Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ, văn kiện
Tiếp nhận các văn bản liên quan tới hoạt động của Công ty bao gồm công văn, đơn thư, đề nghị, văn bản hoặc tài liệu từ đối tác, cơ quan chức năng,... gửi tới các phòng ban Công ty và lưu trữ văn thư.
Soạn thảo các thông báo hành chính và lưu trữ.
Soạn thảo các hợp đồng liên quan đến công việc hành chính và lưu trữ.
- Quản lý và cấp phát đồng phục
Cấp phát, thu hồi và đổi đồng phục cho nhân viên mới nhận việc, nhân viên nghỉ việc.
Tổng hợp và đặt đồng phục định kỳ cho công nhân viên (Đồng phục daily: 2 lần/năm; đồng phục monthly: áo blouse, áo thun đỏ T6).
Đặt bảo hộ lao động (định kỳ hàng tháng hoặc nhận yêu cầu từ phòng ban).
Lưu hồ sơ và chuyển nhân sự (Gửi HR ngày 13 và 26 hàng tháng).
- Quản lý cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị văn phòng
Quản lý toàn bộ thiết bị, máy móc văn phòng (Máy photocopy, máy in màu, máy hủy tài liệu, máy chiếu, máy chụp ảnh, máy lạnh văn phòng,...).
Thường xuyên theo dõi và kiểm tra cơ sở vật chất, thiết bị để đảm bảo khả năng vận hành. Nếu cơ sở vật chất, thiết bị, máy móc bị hỏng thì làm đề xuất sửa chữa, thay thế, mua mới gửi lên cấp trên và các phòng ban liên quan.
Đặt định kỳ thiết bị văn phòng hoặc khi nhận được yêu cầu (Bàn làm việc, ghế nhân viên, tủ hồ sơ, hộc tủ di động,...)
- Quản lý team vệ sinh và điều phối xe
Quản lý team vệ sinh và team xịt sọt (Lịch làm việc, chấm công, đánh giá nhân viên xuất sắc, lưu file cứng,...).
Điều phối xe van (Xe 16 chỗ: lịch cố định, lịch đi chứng từ, lịch đi audit,...).
Đặt và cấp phát tiện ích văn phòng: văn phòng phẩm, vật tư y tế, vật tư vệ sinh, nước uống, tủ lương thực, teabreak, mực in, cơm trưa,...
- Kiểm soát côn trùng Simson
Thay bóng đèn định kỳ.
Cấp phát miếng keo dán hàng tháng.
Đổi trả hoặc thay mới khi hư.
Lưu file cứng theo dõi đèn số 2 và số 3 hàng tháng.
- Quản lý chi phí hành chính và xây dựng ngân sách hành chính
Làm thanh toán các loại phi phí hành chính, và lưu file mềm.
Book chi phí hành chính hàng tuần.
Accrual chi phí mỗi cuối tháng.
Xây dựng chi phí hành chính năm phù hợp.
- Phối hợp với bộ phận QA đảm bảo thực hiện các biện pháp an toàn thực phẩm, cơ sở hạ tầng đáp ứng theo các tiêu chuẩn chứng chỉ ISO 22000
- Đối ngoại, làm việc với các cơ quan chính quyền địa phương
Tạo mối quan hệ và phối hợp tốt với các cơ quan ban ngành nhằm giúp Jollibee nhận được sự hỗ trợ tối đa.
Thông tin kịp thời các qui định từ cơ quan ban ngành đến Ban quan lý khối SCU.
- Các công việc khác
Cúng âm lịch (mùng 2 và 16 âm lịch hàng tháng).
Cúng tất niên, tân niên, rầm tháng 7 âm lịch.
In paner, áp phích, bảng cảnh báo,...
- Bán hàng nội bộ (bán gà,...).
- Các công việc/dự án khác do trưởng phòng HSE&A giao
- Hỗ trợ và phối hợp với phòng HRBP trong các sự kiện công ty.
Yêu cầu công việc
Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên.
Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt.
Kỹ năng tổ chức và điều phối.
Khả năng chịu áp lực và xử lý tình huống.
Giao tiếp, tạo và phát triển quan hệ tốt với các cơ quan ban ngành.
Tinh thần trách nhiệm cao.
Quyền lợi được hưởng
Mức lương rất cạnh tranh: 8 - 10 triệu
Lương tháng 13, tăng lương 1 lần/năm;
Tham gia đầy đủ chế độ bảo hiểm theo Luật, đóng BH full lương; bảo hiểm 24/24; khám sức khỏe định kỳ hằng năm;
12 ngày nghỉ phép năm;
Tham gia các hoạt động ngoại khóa và teambuilding;
Cơ hội học hỏi, tham gia các khóa huấn luyện nội bộ, cơ hội phát triển và thăng tiến nhanh đến vị trí quản lý cấp cao.
JOLLIBEE là một câu chuyện thành công phi thường: từ 2 tiệm kem nhỏ hình thành vào năm 1975, chuyên bán các món ăn nóng và bánh mì kẹp thịt trở thành công ty với 7 cửa hàng vào năm 1978, chuyên về bơgơ, sau đó trở thành một công ty đã tạo nên cuộc cách mạng thức ăn nhanh tại Philippines.
Hiện nay, Jollibee là một thương hiệu toàn cầu, đang mở rộng vào thị trường thế giới qua những nổ lực và thử nghiệm – mang đến thức ăn ngon nhất và hướng đến những giá trị của gia đình nhằm tạo tiếng vang đến khách hàng mục tiêu. Tại Việt Nam, Jollibee đã có hơn 80 cửa hàng tại các thành phố lớn và các tỉnh Việt Nam. Jollibee cam kết mang đến cho khách hàng những phần ăn ngon miệng với giá cả phải chăng, phù hợp với khẩu vị từng vùng, cung cách phục vụ ân cần, hiệu quả, cửa hàng sạch sẽ. Từ những nền tảng này – cùng với lời nhắn nhủ về giá trị gia đình là những điều mà thương hiệu Jollibee đại diện là tiền đề để tạo nên sự phát triển của Jollibee Việt Nam trong tương lai.
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Nhân viên admin là gì?
Nhân viên Admin, viết tắt của Administrator, là người đảm nhận vai trò quan trọng trong việc quản lý và duy trì hoạt động của một hệ thống hoặc tổ chức. Công việc của họ bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau như quản lý tài khoản người dùng, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, cài đặt và cập nhật phần mềm, và giám sát bảo mật hệ thống. Họ thường phải làm việc cùng với các phòng ban khác để đảm bảo rằng mọi hoạt động trong tổ chức diễn ra một cách suôn sẻ và an toàn. Kỹ năng quản lý, sự am hiểu về công nghệ và khả năng giải quyết vấn đề là những yếu tố quan trọng mà một Nhân viên Admin cần phải có để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Mô tả công việc của Nhân viên Admin
Nhân viên Admin (Administrator) đóng vai trò quan trọng trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công việc của họ liên quan đến quản lý và duy trì các tác vụ hành chính cơ bản để hỗ trợ hoạt động hàng ngày của tổ chức. Dưới đây là một số nhiệm vụ cơ bản của Nhân viên Admin:
- Quản lý thông tin và tài liệu: Nhân viên Admin phải xử lý, lưu trữ và bảo quản các tài liệu quan trọng của tổ chức. Điều này bao gồm việc tạo, sắp xếp, và quản lý hồ sơ, báo cáo, và các tài liệu khác.
- Quản lý lịch trình và cuộc hẹn: Họ thường phải quản lý lịch trình cho nhóm hoặc người lãnh đạo, điều này bao gồm cả sắp xếp cuộc họp, hội nghị, và các sự kiện khác.
- Tiếp đón và hướng dẫn khách: Nhân viên Admin có thể đảm nhận vai trò tiếp đón và hướng dẫn khách đến vị trí cần thiết trong tổ chức.
- Quản lý trang thiết bị và vật tư văn phòng: Bao gồm việc kiểm soát, cập nhật và theo dõi vật tư văn phòng, thiết bị và nguyên liệu hoặc hỗ trợ việc mua sắm chúng.
- Quản lý thông tin liên lạc: Cung cấp hỗ trợ trong việc quản lý danh bạ, email, và các hệ thống thông tin liên lạc khác.
- Xử lý thư từ và cuộc gọi điện thoại: Nhân viên Admin thường sẽ xử lý thư từ đến, đảm bảo rằng thư được chuyển đến người chính xác, và điều phối cuộc gọi điện thoại.
- Hỗ trợ trong tổ chức sự kiện: Điều này bao gồm chuẩn bị tài liệu, sắp xếp trang thiết bị và hỗ trợ chung trong việc tổ chức các sự kiện hoặc hội nghị.
- Xử lý nhiệm vụ hành chính đa dạng: Các nhiệm vụ này có thể bao gồm đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, và các tác vụ hành chính khác theo yêu cầu.
- Hỗ trợ quản lý dự án: Nhân viên Admin có thể được yêu cầu hỗ trợ quản lý dự án bằng cách theo dõi tiến độ, chuẩn bị tài liệu, và cập nhật thông tin liên quan.
- Hỗ trợ công nghệ thông tin cơ bản: Họ có thể cung cấp hỗ trợ cơ bản về công nghệ, bao gồm cài đặt và cập nhật phần mềm, và giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhỏ.
Tóm lại, Nhân viên Admin giúp tổ chức hoạt động suôn sẻ bằng cách đảm bảo rằng các tác vụ hành chính cơ bản được thực hiện một cách hiệu quả và hỗ trợ các bộ phận khác trong tổ chức.
Nhân viên admin có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
104 - 143 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Nhân viên admin
Tìm hiểu cách trở thành Nhân viên admin, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân viên admin?
Yêu cầu tuyển dụng cho vị trí Nhân viên Admin thường bao gồm hai tiêu chí chính: kiến thức chuyên môn và kỹ năng cơ bản. Dưới đây là mô tả chi tiết cho mỗi tiêu chí:
Kiến thức chuyên môn
- Quản lý hồ sơ và tài liệu: Nhân viên Admin cần có khả năng quản lý tài liệu và hồ sơ của công ty một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc sắp xếp, lưu trữ và cập nhật thông tin liên quan.
- Sử dụng các công cụ văn phòng: Nhân viên Admin nên am hiểu về các phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace hoặc các công cụ tương tự.
- Kiến thức về hệ thống và quy trình công ty: Hiểu biết về cách hoạt động và quy trình trong công ty cũng là một yếu tố quan trọng. Điều này bao gồm quy trình nội bộ, cách thức giao tiếp và làm việc với các bộ phận khác.
- Các kỹ năng IT cơ bản: Khả năng giải quyết vấn đề cơ bản về máy tính và các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin là một lợi thế.
Kỹ năng cơ bản
- Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên Admin cần có khả năng giao tiếp rõ ràng, cả trong việc viết và nói. Điều này bao gồm khả năng truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu và hiệu quả.
- Kỹ năng tổ chức: Quản lý thời gian và công việc, sắp xếp các nhiệm vụ ưu tiên và đảm bảo rằng mọi việc diễn ra một cách trơn tru là rất quan trọng.
- Khả năng làm việc nhóm: Nhân viên Admin thường phải làm việc với nhiều bộ phận và các cá nhân khác nhau trong công ty. Việc có khả năng hòa nhập và làm việc cùng nhau là một yếu tố quan trọng.
- Tính nhạy bén và tỉ mỉ: Cẩn thận trong việc kiểm tra, xử lý và lưu trữ thông tin quan trọng là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và bảo mật của dữ liệu.
Những yêu cầu này có thể thay đổi tùy theo ngành công nghiệp và quy mô của công ty. Đối với mỗi vị trí, bạn nên kiểm tra rõ ràng yêu cầu cụ thể được liệt kê trong thông báo tuyển dụng.
Lộ trình thăng tiến của Nhân viên Admin
Mức lương trung bình của Nhân viên Admin tại Việt Nam khoảng từ 8 triệu - 15 triệu VND/tháng. Mức lương của từng cấp bậc thăng tiến trong vị trí Nhân viên Admin ở Việt Nam có thể biến đổi dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm khu vực, công ty, kinh nghiệm làm việc, và mức độ chuyên nghiệp của cá nhân.
- Đối với Sale admin, khoảng 8 triêu - 11 triêu VND/tháng.
- Nhân viên kinh doanh: 8 - 12 triệu đồng/tháng.
Lộ trình thăng tiến của Nhân viên Admin có thể khác nhau tùy thuộc vào công ty và ngành nghề cụ thể. Tuy nhiên, dưới đây là một ví dụ về lộ trình thăng tiến từ cấp bậc thấp nhất đến cấp bậc cao hơn trong lĩnh vực Quản trị hệ thống và hỗ trợ:
Thực tập sinh (Intern)
Thực tập sinh thường là người mới tốt nghiệp hoặc đang theo học. Họ được giao các nhiệm vụ cơ bản và học hỏi từ các nhân viên kinh nghiệm.
Nhân viên Admin cấp cơ bản (Junior Administrative Assistant)
Vị trí này là điểm khởi đầu trong lĩnh vực quản trị. Nhiệm vụ chính bao gồm hỗ trợ các công việc văn phòng, gửi và nhận thư từ, quản lý tài liệu cơ bản và hỗ trợ các nhân viên khác.
Thời gian ở vị trí này có thể kéo dài từ vài tháng đến 1-2 năm.
Nhân viên Admin trung cấp (Intermediate Administrative Assistant)
Người làm việc ở vị trí này đã tích lũy kinh nghiệm cơ bản và có thể đảm nhận các nhiệm vụ quản lý văn phòng phức tạp hơn. Có khả năng quản lý thời gian, lên lịch họp, và thực hiện các công việc liên quan đến quản lý tài liệu và thông tin.
Thời gian tại vị trí này có thể kéo dài từ 2-4 năm.
Chuyên viên Admin (Administrative Specialist)
Ở cấp bậc này, người làm việc đã có kiến thức và kỹ năng chuyên môn cao cấp trong lĩnh vực quản trị. Có thể thực hiện các dự án quản lý văn phòng, tối ưu hóa quy trình làm việc và hỗ trợ lãnh đạo cấp cao. Thường tham gia vào việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới.
Thời gian tại vị trí này có thể kéo dài từ 4-8 năm.
Quản lý Admin (Administrative Manager)
Vị trí quản lý yêu cầu có kinh nghiệm quản lý nhóm và nguồn lực văn phòng. Người làm việc ở vị trí này thường có trách nhiệm quản lý toàn bộ bộ phận quản trị và đảm bảo hoạt động văn phòng suôn sẻ. Thường tham gia vào việc định hình chiến lược quản lý văn phòng của công ty.
Thời gian tại vị trí này có thể kéo dài từ 8-15 năm.
Giám đốc Admin (Director of Administration)
Đây là vị trí cao cấp trong lĩnh vực quản trị, thường tham gia vào việc quản lý chiến lược và định hình hoạt động quản trị toàn bộ tổ chức. Có trách nhiệm đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy trình quản trị.
Thời gian để đạt được vị trí này có thể kéo dài từ 15 năm trở lên và yêu cầu nhiều kinh nghiệm và thành tựu xuất sắc.
Lưu ý rằng các cấp bậc và mô tả công việc có thể thay đổi tùy theo ngành công nghiệp và quy mô của công ty. Đối với mỗi cá nhân, việc thăng tiến còn phụ thuộc vào kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng lãnh đạo của từng người.