1. Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng (trong tiếng Anh gọi là Sales Accountant) là vị trí kế toán đảm nhận toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng, bao gồm: ghi nhận hóa đơn bán hàng, ghi chép sổ chi tiết doanh thu, thuế giá trị gia tăng, lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan khác theo yêu của cầu doanh nghiệp. Bên cạnh đónhững công việc như Kế toán dịch vụ, Kế toán thuế, Kế toán nội bộ,Kế toán công,...cũng thường đảm nhận những công việc tương tự. 

2. Mức lương và mô tả công việc của Kế toán bán hàng hiện nay

Mức lương của Kế toán bán hàng hiện nay

Kế toán bán hàng có thể sẽ là mảng đầu tiên mà các bạn đảm nhận khi vào công ty. Vị trí này sẽ phụ trách đảm nhiệm các công việc gắn liền với bộ phận bán hàng dưới sự phân công của lãnh đạo. Việc làm Kế toán bán hàng có tỉ lệ cạnh tranh khá cao khi nguồn nhân lực dồi dào. Với mức lương từ 5.000.000 - 8.000.000 đồng/tháng.

Mô tả công việc của Kế toán bán hàng

Công việc của Kế toán bán hàng cũng luôn chất chồng như những vị trí kế toán khác, luôn bận rộn với những công việc thường ngày. Các công việc của kế toán bán hàng bao gồm:

Quản lý các khoản thu chi

Kế toán bán hàng chủ yếu phụ trách lập hóa đơn bán hàng, kiểm tra tính chính xác của hóa đơn trước khi phát hành cũng như lưu trữ hóa đơn theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, họ cũng phải có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất nhận hóa đơn của các giao dịch. 

Báo cáo bán hàng

Đây cũng là nhiệm vụ quan trọng của phòng kế toán. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ lập báo cáo doanh thu bán hàng theo kỳ, có thể là theo ngày, theo tuần hay theo tháng,... tùy vào từng doanh nghiệp và đơn vị. Ngoài ra, kế toán bán hàng cũng có nhiệm vụ phân tích báo cáo doanh thu bán hàng của mỗi tháng để ban lãnh đạo có thể nhìn nhận được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một tháng và cung cấp báo cáo doanh thu bán hàng cho bộ phận liên quan.

Thu hồi công nợ

Ngoài các nhiệm vụ kể trên, kế toán bán hàng cũng phụ trách gửi hóa đơn và thông báo thanh toán cho khách hàng quá hạn cũng như theo dõi tình hình thanh toán của các khách hàng. Đối với những trường hợp nợ lâu, họ cũng có nhiệm vụ điện thoại thông tin và đôn đốc khách hàng thanh toán nợ. Xử lý các khoản công nợ khó thu hồi cũng chính là một trong những công việc của kế toán bán hàng.

Hỗ trợ công việc bán hàng

Khác với nhân viên kế toán trong các doanh nghiệp, kế toán bán hàng đòi hỏi sự linh hoạt hơn trong công việc. Họ cũng là người chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về giá cả, sản phẩm cho bộ phận bán hàng hay lập hợp đồng bán hàng hàng tháng. Nhìn chung, kết hợp với bộ phận bán hàng, kế toán bán hàng sẽ giải quyết hết các vấn đề liên quan đến việc bán hàng.

3. Quyền hạn của vị trí kế toán bán hàng

Nhân viên KTBH có một số quyền hạn quan trọng giúp đảm bảo quy trình bán hàng và thanh toán diễn ra thuận lợi, minh bạch. Những quyền này không chỉ hỗ trợ quản lý doanh thu hiệu quả mà còn góp phần duy trì dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp. Cụ thể, kế toán bán hàng có các quyền sau:

• Yêu cầu điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy hóa đơn khi cần.
• Đề xuất biện pháp giải quyết đối với các hóa đơn không hợp lệ hoặc chưa phù hợp.
• Trực tiếp đề xuất các phương án xử lý vấn đề thanh toán với trưởng ban kế toán nếu gặp khó khăn để đảm bảo thanh toán diễn ra suôn sẻ.
• Chủ động nhắc nhở và thu hồi công nợ, giám sát quá trình thanh toán công nợ của khách hàng.
• Đề xuất mức và lịch thanh toán công nợ với khách hàng, thông qua trưởng phòng kế toán.
• Làm việc dưới sự giám sát và chỉ đạo của kế toán trưởng để đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình của doanh nghiệp.

4. Kế toán bán hàng cần có những kiến thức gì?

Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng

Kết quả bán hàng là lợi nhuận thu được từ việc bán hàng sau khi trừ các khoản chi phí khác. Để có thể xác định được kết quả bán hàng, kế toán chịu trách nhiệm tính số chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong thời điểm cụ thể.

Kết quả hoạt động kinh doanh = (Lợi nhuận thuần từ các hoạt động mua bán + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác) – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trong đó:

• Lợi nhuận thuần từ các hoạt động mua bán = Doanh thu thuần khi bán hàng, cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng đã bán – Chi phí hàng hóa đã bán
• Kết quả của hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính – Chi phí hoạt động tài chính
• Kết quả các hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Các khoản chi phí khác – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
• Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là tổng các chi phí cho hoạt động quản lý và điều hành việc sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp

Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng là lợi nhuận được ghi nhận vào thời điểm giao dịch phát sinh. Khi ghi nhận doanh thu này cần tuân thủ một số quy tắc như sau:

• Doanh nghiệp dự kiến trước các khoản chi phí cần cho việc bán hàng

• Rủi ro và lợi ích liên quan đến việc chuyển giao sản phẩm cho khách hàng phải được xem xét

• Đảm bảo thu được lợi ích kinh tế từ việc bán sản phẩm

• Doanh nghiệp đã xác định và chắc chắn về khoản doanh thu dự kiến

• Doanh nghiệp đã dự trù trước các chi phí liên quan đến việc bán hàng.

Chứng từ liên quan đến kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng cần nắm vững các chứng từ liên quan cho các hoạt động mua bán, cụ thể:

• Hóa đơn VAT: Theo mẫu số 01 GTKT-3LL

• Phiếu xuất kho, vận chuyển nội bộ: Theo mẫu số 03 – VT

• Phiếu xuất kho hàng gửi lại bán đại lý: Theo mẫu số 02 – VT

• Phiếu thu: Theo mẫu số 01 – TT

• Biên lai thu tiền: Theo mẫu số 06 – TT

• Giấy báo có

• Biên bản báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ

• Giấy nộp tiền, bảng kê khai hàng nhận và chứng từ thanh toán hàng ngày

• Một số chứng từ liên quan khác tùy vào từng lĩnh vực kinh doanh.

Báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng

Quy trình kế toán bán hàng bao gồm việc thực hiện báo cáo hàng tháng và kỳ. Các tài liệu liên quan bao gồm:

• Sổ, nhật ký chi tiết về hoạt động bán hàng

• Sổ tổng hợp bán hàng

• Sổ cái trình bày thông tin của tài khoản như doanh thu, tiền mặt, chi phí, tiền gửi vào ngân hàng,…

• Tình hình thực hiện đặt hàng

• Tình hình lỗ – lãi cho từng đơn hàng 

• Sổ ghi chép tiết công nợ phải thu

• Tổng hợp công nợ cần phải thu

• Sổ phân tích công nợ cần thu theo thời hạn

• Các báo cáo khác cần theo nhu cầu của công ty.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Khi có phát sinh hóa đơn chứng từ kế toán, nhân viên kế toán có nhiệm vụ lập hóa đơn bán hàng. Mỗi hóa đơn có 3 liên, liên 1 lưu lại trên sổ sách gốc, liên 2 đưa khách hàng, liên 3 doanh nghiệp sẽ dữ lại. Trong quá trình chứng từ, có 3 trường hợp có thể xảy ra:

• Trường hợp 1: Nếu khách hàng nhận nợ, kế toán sẽ lập biên bản giao nhận và xác nhận khoản nợ. Biên bản này được chia thành 3 liên: 1 liên cho kho, 1 liên cho khách hàng và 1 liên lưu trữ tại sổ sách.

• Trường hợp 2: Nếu khách hàng sử dụng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu cũng được chia thành 3 liên: 1 liên cho thủ quỹ, 1 liên cho kế toán và 1 liên cho khách hàng. Phiếu thu phải có chữ ký của ban giám đốc.

• Trường hợp 3: Nếu người mua sử dụng phương thức chuyển khoản, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy báo để xác nhận số tiền đã chuyển.

5. Các công cụ phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng hiện nay?

Hiện nay, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, nhiều công cụ phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng đã ra đời, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và bán hàng. Dưới đây là một số phần mềm phổ biến có thể tham khảo:

• Phần mềm MISA: Được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp Việt Nam, MISA hỗ trợ quản lý bán hàng, theo dõi công nợ, lập báo cáo tài chính và kết nối dữ liệu với các cơ quan thuế. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng là điểm mạnh của phần mềm này.
• KiotViet: Phần mềm này phù hợp với các cửa hàng bán lẻ, giúp quản lý hàng tồn kho, doanh thu, và các giao dịch bán hàng. Điểm nổi bật là khả năng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các chi nhánh theo thời gian thực.
• Fast Accounting: Đây là giải pháp dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tích hợp các tính năng quản lý tài chính, lập hóa đơn, và theo dõi doanh số bán hàng. Fast Accounting được đánh giá cao nhờ khả năng tùy biến theo nhu cầu doanh nghiệp.
• Sapo POS: Phần mềm này không chỉ hỗ trợ kế toán bán hàng mà còn cung cấp giải pháp quản lý khách hàng và các kênh bán hàng trực tuyến. Đặc biệt, Sapo POS giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi doanh thu từng ngày.
• Excel: Dù không phải là phần mềm chuyên dụng, Excel vẫn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho kế toán bán hàng nhờ vào khả năng tạo bảng tính linh hoạt, phân tích dữ liệu và lập báo cáo.

Việc lựa chọn công cụ phù hợp phụ thuộc vào quy mô, loại hình kinh doanh và ngân sách của từng doanh nghiệp. Các phần mềm này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.

Xem thêm:

Việc làm Kế toán công đang tuyển dụng

Việc làm Kế toán tổng hợp đang tuyển dụng

Việc làm Kế toán thuế đang tuyển dụng

Việc làm kế toán bán hàng