Mô tả Công việc

1. Văn thư – lưu trữ

- Tiếp nhận, vào sổ, phân loại, phát hành công văn đến & đi của Công ty/dự án.

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, vật tư:

• Hồ sơ pháp lý dự án
• Hợp đồng (nhà thầu, tư vấn, nhà cung cấp)
• Hồ sơ nghiệm thu, hoàn công (bản hành chính)

- Thống kê vật tư tại dự án.

2. Công tác hành chính dự án

- Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, trang thiết bị tại văn phòng/dự án.

- Quản lý công văn, chuyển phát nhanh, hồ sơ gửi cơ quan chức năng.

3. Báo cáo & hỗ trợ

- Theo dõi, tổng hợp và báo cáo công tác hành chính – văn thư.

- Hỗ trợ các công việc hành chính khác theo phân công.

Yêu Cầu Công Việc

1. Bằng cấp/ Kinh nghiệm

-    Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học. Chuyên ngành Hành chính/Văn thư – Lưu trữ/Quản trị văn phòng hoặc liên quan... Tiếng anh giao tiếp căn bản.

-    Có kinh nghiệm từ 1 - 3 năm. Ưu tiên có kinh nghiệm hành chính – văn thư trong công ty bất động sản, xây dựng, Ban QLDA

2. Kiến thức

-     Kiến thức về hành chính – văn thư – lưu trữ.

-     Hiểu quy trình quản lý văn bản, hồ sơ dự án bất động sản.

-     Kiến thức về tổ chức hành chính văn phòng, hậu cần dự án.

-     Hiểu biết bảo mật thông tin và quy trình nội bộ doanh nghiệp.  

3. Kỹ năng:

-     Quản lý hồ sơ dự án (Bản cứng, online)

-     Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học.

-     Thống kê vật tư dư các loại.

-      Sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint.   .

4. Phẩm chất :

-     Cẩn thận, bảo mật, trách nhiệm.

-      Giao tiếp tốt, tác phong chuyên nghiệp.

5. Trách nhiệm

-     Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, quản lý văn bản đến/đi và hồ sơ dự án.

-     Soạn thảo, trình ký, phát hành và lưu trữ văn bản hành chính.

-     Quản lý hồ sơ hành chính, hợp đồng, hồ sơ pháp lý dự án (bản hành chính).

-     Thực hiện công tác hành chính – hậu cần cho văn phòng/dự án.

-      Phối hợp các bộ phận và thực hiện nhiệm vụ khác theo phân công.