1. Trưởng nhóm truyền thông nội bộ là gì?

Trưởng Nhóm Truyền Thông Nội Bộ là người đứng đầu trong việc quản lý và hướng dẫn chiến lược truyền thông nội bộ của tổ chức. Nhiệm vụ chính của họ là xây dựng và thực hiện kế hoạch giao tiếp nội bộ, đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả và đồng bộ. Trong vai trò này, họ chịu trách nhiệm về việc tạo ra môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy tinh thần đồng đội và tạo ra sự hiểu biết chung về mục tiêu và giá trị của tổ chức. Trưởng Nhóm Truyền Thông Nội Bộ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết xung đột, duy trì hình ảnh tích cực của tổ chức và tạo cơ hội cho sự tương tác và đóng góp của nhân viên. 

2. Mức lương và mô tả công việc của Trưởng nhóm truyền thông nội bộ hiện nay

Mức lương của Trưởng nhóm truyền thông nội bộ hiện nay

Ở Việt Nam, mức lương của Trưởng nhóm truyền thông nội bộ thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, vị trí công việc, địa điểm làm việc và công ty mà họ làm việc. Dưới đây là một phân tích tổng quát về mức lương của Trưởng nhóm truyền thông nội bộ tại Việt Nam theo trình độ khác nhau::

Mô tả công việc của Trưởng nhóm truyền thông nội bộ

Phát triển các chiến lược truyền thông nội bộ

Hợp tác chặt chẽ với ban lãnh đạo và các bộ phận khác để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ. Đảm bảo rằng chiến lược này phản ánh chính xác giá trị và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Sử dụng tư duy chiến lược để đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải một cách phù hợp và liên quan đến chiến lược tổ chức. Chịu trách nhiệm quản lý hệ thống email nội bộ để đảm bảo thông tin được phân phối một cách hiệu quả và đồng nhất. Quản lý và phát triển intranet nhằm tạo ra một nền tảng dễ tiếp cận và thân thiện với người dùng để chia sẻ thông tin.

Tổ chức các sự kiện trong nội bộ 

Chịu trách nhiệm tổ chức các sự kiện nội bộ như hội nghị, buổi hướng dẫn, và các hoạt động team-building để tạo ra không khí tích cực và tăng cường tinh thần làm việc. Hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo sự kiện phản ánh đúng thông điệp và mục tiêu tổ chức. Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các bộ phận khác nhằm đảm bảo thông tin được chia sẻ một cách hiệu quả và liền mạch. Hỗ trợ các bộ phận trong việc phát triển thông điệp và phương tiện truyền thông nội bộ.

Định hình văn hóa tổ chức

Nhiệm vụ của Nhân viên truyền thông nội bộ là phát triển ý tưởng tổ chức các sự kiện và hoạt động này, lập dự trù kinh phí tổ chức sao cho phù hợp với tình hình của công ty, chuẩn bị kế hoạch truyền thông chiến lược cho công ty, thực hiện các công việc truyền thông theo kế hoạch, trong ngân sách và đáp ứng thời hạn, làm việc với bộ phận marketing để xuất bản thông tin liên quan tới hoạt động, hình ảnh của công ty. Đảm bảo chiến lược truyền thông phù hợp và phản ánh tầm nhìn chiến lược của công ty.

Trưởng nhóm truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc định hình văn hóa tổ chức và giữ cho nhân viên kết nối với nhau và với mục tiêu chung của tổ chức. Đồng thời, vai trò này đòi hỏi sự sáng tạo, kỹ năng quản lý, và khả năng tương tác với nhiều bộ phận và cấp bậc trong tổ chức.

Báo cáo kết quả chiến dịch truyền thông nội bộ cho ban lãnh đạo

Sau mỗi chiến dịch truyền thông tiến hành đánh giá hiệu quả của chiến dịch, lập ra báo cáo cho ban lãnh đạo. Qua các báo cáo này, ban lãnh đạo sẽ biết được mục tiêu chiến dịch có phù hợp với mục tiêu phát triển kinh doanh hay không và sẽ có những điều chỉnh cần thiết cho các chiến dịch kế tiếp.

3. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của phòng PR hay phòng Nhân sự?

Ai mới nhà người giữ trách nhiệm truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp bạn? Phòng nhân sự hay phòng PR? Đây vẫn là một trong những câu hỏi gây nhiều tranh cãi vì mỗi phòng đều có những công việc và đặc thù riêng có liên quan đến truyền thông nội bộ.

Phòng PR thì có chuyên môn về truyền thông và biết cách để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào? 

Rất may là sự tranh cãi này đã có câu trả lời. Theo như kết quả cuộc khảo sát trên 1000 nhân viên truyền thông nội bộ và đối ngoại được đăng trên tạp chí quản lý nhân sự của doanh nghiệp Karian & Box tại Anh, 53% người được hỏi trả lời rằng truyền thông nội bộ luôn là một phần của công tác quản lý nhân sự và chiến dịch nhân sự.

Điều này cũng đúng thôi, vì xét cho cùng, công tác quản lý nhân sự vẫn lấy nhân viên làm trung tâm. Còn đối với những người làm truyền thông, đặc biệt là với những ai xuất thân trong ngành, đôi khi lại rất lạ lẫm với tiếng nói của nhân sự và hành động trong tổ chức.

Để có thể làm tốt công tác truyền thông nội bộ, cho dù doanh nghiệp có chọn cách nào đi chăng nữa thì cũng nên chọn ra một nhân viên chuyên về lĩnh vực này. Nhân viên này cần phải hiểu rõ các vấn đề nội bộ trong chính doanh nghiệp và phải sở hữu tầm ảnh hưởng nhất định tới các nhân viên khác, để họ có thể đóng góp vào quá trình ra quyết định của toàn bộ doanh nghiệp ngay từ đầu.

4. So sánh quản trị truyền thông nội bộ và ngoại bộ

Điểm chung của quản trị truyền thông nội bộ và ngoại bộ

Cần có một kế hoạch lâu dài và cụ thể

Mọi nhà quản trị nên biết rằng truyền thông bên ngoài luôn đòi hỏi một kế hoạch cụ thể dựa trên kết quả phân tích, thống kê và thử nghiệm (nếu có). Kế hoạch này phải tính đến cả tương lai gần và triển vọng dài hạn cho sự phát triển của công ty. Nếu bạn làm điều đó một cách tự phát và vì niềm vui của riêng bạn, thì công ty không chỉ lãng phí tài nguyên mà còn làm hỏng hình ảnh của công ty.

Đối với truyền thông nội bộ cũng vậy, một kế hoạch cụ thể sẽ giúp tạo ra lợi ích từ sự tương tác giữa Doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên. Có thể thực hiện đánh giá tình hình để xác định đối tượng và nguồn lực cần chuẩn bị. Doanh nghiệp cũng có thể thực hiện song song kế hoạch và đo lường để có được con số chính xác nhất.

Thông tin trung thực, chính xác với thực tế

Trong quá trình giao tiếp với bên ngoài, các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm/dịch vụ, mục tiêu đạt được, năng suất… tất cả những điều này phải được xác minh từ trước đó. Mọi hành vi xảo trá, khoe khoang, “treo đầu dê bán thịt chó” để cầu danh, cầu lợi đều phải bị lên án.

Cần tương tác đa chiều trong quá trình truyền thông

Khi cố gắng giao tiếp với thế giới bên ngoài, các công ty mong đợi phản hồi từ công chúng, đặc biệt là khách hàng tiềm năng. Mặc dù quảng cáo thường mang lại kết quả tốt nhất, nhưng nó cũng tiềm ẩn những rủi ro, tiêu cực. Bạn cần chú ý nhiều hơn đến luật pháp, các quy tắc ngầm, phong tục,…để có phản hồi tốt nhất.

Sự khác nhau trong quản trị truyền thông nội bộ và ngoại bộ

Kênh truyền thông sử dụng

Kênh truyền thông ngoại bộ rộng rãi và hiệu quả nhất là các phương tiện thông tin đại chúng. Đó là việc sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng như truyền hình, báo chí, bảng hiệu, tờ rơi, catalog, brochure… Kênh truyền thông này có sức mạnh phổ biến rộng rãi mọi vấn đề công cộng và dễ gây tác động đến lý trí và tình cảm. Bạn có thể sử dụng hình ảnh, âm thanh, video… sinh động để thu hút sự chú ý.

Về truyền thông nội bộ, các hình thức triển khai có vẻ hạn chế, nhưng thực tế lại rất đa dạng. Đây có thể là các phương tiện truyền thông phổ biến như email, website, các bài phát thanh nội bộ, bảng tin,… hướng đến nhân viên công ty; gặp gỡ cá nhân; hay các bài phát biểu, khảo sát, trao đổi cởi mở giữa quản lý và nhân viên. Nếu nhìn theo hướng đặc trưng của Doanh nghiệp, bạn cũng có thể tổ chức các chương trình trò chơi nội bộ và trao giải thưởng xứng đáng hoặc đào tạo nhóm.

Mục đích truyền thông

Đối với truyền thông công chúng, mục đích của Doanh nghiệp sẽ là quảng bá hình ảnh, thương hiệu hoặc các sản phẩm, dịch vụ nhằm xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa doanh nghiệp và công chúng

Trong khi đó, truyền thông nội bộ nhằm truyền tải thông tin, thông điệp để xây dựng mối quan hệ gắn bó, gắn kết những cá nhân trong Doanh nghiệp thành một tập thể vững mạnh, thống nhất.

5. Một người làm truyền thông nội bộ cần tố chất gì?

Người làm truyền thông nội bộ không phải là công cụ của người quản lý để đi đàn áp tâm trí, chiêu trò tâm lý, mụ mị nhân viên. Họ cũng không phải là Ban chấp hành công đoàn đấu tranh bảo vệ quyền lợi nhân viên. Họ là người trung gian giúp cho các bên hiểu nhau, hướng về một lựa chọn hài hoà nhất. Hoạt động truyền thông nội bộ nói cho cùng vẫn xoay quanh Tâm – Tình con người. Do đó, có 2 kỹ năng quan trọng nhất cần có trong truyền thông nội bộ chính là: Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng và kỹ năng “tâm truyền thông”.

• Khả năng lắng nghe nguyện vọng của mọi người để hiểu trọn được nguyện vọng của họ, từ đó mới có thể dàn xếp thoả đáng theo điều kiện của công ty. Khi con người đã hiểu nhau, sự tin tưởng sẽ xuất hiện, khi đó mọi vấn đề dễ được giải quyết.
• Kỹ năng “tâm truyền thông” của người làm truyền thông nội bộ là kỹ năng giao tiếp chân thành, tôn trọng nhau, có cái tâm, trách nhiệm với lời nói, cách hành xử, đứng đắn và minh bạch.

• Luôn chuẩn bị chu đáo: Một người làm truyền thông tốt là người có thể lôi cuốn, thu hút sự chú ý của khán giả, phải có quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng, thật cẩn thận và luôn có những phương án dự phòng.

• Dám kêu gọi hành động: Đây là việc là không thể thiếu để đánh giá hiệu quả của người làm truyền thông. Một người làm truyền thông tốt phải biết cách khơi gợi cảm hứng, kích thích hành động, hướng khán giả đến điều mình muốn.

>> Xem thêm: Việc làm Thực tập sinh truyền thông nội bộ tuyển dụng 

>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên truyền thông nội bộ tuyển dụng 

>> Xem thêm: Việc làm Trưởng nhóm truyền thông nội bộ tuyển dụng