AIKYA

Mô tả Công việc

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:

- Cung cấp vai trò trung gian giữa Chủ tịch và các phòng ban quản lý và hành chính Hỗ trợ giảm tải công việc cho Chủ tịch HĐQT thông qua việc sắp xếp kế hoạch khoa học và điều phối công việc.

- Làm cầu nối giữa Chủ tịch HĐQT, các thành viên HĐQT, Tổng giám đốc và các bộ phận quản lý, hành chính trong Tập đoàn.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

- Quản lý lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp, lịch hẹn, lịch công tác trong và ngoài nước cho Chủ tịch HĐQT, các thành viên HĐQT và Tổng giám đốc.

- Thực hiện vai trò đầu mối liên lạc giữa Chủ tịch HĐQT, các thành viên HĐQT, Tổng giám đốc với Ban điều hành, các phòng ban và đơn vị trực thuộc trong Tập đoàn.

- Tiếp nhận và sàng lọc cuộc gọi, khách gặp Chủ tịch HĐQT, các thành viên HĐQT và Tổng giám đốc; xử lý và giải đáp các yêu cầu một cách khéo léo, tế nhị.

- Hỗ trợ điều phối, theo dõi và thông báo tiến độ các dự án, hoạt động do Văn phòng HĐQT quản lý.

- Tham gia vào các hoạt động quản lý dự án (PMO) bao gồm lập kế hoạch, xác định ưu tiên, triển khai và đào tạo, hỗ trợ hợp tác giữa các bộ phận và các bên liên quan.

- Là điểm kết nối chính giữa Văn phòng HĐQT với CEO, CxO của các công ty con trực thuộc Tập đoàn; hỗ trợ điều phối công việc giữa các đơn vị thành viên.

- Kiểm tra, rà soát tất cả các tài liệu trước khi trình Chủ tịch, các thành viên HĐQT và Tổng giám đốc ký duyệt.

- Hỗ trợ Chủ tịch HĐQT, các thành viên HĐQT và Tổng giám đốc xây dựng kế hoạch dự án, các bài trình bày và tài liệu chuyên môn.

- Xác định và sắp xếp ưu tiên các vấn đề quan trọng cần Chủ tịch, các thành viên HĐQT và Tổng giám đốc chú ý; chuyển tiếp vấn đề tới nhân sự phù hợp hoặc trực tiếp xử lý.

- Đảm bảo Chủ tịch, các thành viên HĐQT và Tổng giám đốc luôn được thông tin kịp thời về các vấn đề quan trọng, cấp bách và theo sát các chỉ đạo xử lý tiếp theo.

- Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ hành chính thường xuyên: in ấn, fax, thư tín, email, sao lưu tài liệu, quản lý hồ sơ tài liệu.

- Soạn thảo các văn bản thông thường phục vụ công tác điều hành của Chủ tịch, các thành viên HĐQT và Tổng giám đốc.

- Chuẩn bị nội dung họp, ghi biên bản và gửi thông báo kết luận cuộc họp.

- Thực hiện báo cáo chi phí và quản lý hồ sơ thanh toán.

- Đảm bảo bảo mật thông tin và dữ liệu nhạy cảm.

- Thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt khác như xây dựng slide trình bày, bảng biểu tài chính, báo cáo chuyên biệt theo yêu cầu.

Yêu Cầu Công Việc

YÊU CẦU:

1. Trình độ:

- Tốt nghiệp Cử nhân Quản trị Kinh doanh, Tài chính hoặc các lĩnh vực liên quan. Ưu tiên bằng Thạc sĩ.

2. Kinh nghiệm:

- Tối thiểu 4 năm kinh nghiệm làm Trợ lý điều hành hoặc Trợ lý dự án, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại các Công ty Dược phẩm

3. Kỹ năng:

- Kỹ năng phân tích, tổng hợp thông tin hiệu quả.

- Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

- Kỹ năng viết, biên tập và rà soát văn bản xuất sắc.

- Có hiểu biết về ngành Dược hoặc Y tế là lợi thế.

- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả.

4. Ngoại ngữ: Tiếng Anh tốt

5. Yêu cầu khác:

Địa điểm làm việc: 31 Ngô Thời Nhiệm, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3