1. Chuyên viên Đặt lịch hẹn là gì? Mức lương hiện nay là bao nhiêu?

Chuyên viên đặt lịch hẹn (Specialists schedule appointments) là người phát triển kịch bản, đảm bảo cuộc gọi và chất lượng cuộc gọi,Nhận dữ liệu khách hàng từ Trưởng nhóm, Trưởng phòng. Liên hệ với khách hàng và đặt cuộc hẹn để khách hàng tới trải nghiệm các sản phẩm,...

Mức lương của Chuyên viên đặt lịch hẹn theo số năm kinh nghiệm

Hiện nay, có rất nhiều thông tin về việc tuyển dụng Chuyên viên đặt lịch hẹn, trong những thông tin tuyển dụng đó đều có đính kèm theo thông tin về mức lương Chuyên viên đặt lịch hẹn. Điều đó giúp cho các bạn có được những cơ hội để biết được mức lương của mình ra sao. Trong phần này, chúng tôi sẽ giúp các bạn có thể nắm được mức lương cơ bản của Chuyên viên đặt lịch hẹn theo số năm kinh nghiệm.  Mức lương thường 12.000.000 – 18.000.000 đồng/tháng.

2. Mô tả công việc của Chuyên viên đặt lịch hẹn

Chuyên viên đặt lịch hẹn làm việc ở những doanh nghiệp có quy mô khác nhau sẽ có công việc khác nhau ít nhiều. Các công việc chính thường bao gồm:

Quản lý và sắp xếp lịch hẹn

Công việc chính của Chuyên viên đặt lịch hẹn là quản lý và sắp xếp các cuộc hẹn cho cá nhân hoặc tổ chức. Điều này bao gồm việc tiếp nhận yêu cầu đặt hẹn từ khách hàng, đối tác, hoặc các phòng ban khác, và lên kế hoạch cho các cuộc hẹn phù hợp với lịch trình hiện có. Họ cần phải đảm bảo rằng các cuộc hẹn không bị trùng lặp và mọi thông tin liên quan được cập nhật chính xác vào hệ thống quản lý lịch. Việc điều chỉnh và thay đổi lịch hẹn khi có yêu cầu cũng là một phần quan trọng của công việc.

Tổ chức và điều phối các cuộc hẹn

Chuyên viên đặt lịch hẹn cũng chịu trách nhiệm tổ chức và điều phối các cuộc hẹn, bao gồm việc xác nhận thời gian, địa điểm và các yêu cầu đặc biệt liên quan đến cuộc hẹn. Họ cần phải liên hệ với các bên liên quan để xác nhận sự có mặt, gửi lời nhắc nhở trước cuộc hẹn và chuẩn bị các tài liệu hoặc thiết bị cần thiết. Trong trường hợp cần thiết, họ cũng có thể phải sắp xếp phương tiện đi lại hoặc các dịch vụ hỗ trợ khác để đảm bảo các cuộc hẹn diễn ra suôn sẻ.

Xử lý các yêu cầu và vấn đề phát sinh

Khi có các yêu cầu đặc biệt hoặc vấn đề phát sinh liên quan đến các cuộc hẹn, Chuyên viên đặt lịch hẹn cần phải xử lý chúng một cách hiệu quả. Điều này có thể bao gồm việc giải quyết các thay đổi đột xuất trong lịch trình, xử lý các khiếu nại hoặc yêu cầu từ khách hàng, và đảm bảo rằng các cuộc hẹn được tổ chức theo đúng yêu cầu và tiêu chuẩn. Họ cần phải có khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và linh hoạt để duy trì sự hài lòng của khách hàng và đảm bảo hoạt động diễn ra trơn tru.

3. 5 bước trong kịch bản đặt lịch hẹn với khách hàng mà bạn cần biết

Bước 1: Chào hỏi và tạo sự liên kết với khách

Bạn phải biết khi khách hàng bắt máy thì telesale chỉ có 3 – 5 giây để thu hút họ. Khoảng thời gian ngắn này sẽ quyết định gần 50% sự thành công của kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhằm gây ấn tượng với khách.

Chú ý cả về ngữ điệu khi chào hỏi ban đầu khi thực hiện kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng. Ngữ điệu của bạn không tốt sẽ cũng là một nhược điểm khiến khách hàng không có ấn tượng với bạn. Giọng của tư vấn viên nên nhẹ nhàng, dễ nghe, hoặc tốt hơn hết là nhanh một chút thể hiện sự nhiệt tình, hứng khởi, nói có nhấn nhá để người nghe có cảm xúc với chủ đề sắp nói.

Bước 2: Tạo ra sự tò mò ngay để gây ấn tượng

Hạn chế tối đa về việc hỏi thăm xã giao, đây là cuộc gọi về công việc. Nếu bạn vừa mới chào hỏi và nói thằng luôn rằng mình đến từ công ty bảo hiểm nhân thọ ABC hay công ty mối giới BĐS nào đó thì khách sẽ chán ngay. Thay vì gọi điện tư vấn một cách bình thường thì bạn cần những mẫu kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng làm kích thích sự tò mò để khách hàng không dập máy.

Bước 3: Thăm dò ý kiến từ khách hàng

Sau khi bạn đã thông báo khái quát nội dung thông tin hoặc trình bày vấn đề với khách, bạn nên lắng nghe phản ứng và sự chú ý của khách bằng cách đặt ngược lại câu hỏi mang tính chất thăm dò ý kiến. Điều này cũng giúp nhận diện khách hàng xem khách hàng này có thật sự tiềm năng hay không. Nếu khách hàng đưa ra những vấn đề mà họ gặp phải, đang cần bạn giải quyết hoặc tỏ ra hứng thú với lời mời của bạn, cơ hội để thiết lập cuộc hẹn đã đến rất gần.

Bước 4: kết thúc kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng bằng chốt lịch hẹn

Vì những lý do trên nên chúng ta có thể gặp nhau để trao đổi kĩ hơn không…? Đến bước này một số chuyên gia khuyên đưa ra phương pháp 2 chọn 1. Ví dụ: Tôi có thể gặp anh vào chiều nay hay sáng ngày mai? Hãy quyết định luôn ngày bạn muốn mời chứ đừng để khách hàng chủ động điều này. Nhiều khách hàng sẽ ngó lơ luôn lời đề nghị hẹn gặp nếu bạn không “trói buộc” ở bước này.

Bước 5: Xác nhận hẹn lại 1 lần nữa và cúp máy

Thêm một bước xác nhận lại thông tin và ghi luôn vào sổ tay hoặc phần mềm CRM quản lý thông tin khách hàng. Đồng thời cũng chúc họ một ngày may mắn và bày tỏ sự vui mừng/rất mong muốn được gặp họ vào buổi hẹn.

Tất cả kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng chỉ trong vòng tối đa là 3 phút mà thôi. Để tăng tăng tỉ lệ hẹn gặp khách hàng thành công thông qua những cuộc điện thoại, lời khuyên cho những cuộc gọi đầu tiên là: Các bạn hãy đọc, đọc và đọc y nguyên như trong kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng 100%. Sau khi mời được 4 người thành công và cảm thấy tự tin hơn thì bạn có thể linh hoạt hơn.

4. Một số mẫu lời mời trong kịch bản gọi điện hẹn gặp khách hàng

Cách mời gặp trực tiếp

Bạn gọi cho một khách hàng tên Hương làm kế toán văn phòng. “Chào chị Hương, không biết chị có đang tiện nghe máy bây giờ không ạ. Em sẽ nói nhanh thôi chỉ mất khoảng 2 phút thôi. Sắp tới bên em sẽ ra mắt một dự án mới và giám đốc đang tìm một vài nhà đầu tư thông minh để hợp tác. Tôi nghĩ ngay đến vợ chồng chị. Em biết chị Hương rất muốn dành nhiều thời gian hơn cho con cái mà không phải làm việc nhiều, đó chính là những lý do tôi muốn nói chuyện với anh chị để triển khai kế hoạch này.

Sau 3 tháng đầu tư lợi nhuận dự kiến từ 10-20%. Em xin phép gặp anh chị vào tối thứ Ba, lúc 7h30 để trao đổi chi tiết hơn nhé”, Okie, Tối thứ Ba. Vâng, nếu có gì thay đổi thì chị gọi cho em trước nhé. Gặp lại anh chị sau, tạm biệt”

Mời đến tham dự hội thảo