1. Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì? Mức lương của Chuyên viên tổ chức sự kiện

Chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Executive) là người phụ trách triển khai các hoạt động giao lưu, tiếp xúc giữa doanh nghiệp và khách hàng/đối tác tiềm năng. Chuyên viên Event sẽ trực tiếp thiết lập kế hoạch và điều phối thực hiện, đảm bảo sự an toàn, thuận lợi trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, đồng thời mang đến kết quả tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà tổ chức kỳ vọng. Bên cạnh đó, những vị trí như Nhân viên tổ chức sự kiện cũng thường đảm nhận các công việc tương tự.

 Mức lương của chuyên viên tổ chức sự kiện theo lộ trình sự nghiệp

Chuyên viên tổ chức sự kiện chính, hay còn gọi là Event Manager, đóng vai trò quản lý và điều phối tổng thể cho một sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công và đạt được mục tiêu đề ra. Mức lương từ 15.000.000 - 25.000.000 đồng/tháng.

2. Chạy sự kiện là làm những gì?

Lập kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện

Lên kịch bản sự kiện, dự kiến đơn vị tổ chức, thời gian, địa điểm tổ chức, số người tham gia, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và xin duyệt ngân sách. Tiến hành kế hoạch, liên hệ với nhà cung cấp, đơn vị đối tác, sắp xếp, trang trí không gian tổ chức sự kiện. Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời; chuẩn bị thiết bị chiếu sáng, âm thanh phục vụ cho sự kiện. 

Quản lý nguồn lực 

Họ phải quản lý các tài nguyên như nhân lực, thiết bị, và ngân sách. Điều này bao gồm thuê và quản lý nhà cung cấp, nhân viên, và các dịch vụ liên quan đến sự kiện. Cần phải xác định các hoạt động và công việc cụ thể, lên lịch trình, và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.

Tìm kiếm nhà tài trợ

Với vai trò là người tổ chức sự kiện, bạn cũng sẽ chịu trách nhiệm về việc xác định vị trí, lựa chọn và làm việc với các đối tác để trang bị đầy đủ tất cả những dụng cụ cần thiết cho việc tổ chức sự kiện. Vì khối lượng công việc này khá lớn nên trưởng bộ phận thường phân lại với từng hạng mục cụ thể cho từng cá nhân để tránh bị quá tải hay chậm tiến độ.

Giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, nhân viên tổ chức event sẽ bàn giao hợp đồng cho các đối tác hỗ trợ và tiến hành thanh lý hợp đồng. Đồng thời thực hiện các báo cáo phân tích về hiệu quả cũng như những sai sót của sự kiện, thu thập các khoản chi tiêu tài chính của sự kiện để gửi lên cấp trên, khách hàng hoặc bộ phận kế toán.

3. Cách tính lương của ngành sự kiện

Lương của chuyên viên tổ chức sự kiện tại Việt Nam có thể coi là mức trung bình khá, dao động từ 8-20 triệu đồng/tháng tùy kinh nghiệm và quy mô công việc. Đối với các chuyên viên có kinh nghiệm lâu năm hoặc quản lý sự kiện lớn, lương có thể lên tới 30 - 50 triệu đồng/tháng, đặc biệt khi làm việc tại các công ty lớn hoặc theo mô hình tự do (freelancer).

Cách tính lương của ngành tổ chức sự kiện có thể được tính dựa trên hai hình thức chính:

• Lương cố định theo tháng: Đây là mức lương cố định mà chuyên viên nhận được hàng tháng, bất kể số lượng sự kiện tổ chức trong thời gian đó. Các khoản thưởng hoặc phụ cấp sẽ được tính thêm nếu hoàn thành tốt công việc.
• Lương theo dự án: Một số công ty hoặc cá nhân làm tự do (freelancer) sẽ nhận thù lao theo từng sự kiện. Thù lao này thường phụ thuộc vào ngân sách của sự kiện và mức độ tham gia của chuyên viên (toàn bộ sự kiện hay một phần công việc cụ thể). Ví dụ: Một dự án sự kiện trị giá 200 triệu đồng, chuyên viên có thể nhận từ 5-15% tổng ngân sách, tương đương 10 - 30 triệu đồng.

Phụ cấp và các khoản thưởng thêm

• Phụ cấp công việc: Tiền xăng xe, điện thoại, hoặc chi phí di chuyển trong các sự kiện ngoài địa phương.
• Thưởng doanh số/sự kiện: Dựa trên thành công của sự kiện (như đạt KPIs doanh thu, khách tham dự, phản hồi tốt từ khách hàng).
• Lương làm thêm giờ: Do tính chất công việc có thể phải làm ngoài giờ hoặc vào cuối tuần, các công ty thường trả thêm phụ cấp hoặc tính lương làm thêm giờ.

4. Chuyên viên tổ chức sự kiện tiếng Anh là gì?

Chuyên viên tổ chức sự kiện tiếng Anh được gọi là Event Planner, Event Coordinator, hoặc Event Specialist, tùy thuộc vào vai trò và trách nhiệm cụ thể trong công việc. Là người phụ trách triển khai các hoạt động giao lưu, tiếp xúc giữa doanh nghiệp và khách hàng/ đối tác tiềm năng. Chuyên viên Event sẽ trực tiếp thiết lập kế hoạch và điều phối thực hiện, đảm bảo sự an toàn, thuận lợi trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, đồng thời mang đến kết quả tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà tổ chức kỳ vọng.

• Event Planner: Người lập kế hoạch chi tiết cho các sự kiện, từ việc chọn địa điểm, quản lý ngân sách, đến điều phối các hoạt động trong sự kiện. Phù hợp với các sự kiện quy mô lớn như hội nghị, triển lãm, lễ cưới.
• Event Coordinator: Người điều phối và quản lý các công việc hậu cần, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch đã được đề ra. Vị trí này thường thiên về quản lý và giám sát các hoạt động tại chỗ.

5. Chuyên viên tổ chức sự kiện cần những kinh nghiệm gì?

Để tổ chức sự kiện thành công mọi người cần trau dồi thêm kinh nghiệm và một số kỹ năng như sau:

Danh sách các hạng mục có trong sự kiện

Điều quan trọng được nhiều đơn vị làm sự kiện chia sẻ là việc lên danh sách cho các hạng mục trong sự kiện. Các hạng mục này có thể là giấy phép tổ chức của cơ quan chức năng, địa điểm tổ chức,  bố cục trang trí, thực đơn (đối với những chương trình  tiệc, party,...), đội ngũ nhân sự, kỹ thuật, quà tặng, kế hoạch truyền thông...  

Xác định chính xác mục tiêu sự kiện

Mục tiêu của sự kiện giúp đơn vị tổ chức đi sát với mục đích đề ra, mục tiêu đó sẽ được xác định dựa trên đối tượng tham gia và mục đích đơn vị tổ chức đang hướng đến. Chia  sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ một đơn vị chuyên tổ chức các chương trình mở bán bất động sản thì việc xác định mục tiêu sẽ dựa trên đối tượng và tầng lớp khách hàng tham gia,cũng như mục đích sự kiện là  tìm kiếm khách hàng tiềm năng hay mục đích mở rộng thị trường. Khi xác định được chính xác mục tiêu sẽ giúp tạo tiền đề cho việc xây dựng chủ đề và concept cho chương trình.

Lập kế hoạch tổng thể

Để có được một kế hoạch tổng thể, đơn vị tổ chức sự kiện cần nắm rõ nhân sự và trang thiết bị mình có, những hạng mục sẵn có hoặc cần có. Sắp xếp thời gian các hạng mục diễn ra phù hợp với đối tượng người tham dự tiệc (hạng mục chính và hạng mục phụ). Một nhà tổ chức sự kiện giỏi không được đầu tư quá kỹ lưỡng cho một hạng mục để rồi các hạng mục khác kém chất lượng.

Thời gian, địa điểm rõ ràng

Sau khi đã xác định được mục tiêu, chủ đề sự kiện điều tiếp theo cần thực hiện đó là xác định được địa điểm cũng như thời gian tổ chức phù hợp. Khi có địa điểm và thời gian việc lên kế hoạch tổ chức cũng như trang trí sẽ được tiến hành thuận lợi hơn. Địa điểm sẽ được lựa chọn dựa trên quy mô tổ chức, số lượng người tham gia, đối tượng tham gia.

Ví dụ một sự kiện chào bán sản phẩm về công nghệ cho các đối tượng là chủ doanh nghiệp thì địa điểm lựa chọn sẽ là các khách sạn hay trung tâm hội nghị sang trọng với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại và tiện nghi,... và thời gian có thể là một ngày cuối tuần hoặc khung giờ mà khách mời có thể tham gia đầy đủ nhất.

Luôn có kế hoạch dự trù

Một trong số các kinh nghiệm tổ chức sự kiện ít được chia sẻ ra nhưng nó sẽ là chiếc “phao” cứu cánh cho những tình huống có thể xảy ra đó là doanh nghiệp cần có kế hoạch dự trù cho sự kiện. đơn vị tổ chức cần phải dự trù các trường hợp, tình huống bất ngờ có thể xảy ra ví dụ như các yếu tố thời tiết, các chương trình của khách mời, hay các lỗi trục trặc kỹ thuật. Việc xây dựng một kế hoạch dự trù sẽ giúp cho đơn vị tổ chức luôn trong thế chủ động để kịp thời điều tiết chương trình và xử lý sự cố một cách nhanh chóng. 

Kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Không phải sự kiện nào cũng được chú trọng về mặt truyền thông, nhiều đơn vị chỉ chú trọng vào nội dung và các yếu tố chính diễn ra trong sự kiện mà quên đi việc cần phải lên kế hoạch truyền thông. Theo những kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì việc lên kế hoạch truyền thông cần được làm song song với quá trình lên ý tưởng, nội dung, kịch bản.

6. Tìm việc Chuyên viên tổ chức sự kiện ở đâu?

Tìm công việc Chuyên viên tổ chức sự kiện đâu? cũng là câu hỏi nhiều người quan tâm. Để tìm công việc Chuyên viên tổ chức sự kiện, bạn có thể tham khảo các nguồn sau:

• Trang web tuyển dụng: Các trang web như 1900.com.vn, Indeed, TopCV, và VietnamWorks thường có nhiều cơ hội việc làm cho Chuyên viên tổ chức sự kiện.
• Trang web của các công ty: Nhiều trung tâm sẽ đăng tuyển Chuyên viên tổ chức sự kiện trên trang web của họ. Bạn có thể tìm kiếm thông tin trên các trang web của các công ty lớn như như: Công ty du lịch Booking, Công ty du lịch Vietravel, Công ty du lịch PYS, Công ty du lịch HoaBinhTourist, Công ty du lịch Đất Việt Tour, Công ty du lịch BestPrice, Công ty du lịch Việt Nam – Hà Nội,...

• Các mỗi quan hệ: Hãy tận dụng mạng lưới quan hệ của bạn, bao gồm các giảng viên, bạn bè, và cựu sinh viên. Họ có thể giới thiệu bạn đến các cơ hội làm tại các công ty, xí nghiệp về di lịch,....
• Các chương trình thực tập của trường đại học: Nhiều trường đại học về du lịch có các chương trình thực tập liên kết với các công ty làm về lĩnh vực này. Hãy liên hệ với phòng đào tạo hoặc phòng công tác sinh viên của trường để biết thêm chi tiết.
• Các hội chợ việc làm: Tham gia các hội chợ việc làm và sự kiện tuyển dụng do các trường đại học hoặc tổ chức nghề nghiệp tổ chức. Đây là cơ hội tốt để gặp gỡ các nhà tuyển dụng và tìm hiểu về các cơ hội làm việc tốt.

>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên tổ chức sự kiện tuyển dụng 

>> Xem thêm: Việc làm Thực tập sinh tổ chức sự kiện tuyển dụng 

>> Xem thêm: Việc làm Chuyên viên tổ chức sự kiện tuyển dụng