ADEN SERVICES (VIỆT NAM)

Mô tả Công việc

TỔNG QUAN: Quản lý tòa nhà chịu trách nhiệm đối với các công tác điều hành hàng ngày nhằm hỗ trợ cho dự án, chỉ đạo và hoạch định các biện pháp quản lý hiệu quả, cung cấp các dịch vụ cho dự án.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC:

1. Xây dựng hệ thống quản lý:

   • Xây dựng ngân sách giai đoạn tiền khai trương và ngân sách vận hành.
   • Xây dựng sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc cho vị trí PM và các vị trí vận hành khác.
   • Xây dựng sổ tay cư dân và sổ tay hướng dẫn thi công trang trí nội thất.
   • Xây dựng các biểu mẫu chuẩn, chuẩn bị cho các báo cáo: báo cáo vận hành, báo cáo doanh thu, báo cáo tình hình hoạt động, lên kế hoạch hoạt động theo kỳ.
   • Xây dựng quy trình chuẩn cho nhân viên Ban quản lý và các nhà thầu phụ.
   • Chọn và giám sát các nhà thầu phụ: nhà thầu bảo trì điện, dịch vụ an ninh, diệt côn trùng, nhà thầu chăm sóc cây cảnh, dịch vụ vệ sinh, và dịch vụ vệ sinh mặt ngoài tòa nhà.
   • Hỗ trợ Chủ đầu tư trong công tác nhận bàn giao công trình và cung cấp các tài liệu liên quan trong quá trình bàn giao.

2. Quản lý vận hành:

   • Đảm bảo công tác quản lý và vận hành tuân theo quy trình chuẩn của Savills.
   • Duy trì sự phát triển ở mức cao nhất.
   • Đảm bảo hệ thống máy móc và thiết bị luôn hoạt động hiệu quả.
   • Đảm bảo quá trình vận hành và bảo trì được thực hiện đúng từ trong ra ngoài và không trái với các quy định của pháp luật.
   • Yêu cầu thiết lập các quy định về sức khỏe và an toàn.
   • Đảm bảo tất cả các quy trình vận hành và bảo trì phải theo chủ trương và sự đồng ý của Chủ đầu tư cũng như nhà thầu của Chủ đầu tư.
   • Thông qua lịch bảo trì hệ thống, và lịch này phải được cập nhật trong báo cáo tháng.
   • Phối hợp cùng Kỹ sư trưởng đảm bảo công tác giám sát nhân viên bảo trì và các nhà thầu được hiệu quả.

3. Quản lý nhân sự:

   • Bảo đảm tất cả các nhân viên mới vào đều được giới thiệu và ra mắt một cách chính thức tại văn phòng.
   • Xây dựng kế hoạch phát triển cho bản thân và cho nhân viên hàng năm.
   • Tuyển dụng và liên tục đào tạo nhân viên cũng như tạo điều kiện phát triển cho từng nhân viên.
   • Thực hiện đánh giá năng lực cho nhân viên tối thiểu 02 lần/năm.
   • Đảm bảo nhân viên luôn tuân thủ các quy chuẩn về đạo đức và các quy tắc ứng xử của Savills.
   • Đảm bảo tuân thủ các chính sách dành cho nhân viên của Savills.

4. Nghiệp vụ kế toán:

   • Kiểm soát nghiêm ngặt các chi phí liên quan đến tài sản và sử dụng hiệu quả tối đa ngân sách, nhằm đảm bảo không chi vượt ngân sách đã được phê duyệt.
   • Giám sát quá trình thu chi các khoản phí quản lý cũng như các khoản phí khác cho Chủ đầu tư thu từ Cư dân, giám sát quá trình xuất hóa đơn cho khách.
   • Lưu trữ tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình thu chi và các tài khoản liên quan đến quá trình quản lý và vận hành của tòa nhà đang quản lý.

5. Báo cáo hệ thống:

   • Báo cáo tài chính: chi tiết các khoản thu chi, báo cáo việc thu hồi nợ xấu, báo cáo tài chính và đưa ra ý kiến cố vấn cho Chủ đầu tư.
   • Báo cáo hoạt động hàng tháng: báo cáo quá trình vận hành, đưa ra các kiến nghị cho việc trang trí, cải thiện (nếu có).

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị khách sạn hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Hiểu biết mạnh về hoạt động quản lý bất động sản. Nhiều kinh nghiệm sâu sắc trong quản lý khách sạn và tòa nhà là một lợi thế.
• Kiến thức về Quản trị kinh doanh.
• Mạnh về kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp, để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan khác.
• Khả năng làm việc với các nguồn Công nghệ thông tin như cơ sở dữ liệu và bảng tính để thu thập và quản lý thông tin.
• Ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan.
• Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và các kỹ năng viết.
• Chủ động, có năng lực, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm.
• Trình độ học vấn, để viết báo cáo và thuyết trình.
• Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực.
• Sáng tạo, trí tưởng tượng và khả năng vận dụng sáng kiến.
• Kỹ năng làm việc nhóm, phân tích và giải quyết vấn đề tốt.
• Có hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh và kiến thức tốt về các vấn đề hiện tại.