Mô tả công việc của vị trí Nhân viên hỗ trợ văn phòng

Trực quầy lễ tân văn phòng

Nhiệm vụ chính của nhân viên trực quầy lễ tân văn phòng gồm có:

Trả lời điện thoại của khách hàng khi họ liên hệ công việc hoặc yêu cầu gì đó đến công ty. Xử lý thông tin sơ bộ và hướng dẫn khách hàng đến những phòng, ban hay bộ phận chức năng để liên hệ công việc. Hỗ trợ sắp xếp phòng hợp và các cuộc họp diễn ra tại công ty. Tổ chức thực hiện hội thảo, lớp học của công ty nếu có

Công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ

Tiếp nhận các hồ sơ, chứng từ, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến các phòng, ban, bộ phận chức năng Xử lý công văn, giấy mời, tài liệu, văn bản gửi ra bên ngoài đối tác, cơ quan hoặc khách hàng theo yêu cầu của cấp trên. tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ giấy tờ, công văn, văn bản nhận được trên hệ của công ty

Tiếp đón khách hàng, đối tác 

Tiếp đón khách hàng, đối tác đến văn phòng, giới thiệu và hướng dẫn khách đến bộ phận liên quan. Quản lý lịch hẹn của lãnh đạo, sắp xếp phòng họp, tiếp nhận, phân loại, lưu trữ, bảo quản công văn, văn bản, hồ sơ của công ty. Soạn thảo văn bản đơn giản theo hướng dẫn, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng. Mua sắm vật tư, dụng cụ cần thiết cho văn phòng. In ấn, photo tài liệu.

Hỗ trợ dự án của công ty

Đối với những công ty có nhiều dự án lớn sẽ cần sự góp sức của nhân viên văn phòng đảm nhiệm hỗ trợ dự án của công ty. Chức năng của họ như sau: chuẩn bị tài liệu, in tài liệu, giấy tờ, hồ sơ, xin chữ ký, xin dấu của người chịu trách nhiệm của dự án, chuẩn bị phương tiện di chuyển, nơi nghỉ ngơi và chế độ ăn uống cho nhân viên thực hiện dự án.

Yêu cầu tuyển dụng của Nhân viên hỗ trợ văn phòng

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, Nhân viên hỗ trợ văn phòng cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan: 

Yêu cầu bằng cấp và kiến thức chuyên môn 

• Trình độ học vấn: Ứng viên cần có bằng Cao đẳng hoặc Đại học trong các lĩnh vực liên quan như Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Kinh tế, hoặc các ngành học tương tự. Bằng cấp này cung cấp nền tảng cơ bản về quản lý tổ chức, quy trình hành chính và các kỹ năng giao tiếp cần thiết cho công việc.

• Kiến thức chuyên môn: Ứng viên cần có hiểu biết về các quy trình hành chính, quản lý tài liệu và tổ chức cuộc họp. Kiến thức về các quy định pháp lý liên quan đến hành chính và quản lý nhân sự cũng là một lợi thế. Ngoài ra, sự quen thuộc với các phần mềm văn phòng và hệ thống quản lý tài liệu là rất quan trọng, vì nó giúp ứng viên thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả.

Yêu cầu về kỹ năng

• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là yếu tố then chốt cho Nhân viên hỗ trợ văn phòng. Ứng viên cần có khả năng sắp xếp và ưu tiên công việc, điều phối các cuộc họp và quản lý lịch trình một cách hiệu quả. Kỹ năng này bao gồm khả năng lập kế hoạch, phân tích công việc và duy trì hiệu quả trong việc xử lý các nhiệm vụ đa dạng đồng thời đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn.

• Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp tốt là yêu cầu không thể thiếu đối với Nhân viên hỗ trợ văn phòng. Ứng viên cần có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác, từ việc trả lời điện thoại và xử lý email đến việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện. Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng lắng nghe, nói và viết để tương tác hiệu quả với đồng nghiệp, cấp trên và các bên liên quan.

• Thành thạo các công cụ văn phòng: Nhân viên hỗ trợ văn phòng cần phải thành thạo trong việc sử dụng các công cụ văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm quản lý tài liệu khác. Khả năng sử dụng thành thạo các công cụ này giúp ứng viên thực hiện các nhiệm vụ văn phòng một cách nhanh chóng và chính xác, từ việc soạn thảo tài liệu đến việc quản lý dữ liệu và báo cáo.

Yêu cầu khác

• Kinh nghiệm làm việc: Mặc dù không bắt buộc, nhưng có từ 1-2 năm kinh nghiệm làm việc trong các vị trí hành chính hoặc hỗ trợ văn phòng sẽ là một lợi thế. Kinh nghiệm này giúp ứng viên nhanh chóng làm quen với các quy trình và trách nhiệm của công việc, đồng thời chứng minh khả năng làm việc hiệu quả trong môi trường văn phòng.

• Tính cách và thái độ làm việc: Ứng viên cần có thái độ làm việc chuyên nghiệp, cẩn thận và tỉ mỉ, với tinh thần trách nhiệm cao. Sự chủ động trong công việc, khả năng làm việc dưới áp lực và tinh thần hợp tác là những yếu tố quan trọng để thành công trong vai trò này. Thái độ tích cực và sự cầu tiến trong công việc sẽ giúp ứng viên nổi bật và đạt được thành công lâu dài.

Lộ trình thăng tiến của Nhân viên hỗ trợ văn phòng 

Lộ trình thăng tiến của Nhân viên hỗ trợ văn phòng có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này.

1. Nhân viên hỗ trợ văn phòng

Mức lương: 7 - 9 triệu/ tháng 

Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm 

Nhân viên hỗ trợ văn phòng có những công việc bao gồm quản lý tài liệu, thực hiện các hoạt động văn phòng, trả lời điện thoại, quản lý lịch làm việc và điều hành các dự án, chỉ đạo công việc của các thành viên khác trong công ty. Hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh, quản lý và tổ chức của một công ty.

>> Đánh giá: Vị trí Nhân viên hỗ trợ văn phòng là phù hợp cho những người đã có ít nhất từ 1 năm kinh nghiệm làm việc trong các công việc hành chính hoặc văn phòng và muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường chuyên nghiệp hơn. Ứng viên cho vị trí này cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng và khả năng xử lý các công việc hành chính hàng ngày là rất quan trọng. 

Đọc thêm: Việc làm Nhân viên hỗ trợ văn phòng đang tuyển dụng

2. Quản lý Văn phòng

Mức lương: 12 - 30 triệu/ tháng 

Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm 

Quản lý Văn phòng là một vai trò quan trọng trong môi trường văn phòng và tổ chức. Người Quản lý Văn phòng có nhiệm vụ đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong hoạt động hàng ngày của văn phòng. Công việc của họ bao gồm quản lý lịch trình, thực hiện các nhiệm vụ hành chính, xử lý thư tín, quản lý tài liệu và thông tin, cung cấp hỗ trợ cho nhân viên và khách hàng, và duy trì sự giao tiếp trong tổ chức.

>> Đánh giá: Vị trí Quản lý Văn phòng là sự lựa chọn lý tưởng cho những ai có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, đồng thời có khả năng giao tiếp và xử lý thông tin hiệu quả. Công việc này đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết, khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức. 

Đọc thêm: Việc làm Quản lý Văn phòng mới tuyển dụng

5 bước giúp Nhân viên hỗ trợ văn phòng thăng tiến nhanh trong trong công việc

Nâng cao kỹ năng và kiến thức

Tham gia các khóa học đào tạo để nâng cao kỹ năng chuyên môn và kiến thức liên quan đến công việc hỗ trợ văn phòng như quản lý văn phòng, thủ tục hành chính, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng chuyên dụng, tự học hỏi qua sách vở, tài liệu, tham gia các hội thảo, hội nghị chuyên ngành để cập nhật kiến thức mới nhất, học tiếng Anh hoặc một ngôn ngữ nước ngoài khác để nâng cao khả năng giao tiếp và mở ra cơ hội thăng tiến trong công việc.

Nâng cao hiệu quả công việc

Hoàn thành tốt công việc được giao một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, tích cực tham gia các dự án của công ty để thể hiện năng lực và khả năng làm việc nhóm của bản thân, đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả công việc, luôn chủ động trong công việc, tìm kiếm giải pháp mới để giải quyết vấn đề, thể hiện tinh thần sáng tạo trong công việc.

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và cấp trên

Giao tiếp cởi mở, hợp tác với đồng nghiệp để hoàn thành tốt công việc chung, tôn trọng và hỗ trợ đồng nghiệp trong công việc, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người, luôn thể hiện thái độ tích cực, chuyên nghiệp trong công việc và giao tiếp với đồng nghiệp và cấp trên.

Phát triển tư duy phản biện

Ngày nay, tư duy phản biện là một kỹ năng sống được đề cao trong môi trường doanh nghiệp cũng như trong việc phát triển kỹ năng tư duy, đàm phán, phân tích vấn đề. Những cá nhân có kỹ năng tư duy phản biện thường có quan điểm cá nhân nổi trội và được đánh giá cao giữa tập thể. Thật vậy, không phải lúc nào ý kiến của cấp trên cũng hoàn toàn đúng, do đó bạn cần có tư duy phản biện để có thể đưa ra ý kiến trong những buổi họp quan trọng.

Hoạch định và lập kế hoạch tốt

Để một văn phòng hoặc công ty hoạt động tốt nhất, nhân viên văn phòng phải chịu trách nhiệm lập kế hoạch và lập kế hoạch chiến lược. Bạn cần có kỹ năng hoạch định và lập kế hoạch để lên lịch các cuộc họp, sự kiện và cuộc hẹn với khách hàng cho người giám sát của họ và thường là cho toàn bộ văn phòng. Điều này đòi hỏi kỹ năng lập kế hoạch chiến lược xuất sắc để đảm bảo lịch trình phù hợp và không ảnh hưởng đến công việc của những người tham gia theo lịch trình.

Đọc thêm:

Việc làm Nhân viên Văn phòng mới tuyển dụng

Mức lương của Nhân viên văn phòng