn truyền thống của Nhật. TOKYO Deli hiện có hệ thống mạng lưới nhiều nhà hàng cao cấp và không ngừng mở rộng thêm nhiều nhà hàng tại Việt Nam. Tại TP HCM, có 13 nhà hàng, tại Hà Nội có 3 nhà hàng cung cấp và phục vụ các món ăn truyền thống của Nhật Bản.
Chính sách bảo hiểm
- Được hưởng các chế độ bảo hiểm : BHYT, BHXH, BHTN
- Hưởng quyền lợi bảo hiểm 24/7
Các hoạt động ngoại khóa
- Du lịch hàng năm
- Team building theo quý
- Các hoạt động vui chơi, giải trí, ca hát thường xuyên
- Thể thao: Đá bóng, bóng chuyền,..
Lịch sử thành lập
- Công ty được thành lập năm 2008
Mission
- Các mục tiêu chúng tôi đặt ra cho chương trình bền vững phản ánh trực tiếp tầm nhìn của chúng tôi về việc đảm bảo một tương lai lành mạnh hơn cho ngành
Review Tokyo Deli
chưa thật hoàn hảo nhưng đó là một công việc cũng rất tốt
Hạn chế công việc dành cho nữ giới
Cung cấp thực phẩm Nhật Bản đích thực và nơi làm việc vui vẻ