Mô tả công việc
JOB SUMMARY
- Develop and maintain document control processes for the efficient management and team.
- Assist team regarding the documentation management.
- File in alphanumeric order and locates material from files, and maintain document control system for recording and tracking of all documents for Facility team and department.
KEY RESPONSIBILITIES AND AUTHORITIES
- Develop and maintain document control processes for the efficient management and team.
- Assist team regarding the documentation management.
- File in alphanumeric order and locates material from files, and maintain document control system for recording and tracking of all documents for Facility team and department.
- Pick up and deliver materials as required.
- Set up, copy, scan and store documents
- Create templates
- Manage requests for documentation
- Review and maintain the accuracy of the records, editing where necessary to ensure they are up to date
- To liaise with and distribute facility/project related information with all levels of the facility team and potentially external parties
- Maintain confidentiality around sensitive documentation
- Prepare ad-hoc reports on facility/project when required
- Support the team in routine admin roles. Provide secretarial and admin support to the team to ensure the smooth running of the department operations.
- Follow up any deadline and put on calendar as a reminder for facility team.
- Translation from Vietnamese into English and vice versa.
**Working Location: Tan Phu Trung IZ - Cu Chi. We provide shuttle bus from HCM, Binh Duong and Dong Nai
Yêu cầu công việc
Education
Graduated from a good university in Vietnam (preferably in English language or business administration)
Experience
Minimum three years relevant work experience in document/administrative field
Knowledge
- Independent yet a team player who possesses good time management and multi-tasking skills.
- Good attention to detail, Highly organized.
- Familiar with document control system.
Functional Skills
- Strong IT skills in SharePoint, MS office including outlook, excel and word.
- Excellent communication skills
Other Abilities
- Proficient typing skills
- Minute taking
Quyền lợi được hưởng
CÔNG TY CỔ PHẦN THOMAS CAREY, là công ty 100% vốn nước ngoài, có nhà máy sản xuất đồ nội thất tại tỉnh Bình Dương, bắt đầu hoạt động từ năm 2016. Nhà máy tọa lạc trên diện tích 350.000 feet vuông, với hơn 500 công nhân. Ở đây chuyên sản xuất đồ nội thất cao cấp với các loại gỗ cứng và veneer chọn lọc nhập khẩu từ Mỹ và Châu Âu.
Sản phẩm của nhà máy rất đa dạng, bao gồm nội thất Phòng ngủ, phòng ăn và nội thất thường xuyên/có điểm nhấn, ghế bọc văn phòng phẩm và bàn trang điểm… Chủ yếu được xuất khẩu sang thị trường Mỹ với hơn 90%.
Hiện tại, công suất của nhà máy ước tính là vận chuyển 70 container hàng hóa mỗi tháng và 50 container bọc vải mỗi tháng. Trong khi công suất tối đa của nhà máy có thể đạt tới 250 container/tháng.