Mô tả Công việc

Đơn vị/bộ phận: Phòng Hành chính

Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến hết sáng thứ Bẩy hàng tuần và theo quy định công ty.

Quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính/ Trưởng nhóm Hành chính

CHỨC NĂNG

- Tham mưu giúp việc cho Trưởng phòng Hành chính, Ban lãnh đạo công ty trong các hoạt động liên quan đến công tác mua hàng, tìm kiếm đánh giá NCC.

NHIỆM VỤ

- Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban, hệ thống chi nhánh/trung tâm trong Công ty;

- Tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán các điều khoản với NCC đảm bảo công tác mua hàng thực hiện đúng tiến độ, chất lượng và tối ưu chi phí bao gồm: VPP, Công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao, vật phẩm MKT, bao bì, nhãn mác, văn phòng phẩm, trang thiết bị ….

- Theo dõi tiến độ giao hàng cho đến khi hoàn thành thủ tục nhận hàng;

- Làm các thủ tục thanh toán cho các đơn hàng, các thủ tục khiếu nại, yêu cầu đền bù nếu hàng hóa có phát sinh vấn đề chất lượng.

- Kiểm tra, chuẩn bị các chứng từ thanh toán cho các đơn hàng đã mua.

- Xây dựng danh mục nhà cung cấp và lập Bom hàng bao gồm các thông tin: sản phẩm, tiêu chuẩn/thông số kỹ thuật, hình ảnh minh họa, giá cả, thông tin chi tiết NCC (số điện thoại, người liên hệ);

- Cập nhật thường xuyên xu hướng giá cho tất cả các mặt hàng Công ty mua thường xuyên. Kiểm tra xác suất lại giá của NCC đã ký HĐ nguyên tắc với công ty hoặc NCC công ty đã mua nhiều lần so với các NCC khác với cùng sản phẩm và chất lượng hàng hóa, dịch vụ tương đương trên thị trường nhằm đảm bảo giá mua cho công ty được tối ưu.

- Tham gia tìm kiếm, lựa chọn các địa điểm và/hoặc Nhà cung cấp tổ chức các sự kiện cho công ty: Du lịch, Tổng kết, …

- Thực hiện công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng Hành chính/Giám đốc Khối HCNS.

TRÁCH NHIỆM - QUYỀN HẠN; BÁO CÁO VÀ ỦY QUYỀN

1. Trách nhiệm

a) Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Hành chính/Giám đốc Khối HCNS và Ban lãnh đạo Công ty về các nhiệm vụ, công việc được giao.

b) Bảo mật thông tin về chế độ chính sách; các quy chế; quy định của Công ty.

c) Đóng góp ý kiến và cải tiến chất lượng phù hợp với định hướng phát triển của Công ty;

d) Có trách nhiệm xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp đề cao tinh thần đồng đội và trách nhiệm cá nhân.

e) Tuân thủ nội quy lao động, quy chế, quy trình, quy định, hướng dẫn… của Công ty và các quy định của Pháp luật lao động hiện hành.

2. Quyền hạn

a) Có quyền chủ động thực hiện công việc và tự quyết định các vấn đề nằm trong phạm vi trách nhiệm; quyền hạn của mình tuân thủ theo quy định của Công ty.

b) Phối hợp với các phòng, ban; bộ phận liên quan để giải quyết các công việc trong phạm vi, trách nhiệm.

3. Báo cáo

a) Báo cáo ngay vấn đề phát hiện có rủi ro lớn cho Trưởng phòng và Ban lãnh đạo công ty để xin ý kiến chỉ đạo

b) Báo cáo theo yêu cầu của Trưởng phòng Hành chính, Giám đốc Khối HCNS và Ban lãnh đạo.

4. Ủy quyền

Khi nghỉ phép phải ủy uyền lại công việc đang thực hiện (cần xử lý ngay) cho nhân viên khác trong phòng theo chỉ định của Trưởng phòng Hành chính để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

QUAN HỆ CÔNG VIỆC

Bên trong

Quan hệ công việc với tất cả các nhân viên trong phòng và các phòng ban/bộ phận/Trung tâm khác trong hệ thống để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Bên ngoài

Quan hệ với khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng để xử lý, giải quyết công việc thuộc thẩm quyền được giao.

Yêu Cầu Công Việc

Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp cao đẳng trở lên

Chuyên ngành: Ưu tiên chuyên ngành kinh tế, ngoại thương

Chứng chỉ: Tin học văn phòng “word, excel, ppt”

Trình độ ngoại ngữ: Không yêu cầu ngôn ngữ

Kiến thức

Kiến thức và hiểu biết về mua hàng, xuất nhập khẩu

Kỹ năng và khả năng

1) Kỹ năng đàm phán;

2) Kỹ năng lập kế hoạch và giám sát công việc;

3) Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt.

4) Có khả năng giao tiếp & làm việc nhóm tốt.

Kinh nghiệm công tác

1)Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm về công tác mua hàng

Phẩm chất cá nhân

1) Trung thực, tận tâm, quan tâm đến chi tiết từng công việc

2) Nhanh nhẹn, tháo vác, nhiệt tình, đam mê công việc.

3) Tính cách cởi mở, chu đáo, chan hòa với mọi người

4) Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp.

5) Thái độ tích cực và cầu tiến trong công việc

Yêu cầu khác

1) Giới tính: Nữ, độ tuổi từ 28 - 40 tuổi;

2) Có sức khỏe tốt để phục vụ công việc.

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

• Được cấp VPP, đồng phục hoặc máy tính văn phòng (nếu có) phục vụ công việc.
• Làm việc tại văn phòng công ty và đi công tác theo yêu cầu công việc theo lịch công tác được BLĐ phê duyệt.
• Làm việc bên ngoài: Làm việc với cơ quan chức năng theo nhiệm vụ được giao, đối tác, khách hàng của Công ty;

CÁC ĐIỀU NGHIÊM CẤM

• Làm sai quy trình nghiệp vụ, quy định, quy chế, nội quy, hướng dẫn của Công ty.
• Tiết lộ các văn bản, tài liệu của Công ty ra bên ngoài.
• Tiết lộ bí mật kinh doanh, chiến lược và chính sách kinh doanh của Công ty cho đối thủ cạnh tranh có cùng ngành nghề kinh doanh.
• Tiết lộ thông tin các công trình/dự án đang hoặc sắp triển khai của Công ty khi chưa được phép công bố của Tổng Giám đốc.
• Báo cáo sai sự thật hoặc có những hành vi gây mất đoàn kết nội bộ trong Công ty.