OQR CO.,LTD ★ 4.0

* Thực hiện công tác hành chính - hậu cần văn phòng
- Soạn thảo các văn bản hành chính, hợp đồng, công văn... cho các bộ phận theo phân công, đặc biệt khối Marketing.
- Tiếp nhận, xử lý và theo dõi các đề xuất mua sắm, thanh toán của các phòng ban, đảm bảo đúng quy trình và tiến độ.
- Theo dõi và thực hiện quy trình gửi - nhận thư từ, bưu phẩm, thanh toán định kỳ.
- Hỗ trợ công tác hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị và sự kiện nội bộ.
- Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, công cụ dụng cụ: theo dõi cấp phát, kiểm kê, hỗ trợ sửa chữa - bảo trì thiết bị.
- Đầu mối làm việc với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng: nước uống, vệ sinh, internet, ...
* Quản lý hồ sơ - dữ liệu - hệ thống
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ đối tác, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán (bản cứng & bản mềm), đảm bảo sắp xếp khoa học và tra cứu thuận tiện.
- Nhập liệu chính xác lên hệ thống nội bộ, cập nhật kịp thời các thông tin hành chính và thanh toán.
- Thực hiện các thủ tục thanh toán đúng quy trình, đúng hạn theo thỏa thuận hợp đồng.
- Quản lý công văn đến - đi, sử dụng con dấu công ty theo phân quyền.
- Thực hiện báo cáo định kỳ hoặc không định kỳ liên quan đến công việc hành chính - thanh toán theo hướng dẫn.
* Phối hợp công tác nhân sự nội bộ
- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ: sinh nhật, 8/3, Trung thu, team building, Tết,...
- Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu và đón tiếp ứng viên; phối hợp với bộ phận nhân sự trong quy trình onboarding.
- Cập nhật nội dung truyền thông nội bộ: bảng tin, email, nhóm chat công ty,...
- Tham gia xây dựng môi trường làm việc thân thiện, gọn gàng, đầy đủ tiện nghi phục vụ công việc- Bằng cấp/ Chứng chỉ: Sinh viên năm cuối hoặc đã tốt nghiệp chuyên ngành Hành chính, Quản lý Văn Phòng, Kinh tế hoặc các chuyên ngành liên quan.
- Có thể làm việc full-time
- Có kinh nghiệm hành chính từ 3 tháng trở lên hoặc đã từng hỗ trợ phòng ban Marketing là lợi thế.
- Kỹ năng tổ chức và xử lý công việc tốt, có tư duy về đọc số liệu và đánh giá, lập báo cáo chi tiết, cẩn thận.
- Kỹ năng giao tiếp, phối hợp làm việc nhóm và chủ động trong công việc
- Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống linh hoạt, tiếp cận thông tin nhanh nhạy
- Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng (Word, Excel, PowerPoint,...), có kiến thức sử dụng, ứng dụng công nghệ số (AI, chat GPT,...).
- Năng động, nhiệt huyết, chủ động trong công việcKhu vực pantry được bố trí các thiết bị lò vi sóng, máy pha cà phê, tủ lạnh được fill trà, cà phê, nước uống, đồ ăn nhẹ,...
Hỗ trợ máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công việc.
Các hoạt động gắn kết nội bộ, truyền thông văn hóa doanh nghiệp: Team-building, sinh nhật công ty, tất niên, tân niên, tea-break các dịp lễ, mini-game công ty, thương hiệu, các câu lạc bộ thể thao: Bóng đá, cầu lông,...
Có cơ hội trở thành nhân viên chính thức sau thời gian thực tập