Esme Quá Đẹp Việt Nam - Vita Clinic

• Mục tiêu công việc

  • Thực hiện các công việc hành chính để đảm bảo các hoạt động Marketing được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
  • Phối hợp với các bộ phận nội bộ và đối tác bên ngoài để thực thi những công việc Marketing ví dụ: sản xuất, phân phối quà tặng,quản lý các hạng mục truyền thông tại các chi nhánh kinh doanh .v.v…
  • Thực hiện các công việc liên quan khác theo yêu cầu.

  Trách nhiệm chính

  • 40% focus on process admin task related to contract, payment, registered paper & other documents

  40% triển khai các công việc hành chính, đặc biệt những việc liên quan đến Thanh toán, hợp đồng, giấy phép và các giấy tờ khác.

  • Review contract, complete payment, tracking data on system & paper, submit document to Finance.

  Kiểm tra hợp đồng, hoàn thiện hồ sơ thanh toán, thống kê cập nhật chứng từ trên hệ thống & lưu trữ giấy tờ nộp cho Bộ phận Tài chính.

  • Work with internal team & external partners to process contracts/agreements/ documents and ensure deliver on contractual terms.

  Làm việc với nhóm Pháp lý & Tài chính và các đối tác bên ngoài để xử lý các hợp đồng/thỏa thuận/ chứng từ, và đảm bảo các điều khoản trong hợp đồng được thực hiện đúng thời hạn.

  • Register the promotion programs or activities/ internal events with the Department/Ministry of Industry and Trade

  Thực hiện đăng ký với Sở/ Bộ Công Thương các chương trình khuyến mãi hoặc hoạt động thường xuyên với khách hàng.

  • 20% in-charge to manage and handle collaterals & POSM inside & outside clinic or club nationwide.

  20% phụ trách quản lý và sắp xếp những hạng mục quảng cáo của Marketing bên trong & bên ngoài các chi nhánh toàn quốc.

  • Collaterals – Organize & set schedule with vendor to replace and maintain as requested by clinic or club

  Hạng mục quảng cáo – Sắp xếp và lên lịch để thay thế hoặc bảo dưỡng/ sửa chữa cùng nhà thầu để triển khai khi nhận yêu cầu từ các chi nhánh.

  • POSM – Get comparison quotation, seek approval cost to process, review sample and follow-up production process to ensure delivery on time for Marketing items (E.g: Vouchers/ Leaflets/ Gift Card/ VVIP Gift Box, etc).

  Hạng mục sản xuất – Phụ trách lấy báo giá so sánh, xin xác nhận chi phí, duyệt mẫu và theo dõi đơn hàng để đảm bảo các hạng mục sản xuất được giao thành phẩm đúng thời hạn. Ví dụ: Phiếu mua hàng, tờ rơi, thẻ quà tặng, hộp quà cho khách hàng, v..v)

  • 10% follow-up to track and control stock belongs to Marketing team at Head office & in clinic

  10% theo dõi để thống kê số lượng và kiểm soát hàng hóa của bộ phận Marketing tại văn phòng chính & ở chi nhánh

  • 10% responsible to update actual budget & spending of team Marketing and submit accrual cost monthly to Finance team.

  10% chịu trách nhiệm cập nhật những chi phí sử dụng thực tế của bộ phận Marketing, và nộp danh sách các chi phí hằng tháng cho bộ phận Tài Chính.

  • 10% process internal tasks for Marketing team: order stationary, check timesheet, submit Grab report, submit travel documents & organize team bonding activities, etc.

  10% thực hiện các công việc nội bộ riêng cho team Marketing: đặt văn phòng phẩm, kiểm tra bảng chấm công, báo cáo di chuyển của Grab, nộp giấy công tác & tổ chức các hoạt động nhóm, v.v....

  • 10% other tasks as per request of manager and company

  10% Làm những công việc khác theo yêu cầu của Quản lý và công ty

  Key Performance Indicators (KPIs)

  Chỉ số đánh giá mức độ thực hiện công việc (KPI)

  • 100% Payment & contract progress reported on time.

  Thực hiện báo cáo tiến độ thanh toán và hợp đồng định kỳ.

  • 100% tasks meet deadlines.

  100% các công việc được giao hoàn thành đúng thời hạn.

  • 100% understand the processing system on each job.

  100% hiểu rõ quy trình hoạt động của mỗi công việc.

  • 100% manage Marketing items always in stock.

  100% quản lý hàng hóa của bộ phận Marketing luôn có sẵn trong kho.

• Bachelor/College degree: Administrative or Marketing major.

Bằng cấp Đại học/Cao đẳng trở lên về Hành chính văn phòng, hoặc chuyên ngành liên quan đến Marketing.

• At least 1 year experience in Admin.

Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành Chính.

• Well-organized, enjoy paperwork and putting things in order with a twist of Marketing.

Tính tổ chức tốt, yêu thích công việc giấy tờ và thích sắp xếp, phân loại.

• Positive thinking & good working attitude: Proactive and “can-do” attitude.

Tư duy tích cực và thái độ làm việc chủ động, chấp nhận thử thách.

• Proficiency in computer skills (MS Office, Google Features).

Thành thạo kỹ năng máy tính (MS Office, Google Features).

• Possess a true willingness to help people.

Có tinh thần giúp đỡ mọi người.

• Desire to learn and grow personally and professionally.

Mong muốn học phải và phát triển cá nhân chuyên nghiệp.

• Exceptional work ethic, with strong values and principles.

Tôn trọng đạo đức làm việc, theo nền tảng giá trị và nguyên tắc của tổ chức.

• Responsive and well-maintained value chain in each task.

Đáp ứng và duy trì giá trị trong từng công việc.

• Môi trường làm việc dân chủ, hiện đại, chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến và ổn định lâu dài.

• Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của nhà nước.

• Được hưởng chế độ chăm sóc sức khỏe toàn diện.

• Được hưởng các quyền lợi khác theo chính sách của công ty