1. Nhân Viên Hiện Trường là gì?

Nhân viên hiện trường (Operation staff) hay OPS là một vị trí rất quan trọng trong ngành logistics. Nhiệm vụ của họ là tiếp nhận, xử lý chứng từ, thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu để đảm bảo hàng hóa lưu thông nhanh chóng và hiệu quả. Họ thường làm việc tại cảng, kho bãi, các cơ quan thuế và hải quan.

2. Nhân Viên Hiện Trường thuộc bộ phận nào?

Nhân viên hiện trường, hay còn được gọi là nhân viên vận hành (OPS - Operations), thường thuộc bộ phận giao nhận, bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận Logistics trong một công ty, đặc biệt là các công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics:

Bộ phận Giao nhận (Operations/ OPS)

Đây là bộ phận chính mà nhân viên hiện trường trực thuộc. Bộ phận này chịu trách nhiệm về các hoạt động liên quan đến thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, từ khâu nhận chứng từ, làm thủ tục hải quan, đến giao nhận hàng tại cảng, sân bay hoặc kho bãi.

Bộ phận Xuất nhập khẩu (Import-Export Department)

Trong một số công ty, nhân viên hiện trường có thể nằm trong bộ phận xuất nhập khẩu tổng thể, phối hợp chặt chẽ với các nhân viên chứng từ và kinh doanh để đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.

Bộ phận Logistics

Ở các công ty logistics, nhân viên hiện trường là một phần không thể thiếu của bộ phận logistics, tham gia vào quá trình vận chuyển, lưu trữ và phân phối hàng hóa.

Tóm lại, nhân viên hiện trường thường gắn liền với các hoạt động thực địa, xử lý các thủ tục liên quan đến hàng hóa tại các địa điểm như cảng, sân bay, kho bãi. Vì vậy, họ thường thuộc các bộ phận có liên quan trực tiếp đến các hoạt động này như giao nhận, xuất nhập khẩu hoặc logistics.

3. Nhân Viên Hiện Trường tiếng Anh là gì?

"Nhân viên hiện trường" trong tiếng Anh có một số cách dịch, tùy thuộc vào ngữ cảnh và lĩnh vực cụ thể. Vị trí này có thể được dịch là Operation Staff (OPS), Field Staff/ Field Officer, On-site Staff/ On-site Personnel, hoặc Ground Staff tùy thuộc vào ngữ cảnh cụ thể. Trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Operation Staff (OPS) là cách dịch được sử dụng phổ biến và chính xác nhất.

Operation Staff (OPS)

Đây là cách dịch phổ biến nhất, đặc biệt trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu và vận hành. OPS là viết tắt của Operations, chỉ những người làm việc trực tiếp tại hiện trường, thực hiện các hoạt động vận hành.

Field Staff/ Field Officer

Cách dịch này thường được sử dụng trong các lĩnh vực như khảo sát, nghiên cứu thị trường, hoặc các tổ chức phi chính phủ, chỉ những người làm việc trực tiếp trên địa bàn, thu thập dữ liệu hoặc thực hiện các hoạt động tại chỗ.

On-site Staff/ On-site Personnel

Cách dịch này nhấn mạnh việc nhân viên làm việc "tại chỗ," "tại địa điểm," thường được sử dụng trong các lĩnh vực như xây dựng, kỹ thuật, hoặc bảo trì, chỉ những người làm việc trực tiếp tại công trình, nhà máy hoặc địa điểm cụ thể.

Ground Staff

Trong ngành hàng không, "ground staff" chỉ những nhân viên làm việc tại mặt đất của sân bay, bao gồm nhiều vị trí khác nhau như nhân viên làm thủ tục check-in, nhân viên xử lý hành lý, nhân viên điều phối bay...

4. Lương của Nhân Viên Hiện Trường có cao không?

Trong thị trường lao động, nhân viên hiện trường được đánh giá là công việc có mức lương khá ổn. Tuỳ vào từng doanh nghiệp mức lương của bạn cũng sẽ có thay đổi, nhưng thông thường sẽ ở mức trung bình sẽ dao động từ 10.000.000 - 15.000.000 đồng/ tháng. Nếu tính thêm các khoản thưởng và phụ cấp mức lương có thể lên tới 18.000.000 – 20.000.000 đồng/tháng.

Theo lộ trình thăng tiến

Nhìn chung, mức lương của nhân viên hiện trường có tiềm năng tăng trưởng tốt theo lộ trình thăng tiến và kinh nghiệm làm việc

Theo khu vực

Mức chênh lệch về thu nhập giữa Nhân viên hiện trường làm việc tại các thành phố lớn và các tỉnh thành khác có thể lên đến 20-30%, thậm chí cao hơn đối với các Nhân viên hiện trường có trình độ cao, kinh nghiệm dày dặn.

5. Mô tả các công việc của Nhân Viên Hiện Trường

Trên thực tế, tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoặc mặt hàng của công ty thì công việc của một nhân viên hiện trường xuất nhập khẩu sẽ có sự khác nhau. Nhìn chung, bạn sẽ cần làm những công việc như: 

Giám sát và bảo đảm an ninh và an toàn

Nhân viên hiện trường đảm bảo an ninh và an toàn cho khu vực bằng cách thực hiện các biện pháp giám sát như tuần tra, kiểm tra hệ thống an ninh, và giám sát camera. Họ cũng có nhiệm vụ phát hiện và xử lý các tình huống bất thường như xâm nhập, hành vi gây phiền hà, và các sự cố an ninh khác.

Giải quyết sự cố và hỗ trợ khách hàng

Nhân viên hiện trường phải có khả năng giải quyết các vấn đề và cung cấp hỗ trợ cho khách hàng trong khu vực. Điều này bao gồm giải đáp thắc mắc của khách hàng, hướng dẫn và hỗ trợ trong các tình huống khẩn cấp như hỏa hoạn, tai nạn, hoặc cần sự can thiệp.

Giám sát và bảo trì các thiết bị và hạ tầng kỹ thuật

Nhân viên hiện trường thường được giao nhiệm vụ giám sát và bảo trì các thiết bị và hạ tầng kỹ thuật trong khu vực. Điều này có thể bao gồm việc kiểm tra, bảo trì, và báo cáo về tình trạng của các hệ thống điện, nước, thông gió, điều hòa không khí, và hệ thống an ninh.

Báo cáo và giao tiếp

Nhân viên hiện trường có trách nhiệm lập báo cáo về các hoạt động, sự cố, và các sự kiện quan trọng diễn ra trong khu vực cho quản lý hoặc các bên liên quan. Họ cũng thường phải duy trì mối liên lạc với các đơn vị khác trong tổ chức hoặc với các cơ quan bên ngoài nhằm đảm bảo thông tin được trao đổi và xử lý một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Những công việc này đòi hỏi nhân viên hiện trường phải có kỹ năng quản lý thời gian tốt, khả năng phán đoán và xử lý tình huống nhanh chóng, cũng như sự kiên nhẫn và sự chủ động trong giải quyết các vấn đề xuất hiện trong quá trình làm việc hàng ngày.

6. Nhân Viên Hiện Trường cần học những gì?

Để trở thành một Nhân viên Hiện trường (OPS) giỏi, bạn cần trang bị cho mình kiến thức chuyên môn vững chắc và các kỹ năng mềm cần thiết. Dưới đây là những điều quan trọng mà một Nhân viên Hiện trường cần học:

Kiến thức chuyên môn

Kiến thức chuyên môn về xuất nhập khẩu đóng vai trò nền tảng cho bất kỳ ai muốn làm việc trong lĩnh vực này. Trước hết, cần nắm vững các kiến thức về xuất nhập khẩu, bao gồm quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, từ khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, kiểm tra hàng hóa đến vận chuyển và giao nhận. Hiểu rõ các loại hình xuất nhập khẩu, bao gồm nhập khẩu (mua hàng từ nước ngoài), xuất khẩu (bán hàng ra nước ngoài), tạm nhập tái xuất (nhập khẩu hàng hóa vào một quốc gia và sau đó xuất khẩu lại sang quốc gia khác), và gia công (nhận nguyên liệu từ nước ngoài để sản xuất và sau đó xuất khẩu sản phẩm). Các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms) như FOB, CIF, EXW... quy định rõ trách nhiệm và chi phí giữa người mua và người bán trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Các phương thức thanh toán quốc tế như L/C (Thư tín dụng), T/T (Chuyển tiền điện tử) đảm bảo an toàn và hiệu quả cho các giao dịch quốc tế.

Bên cạnh đó, kiến thức về luật pháp và các quy định liên quan đến hải quan (ví dụ: Luật Hải quan, các nghị định, thông tư hướng dẫn), thuế (ví dụ: thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng), kiểm dịch (kiểm dịch động thực vật, kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm), và các quy định chuyên ngành khác là vô cùng quan trọng để tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro pháp lý. Ngoài ra, Kiến thức về logistics bao gồm vận tải (đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt), kho bãi (quản lý kho, lưu trữ hàng hóa), và quản lý chuỗi cung ứng (tối ưu hóa quá trình vận chuyển và phân phối hàng hóa) giúp công việc diễn ra trôi chảy và hiệu quả.

Cuối cùng, không thể thiếu kiến thức về chứng từ xuất nhập khẩu, bao gồm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) ghi chi tiết về hàng hóa và giá trị giao dịch, phiếu đóng gói (Packing List) liệt kê số lượng và cách đóng gói hàng hóa, vận đơn (Bill of Lading cho vận tải biển, Air Waybill cho vận tải hàng không) chứng nhận việc vận chuyển hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, và các giấy phép, chứng nhận khác (ví dụ: giấy chứng nhận chất lượng, giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu) tùy thuộc vào loại hàng hóa và quy định của từng quốc gia. Nắm vững những kiến thức này sẽ giúp Nhân viên Hiện trường xử lý công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Kỹ năng 

Kỹ năng chuyên môn của một Nhân viên Hiện trường đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn của nhiều kỹ năng quan trọng. Kỹ năng giao tiếp là yếu tố then chốt, bao gồm khả năng giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, cơ quan hải quan và các bên liên quan, cùng với khả năng thuyết phục, đàm phán và xử lý tình huống một cách khéo léo, diễn đạt rõ ràng, mạch lạc bằng cả lời nói và văn bản. Kỹ năng xử lý vấn đề giúp phân tích, đánh giá và đưa ra giải pháp cho các tình huống phát sinh trong công việc. Song song với kỹ năng mềm này, đó là kỹ năng làm việc nhóm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả với các thành viên trong nhóm và các bộ phận khác. Một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng khác đó là kỹ năng quản lý thời gian giúp sắp xếp công việc hợp lý, đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.

Trong môi trường làm việc quốc tế, kỹ năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, đóng vai trò quan trọng. Kỹ năng tin học, bao gồm sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng, email và các phần mềm chuyên dụng trong lĩnh vực logistics, hỗ trợ đắc lực cho công việc. Bên cạnh đó, Nhân viên Hiện trường cần có kỹ năng điều phối vận chuyển, bao gồm sắp xếp lịch trình vận chuyển, lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp và đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng thời gian và địa điểm. Cuối cùng, kỹ năng kiểm tra và nghiệm thu hàng hóa, bao gồm kiểm tra số lượng, chất lượng, tình trạng hàng hóa, lập biên bản và xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo chất lượng hàng hóa và tuân thủ các quy định. 

7. Tìm việc Nhân Viên Hiện Trường ở đâu?

Có rất nhiều kênh để bạn tìm việc Nhân viên Hiện trường, tùy thuộc vào mục tiêu và sở thích của bạn. Dưới đây là một số kênh phổ biến và hiệu quả:

Các trang web tuyển dụng trực tuyến

Đây là kênh phổ biến nhất hiện nay, với rất nhiều tin tuyển dụng được cập nhật liên tục. Một số trang web uy tín bạn nên tham khảo:

VietnamWorks: Một trong những trang web tuyển dụng lớn nhất tại Việt Nam, với nhiều tin tuyển dụng từ các công ty lớn và nhỏ.
CareerBuilder: Trang web tuyển dụng quốc tế với nhiều cơ hội việc làm tại Việt Nam.
Indeed: Trang web tìm kiếm việc làm toàn cầu, cho phép bạn tìm kiếm theo từ khóa, địa điểm và mức lương.
TopCV: Trang web cung cấp dịch vụ tạo CV chuyên nghiệp và tìm kiếm việc làm.
Joboko: Trang web tuyển dụng tập trung vào các vị trí cấp trung và cấp cao.

Mạng xã hội

LinkedIn: Mạng xã hội chuyên nghiệp, nơi bạn có thể kết nối với các nhà tuyển dụng và tìm kiếm việc làm. Hãy cập nhật hồ sơ cá nhân đầy đủ và tham gia các nhóm liên quan đến Logistics/Xuất nhập khẩu.
Facebook: Nhiều công ty đăng tin tuyển dụng trên fanpage của họ hoặc trong các nhóm tuyển dụng. Hãy tìm kiếm các nhóm liên quan đến Logistics/Xuất nhập khẩu hoặc tuyển dụng tại địa phương của bạn.

Các công ty tuyển dụng (Headhunter/Recruitment Agency)

Các công ty này chuyên tìm kiếm ứng viên cho các vị trí khó tuyển hoặc các vị trí cấp cao. Nếu bạn có kinh nghiệm và kỹ năng tốt, hãy liên hệ với các công ty này để được tư vấn và giới thiệu việc làm.

Website công ty

Truy cập trực tiếp website của các công ty Logistics, Xuất nhập khẩu mà bạn quan tâm để xem thông tin tuyển dụng.

Xem thêm: 

Việc làm Điều phối Logistics mới nhất 

Việc làm Nhân viên thu mua đang tuyển dụng