GAMUDA LAND

Purpose of Job / Job Summary:

Mục đích công việc/ Tóm tắt công việc:

Assisting Management in monitoring, recording all related works pertaining to building and township, coordination with all relevant parties, contract administration, compliance with company procedures & standards and all related laws.

Hỗ trợ Giám đốc/ Trường Phòng trong công tác giám sát, vận hành liên quan đến Tòa nhà và Khu đô thị nói chung, phối hợp với các bộ phận liên quan, quản lý hợp đồng, đảm bảo tuân thủ các qui trình của Công ty và pháp luật hiện hành có liên quan.

Key Responsibilities / Duties:

Trách nhiệm/ Nhiệm vụ chính

1. Monitoring timeline of Township Management’s action plan based on organization and departmental goals of the department.

Theo dõi tiến độ hoàn thành các chiến lược hành động về công tác Quản lý Khu Đô thị đã đề ra dựa trên mục tiêu của phòng ban và Công ty.

2. Contract and supplier administration on all matters related to Township Management Department including timely award of contract such as property management company, service providers, landscape, maintenance, security etc.

Quản lý hợp đồng và nhà cung cấp về tất cả các vấn đề liên quan đến Phòng Quản lý Đô thị, bao gồm việc ký hợp đồng dịch vụ đúng thời hạn với các công ty quản lý bất động sản, nhà thầu, đơn vị cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, an ninh, cảnh quan v.v.

3. Manage signed contracts, ensuring that the contract's contents and details are entered in the system/master file and regularly monitored to prevent errors.

Quản lý các hợp đồng đã ký, đảm bảo các thông tin, chi tiết trong hợp đồng được ghi nhận vào hệ thống/file master và theo dõi chặt chẽ để tránh các sai sót xảy ra.

4. Monitoring and translating incoming & outgoing correspondences for TMD.

Theo dõi và phiên dịch thư từ gửi đến và đi cho Phòng Quản lý Đô thị.

5. Filing for incoming and outgoing letters, memos, and other general correspondence for TMD.

Lưu trữ công văn đến, công văn đi, thông báo nội bộ và các thư từ khác nói chung cho Phòng Quản lý đô thị.

6. Prepare documents, recommendation reports, contracts…

Soạn thảo công văn, báo cáo đề xuất, hợp đồng…

7. Request and control stationery for TMD.

Đề nghị và kiểm soát văn phòng phẩm cho Phòng Quản lý đô thị.

8. Organize meeting for Township Manager and taking minutes of meeting.

Sắp xếp cuộc hợp cho Giám đốc Quản lý đô thị và ghi chép biên bản cuộc họp

9. Clearly comprehend the company's standard operating procedures (SOPs), and then provide training to the entire leasing department's employees to ensure that everyone understands and complies with these procedures.

Hiểu rõ các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) của công ty, sau đó đào tạo cho toàn bộ nhân viên của bộ phận cho thuê để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và tuân thủ các quy trình này.

10. To comply with and adhere to all matters pertaining to Quality, Safety, Health, Environment related to the job scope and workplace as required by the company.

Tuân thủ và tuân thủ mọi vấn đề về Chất lượng, An toàn, Sức khỏe, Môi trường liên quan đến phạm vi công việc và địa điểm làm việc theo yêu cầu của công ty.

11. Any other duties that will be assigned from time to time by the management.

Các nhiệm vụ khác được Ban Giám đốc phân công tại từng thời điểm.

Person Specifications

Qualifications: University degree in Hospitality, Legal, Real Estate, Property Management or related discipline.

Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học các ngành Dịch vụ, Luật, Bất Động sản, Quản lý tòa nhà hoặc các ngành khác có liên quan.

Experience: Minimum 3 years working experience

Kinh nghiệm: Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm.

Specific skills / abilities: Computer literacy and English fluency.

Kỹ năng: Vi tính văn phòng và Tiếng Anh lưu loát.

Personal qualities: Able to communicate with all levels, patient, hard working, thinking forward, initiative, and willing to learn.

Phẩm chất: Giỏi giao tiếp, kiên nhẫn, siêng năng, cầu tiến, chủ động và luôn học hỏi.