1. Các công việc của thực tập sinh lễ tân là gì?

Thực tập sinh Lễ Tân (Receptionist Intern) là người tham gia vào chương trình thực tập tại bộ phận lễ tân của một tổ chức hay doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ là chào đón và hỗ trợ khách hàng, quản lý cuộc gặp, và điều phối thông tin. Trong thời gian thực tập, họ có cơ hội rèn kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, và làm việc trong môi trường chuyên nghiệp. Receptionist Intern cũng có thể được đào tạo về hệ thống quản lý thông tin và sử dụng công nghệ văn phòng. Đây là bước quan trọng để xây dựng cơ sở kỹ năng cần thiết cho sự phát triển nghề nghiệp trong lĩnh vực lễ tân và quản lý văn phòng. Thực tập sinh Lễ Tân đóng vai trò quan trọng trong bảo đảm sự thuận lợi và chuyên nghiệp của môi trường làm việc. Nhiệm vụ chính của họ là đảm bảo sự chào đón và hỗ trợ mọi người khi đến và rời đi từ tổ chức hay doanh nghiệp.

Dưới đây là mô tả chi tiết về công việc của Thực tập sinh Lễ Tân:

Tiếp đón khách hàng

Thực tập sinh lễ tân tại các nhà hàng sẽ là người chịu trách nhiệm chính nhận thông tin đặt bàn của khách. Thông tin có thể qua điện thoại hoặc đặt trực tiếp. Công việc đòi hỏi bạn phải nắm rõ thông tin về lượng khách để không để khách phải chờ lâu. Đồng thời bạn phải báo cáo tình hình cho cấp trên nếu hết ca.

Hỗ trợ hoạt động hành chính văn thư

Hỗ trợ phụ trách các hoạt động hành chính văn thư như tiếp đón khách, giao nhận giấy tờ, tiếp nhận cuộc gọi, v.vv.. Nhìn chung Thực tập sinh lễ tân có các nhiệm vụ thường thấy như bản mô tả công việc của nhân viên lễ tân tổng quát nêu trên. Lễ tân văn phòng là vị trí quan trọng đảm bảo sự hoạt động trơn tru của các phòng ban trong công ty.

Quản lý thông tin khách hàng

Họ đảm bảo rằng thông tin liên quan đến lễ tân như danh bạ, thông tin khách hàng và các yêu cầu đặc biệt được cập nhật và lưu trữ hiệu quả. Sử dụng phần mềm và công nghệ để quản lý thông tin một cách chính xác và linh hoạt. Trong trường hợp xảy ra vấn đề, họ phải làm việc một cách nhanh chóng và chủ động để giải quyết, bảo đảm rằng khách hàng có trải nghiệm tích cực và thoải mái.

Thực tập sinh Lễ Tân đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra ấn tượng đầu tiên tích cực và duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái. Đồng thời, họ cũng có cơ hội rèn luyện nhiều kỹ năng quan trọng trong lĩnh vực quản lý và giao tiếp.

2. Nghiệp vụ lễ tân là gì?

Lễ tân được xem là hình ảnh đại diện trong các doanh nghiệp, nhà hàng, khách sạn và có sự ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của hoạt động kinh doanh. Vì vậy, nhân viên lễ tân đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các hệ thống nhà hàng, khách sạn.

Nghiệp vụ lễ tân bao gồm nhiều kỹ năng như tiếp khách, phần check in, check out cho khách, giải đáp thắc mắc, tư vấn dịch vụ…Ở mỗi một quy trình, lễ tân cần phỉa thực hiện đúng các kỹ năng cũng như quy định để hạn chế được tối đa sai sót, ngoài ra lễ tân cũng cần phải có được những kỹ năng giao tiếp, xử lý được các tình huống, thuyết phục khách hàng…. Cụ thể, quy trình nghiệp vụ lễ tân sẽ được chia làm các giai đoạn chính sau:

• Trước khi khách đến khách sạn.
• Khi khách đến và thực hiện thủ tục check-in tại khách sạn.
• Khi khách hàng đang trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
• Khi khách hàng làm thủ tục check-out, thanh toán và rời khỏi khách sạn.

Bên cạnh việc nắm rõ nghiệp vụ lễ tân khách sạn, vị trí này cũng đòi hỏi nhân viên phải thành thạo một số ngoại ngữ nhất định, đặc biệt là tiếng Anh, có kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng ứng xử khéo léo bởi vì mọi hành động của lễ tân đều sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý của khách hàng về hình ảnh doanh nghiệp.

3. Lễ tân và tiếp tân có gì khác nhau?

Thực chất, lễ tân và tiếp tân đều chỉ một vị trí làm việc trong khách sạn. Nhưng từ tiếp tân có ý nghĩa rộng hơn. Không chỉ nhắc đến một vị trí công việc, nó còn là từ chỉ chung cho nhiều hoạt động khác nhau. Một số ví dụ đơn giản có thể kể tới như sau:

• Tiếp tân hội nghị chịu trách nhiệm giải quyết những thủ tục tổ chức hội nghị, hướng dẫn khách dự hội nghị vào đúng vị trí.
• Tiếp tân lễ hội - người làm nhiệm vụ tiếp tân trong các lễ hội có nhiệm vụ giúp khách du lịch dễ dàng tìm được những danh thắng, địa chỉ mình mong muốn.

Nhìn chung, lễ tân và tiếp tân là 2 từ mang ý nghĩa khá tương đồng, đều dùng để chỉ một nhóm công việc. Nhưng từ tiếp tân có ý nghĩa rộng hơn, công việc tiếp tân thường đa dạng và phổ biến hơn trong các lĩnh vực khác nhau so với lễ tân khách sạn.

4. Nên thực tập ở khách sạn nào?

Đây cũng là một trong những câu hỏi phổ biến nhất của các bạn sinh viên. Nhiều bạn hay nghĩ rằng thực tập ở khách sạn 4-5 sao mới tốt, nhưng trên thực tế làm việc ở chỗ nào bạn cũng có thể học hỏi được rất nhiều điều, ban nên thực tập ở khách sạn như sau: 

Khách sạn 4-5 sao/ khách sạn theo chuỗi

Khách sạn 4-5 sao, nhất là những khách sạn mang thương hiệu quốc tế hoặc thuộc tập đoàn lớn, họ thường rất đầu tư cho nhân sự nói chung và mảng training đào tạo nói riêng. Nếu bạn xin vào các khách sạn lớn này để thực tập, bạn sẽ thấy họ chú trọng mảng này nhiều cỡ nào, và cũng có rất nhiều khoảng không cơ hội để bạn được quan sát cách những khách sạn này vận hành chuyên nghiệp: họ có nhiều guidelines, quy trình và tiêu chuẩn ra sao, cách phân cấp các vị trí như thế nào… Một điều rất lợi ích nữa là bạn sẽ có cơ hội va chạm, tiếp xúc với rất nhiều người từ sếp nước ngoài, anh chị đồng nghiệp đến khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau, điều này chắc chắn là một trong những điều thú vị nhất và hữu ích cho bạn đấy. 

Thêm một thực tế nữa, đó là guồng công việc trong những khách sạn tập đoàn quốc tế hàng đầu Việt Nam sẽ rất nhiều. Các anh chị đồng nghiệp và giám sát, quản lý trực tiếp của bạn luôn phải đối mặt với chỉ tiêu, target, họp hành, kết quả công việc… nên bạn hãy lường trước rằng, việc tận tình chỉ bảo cho bạn không thể nào luôn nằm trong top priority của họ nha. Có những phòng ban áp lực và công việc đòi hỏi tính bảo mật, cẩn thận cao như Sales hay Revenue, các bạn trainee có thể không được sờ tay vào những task quan trọng đâu, đây là một thực tế mà các bạn nên lường trước, và cũng không việc gì phải buồn bã nhé.

Khách sạn vừa và nhỏ/ khách sạn độc lập

Ở những khách sạn vừa và nhỏ, có thể bạn sẽ thấy một bức tranh với nhiều điểm khác biệt so với những gì được mô tả phía trên. Những quy trình, tiêu chuẩn sẽ tinh giản hơn, và mọi việc được vận hành một cách linh hoạt hơn. Quy mô về nhân sự của những khách sạn này cũng không nhiều như những khách sạn tập đoàn quốc tế, và theo kinh nghiệm của chúng tôi thì họ thường xuyên có nhu cầu cần thực tập sinh. Do đó, khả năng bạn được giao việc, thậm chí nhiều việc từ những mảng khác nhau, những bộ phận khác nhau, là khá cao. Nói chính xác thì bạn có thể lăn xả, chinh chiến trong công việc như một nhân viên thực thụ nếu bạn học hỏi nhanh và chứng tỏ được rằng bạn có khả năng đấy. Sau kỳ thực tập, khả năng bạn có thể xin việc làm part time, sau đó tiến tới vị trí chính thức ở những khách sạn này cũng không thấp đâu.

5. Các vị trí thực tập phổ biến trong nhà hàng - khách sạn

>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên housekeeping mới nhất

>> Xem thêm: Việc làm của Thực tập sinh buồng phòng mới cập nhật

>> Xem thêm: Việc làm Giám sát nhà hàng hiện tại