Thực tập sinh Sale Admin là một vị trí dành cho những bạn sinh viên đang còn đi học hoặc những cử nhân tốt nghiệp chưa có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản trị kinh doanh. Thực tập sinh Sale Admin sẽ được hỗ trợ và hướng dẫn bởi những người có kinh nghiệm và chuyên môn. Làm việc thực tế để học hỏi, tích lũy thêm kinh nghiệm về ngành nghề mà mình đã được đào tạo tại trường lớp.
Mô tả công việc của thực tập sinh Sale Admin
Công việc của một thực tập sinh Sale Admin về cơ bản cũng thực hiện các công việc giống nhân viên chính thức nhưng phần nhiều thiên về hướng hỗ trợ cũng như có sự giám sát hướng dẫn của người phụ trách để rà soát lại công việc và tránh sai sót nghiêm trọng đáng có. Hơn nữa, việc bạn thực tập trong vị trí nào, tại công ty nào cũng có thể ảnh hưởng. Nhìn chung, mô tả công việc của thực tập sinh Sale Admin là:
Tiếp nhận và xử lý đơn hàng
Thông tin đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi đến công ty thông qua website, thư đặt hàng, email, điện thoại hoặc từ các telesale, đại diện bán hàng của doanh nghiệp. Thực tập sinh Sale Admin lúc này có nhiệm vụ kiểm tra thông tin, tình trạng của các đơn đặt hàng nhằm đảm bảo khách hàng đã cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết về sản phẩm/dịch vụ mà họ đặt hàng như: số lượng, giá cả, chiết khấu,...
Nhập đơn hàng vào hệ thống
Sau khi đã xác nhận đơn hàng, thực tập sinh Sale Admin sẽ tiến hành nhập thông tin vào hệ thống máy tính để chuyển giao cho các bộ phận tiếp theo có liên quan như bộ phận kho, sản xuất, điều phối và giao hàng xử lý.
Tiếp đến, họ sẽ thực hiện kiểm tra lại tình trạng thanh toán, tín dụng, hạn mức công nợ của khách hàng với doanh nghiệp để phát hành đơn đặt hàng, cho phép gửi đi hoặc sản xuất.
Ngoài ra, thực tập sinh Sale Admin cũng chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của thông tin liên hệ nhận hàng của khách hàng, bổ sung, cập nhật các thay đổi thông tin nếu có. Khi đơn đặt hàng đã hoàn tất, họ sẽ yêu cầu, nhắc nhở bộ phận kế toán lên hóa đơn và gửi khách hàng.
Quản lý thông tin hồ sơ của đối tác, khách hàng
Toàn bộ các thông tin có liên quan đến khách hàng hiện đang thực hiện giao dịch với công ty sẽ do Sale Admin quản lý và tiến hành cập nhật khi có thay đổi. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm tạo hồ sơ cho khách hàng mới, bao gồm: tên của người đại điện quản lý, thông tin chi tiết về cách thức liên lạc, đơn đặt hàng và hóa đơn.
Việc quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng một cách chi tiết sẽ giúp các thực tập sinh Sale Admin có thể cung cấp đầy đủ và chính xác các dữ liệu cần thiết, hữu ích cho những báo cáo bán hàng. Đây chính là cơ sở để bộ phận kinh doanh xây dựng kế hoạch kinh doanh thương hiệu, phối hợp thực hiện các chiến dịch tiếp thị với bộ phận Marketing một cách hiệu quả.
Hỗ trợ, tư vấn bán hàng
Ngoài các nhiệm vụ nêu trên thì Sale Admin cũng tham gia hỗ trợ bán hàng bằng cách thực hiện các yêu cầu từ khách hàng như:
- Hỗ trợ phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch công tác, theo dõi sát sao tiến độ triển khai công việc, đôn đốc, nhắc nhở các thành viên trong bộ phận hoàn thành công việc đúng theo kế hoạch đã đề ra.
Soạn thảo cũng như quản lý các văn bản hành chính có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như thư chào hàng, báo giá, lên hợp đồng, điều phối đặt hàng, giao hàng,...