THIÊN LONG ★ 1.5

1. Tổng đài

• Quản lý và theo dõi việc sử dụng tổng đài; lên kế hoạch sửa chữa, bảo trì tổng đài. Khi tổng đài gặp sự cố như: hư hỏng, mất điện,... phải báo ngay với Trưởng phòng Hành chánh để giải quyết kịp thời.
• Trực điện thoại và chuyển cuộc gọi đến các Bộ phận liên quan.
• Cập nhật, lưu trữ danh sách số điện thoại, địa chỉ của CNV Công ty và cửa các Công ty, Cơ quan hoặc cá nhân khác mà Công ty có nhu cầu liên hệ công việc thường xuyên

2. Lễ tân

• Luôn có mặt tại vị trí làm việc để hướng dẫn chu đáo khi khách vào/ra Công ty.
• Thực hiện việc tiếp đón, hướng dẫn khách đến Công ty liên hệ công việc theo đúng Quy định của Công ty.

3. Quản lý khu vực Đại sảnh

• Thường xuyên kiểm tra, theo dõi khu vực Đại Sảnh để tránh những trở ngại có thể ảnh hưởng đến vẻ mỹ quan và trật tự tại khu vực sảnh.
• Chủ động giải quyết những phát sinh, trở ngại tại Khu vực Đại Sảnh trong khả năng, trách nhiệm hoặc báo với Tổ trưởng Hành chánh để giải quyết kịp thời.

4. Quản lý nước uống tiếp khách

• Thực hiện phân phối nước uống tiếp khách theo đúng quy định của Công ty.
• Hết giờ làm việc, phải kiểm tra số lượng và niêm phong các thùng đựng nước uống tiếp khách trước khi ra về.
• Cập nhật số lượng nước uống xuất - nhập - tồn hàng ngày

5. Quản lý phòng họp

• Quản lý phòng họp theo đúng thủ tục, quy định của Công ty.
• Thường xuyên kiểm tra tình trạng trang thiết bị phòng họp (Bút, bảng, bàn, ghế, rèm cửa, vệ sinh, đèn chiếu sáng, …) nhằm phát hiện các sự cố, hư hỏng và tiến hành yêu cầu sửa chữa.

6. Quản lý tủ biểu mẫu, bảng thông tin, thùng thư góp ý

7. Bưu kiện, bưu phẩm

• Tiếp nhận các bưu kiện, bưu phẩm và liên hệ với các Bộ phận liên quan đến nhận và ký nhận.
• Thực hiện việc chuyển phát nhanh các bưu kiện, bưu phẩm theo yêu cầu của Công ty.
• Cập nhật số lần và chi phí gửi chuyển phát nhanh của các Bộ phận hàng tháng

8. Phân phát báo chí, công văn

• Tiếp nhận thư từ, công văn từ Bảo vệ; phân loại, cập nhật vào sổ; chuyển Tổ trưởng xem xét; và phân phát đến đúng cá nhân, Bộ phận.
• Chuyển báo chí, công văn đến các Bộ phận trong vòng 24 giờ sau khi nhận.

9. Quản lý và thực hiện Fax

• Quản lý và theo dõi việc sử dụng máy fax, liên hệ các dịch vụ sửa chữa, lên kế hoạch bảo trì máy fax.
• Trực tiếp thực hiện thao tác gửi và nhận fax theo yêu cầu của các Bộ phận; đảm bảo máy fax luôn đủ giấy để phục vụ công việc.
• Chuyển giao fax đến chính xác và kịp thời đến các Bộ phận nhận. Cập nhật số lần fax đến và fax đi hàng ngày.

10. Quản lý và thực hiện Photocopy

• Quản lý máy photocopy.
• Thực hiện photocopy các tài liệu, hồ sơ phục vụ cho công việc của Công ty theo yêu cầu của các Bộ phận.
• Thống kê giấy photocopy của các Bộ phận và báo cáo Tổ trưởng hành chánh hàng tháng.
• Khi máy photocopy bị hư hỏng, cần kiểm tra, sửa chữa phải báo ngay cho Tổ trưởng hành chánh để giải quyết kịp thời.
• Máy photocopy phải được tạm thời ngắt điện khi không sử dụng và tắt hẳn vào cuối giờ làm việc.

11. Báo cáo công việc

12. Trách nhiệm khác