1. Nhân viên văn thư là gì?

Nhân viên văn thư hay còn gọi là nhân viên hành chính văn thư là người chịu trách nhiệm tiếp nhận, quản lý và lưu trữ toàn bộ văn bản nhập và xuất trong đơn vị hành chính. Họ sẽ là người nhận thư từ, hồ sơ để xử lý và báo cáo với cấp trên hay những phòng ban khác liên quan. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.

2. Mức lương và mô tả công việc của Nhân viên văn thư hiện nay

Mức lương của Nhân viên văn thư hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều thông tin về việc tuyển dụng Nhân viên văn thư, trong những thông tin tuyển dụng đó đều có đính kèm theo thông tin về mức lương Nhân viên văn thư. Điều đó giúp cho các bạn có được những cơ hội để biết được mức lương của mình ra sao. Trong phần này, chúng tôi sẽ giúp các bạn có thể nắm được mức lương cơ bản của Nhân viên văn thư theo số năm kinh nghiệm:

Mô tả công việc của nhân viên văn thư 

Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu

Công việc chính của một nhân viên văn thư là quản lý hồ sơ của công ty bằng việc tiếp nhận tất cả văn bản, thư từ và hồ sơ được chuyển đến cơ quan, doanh nghiệp và quản lý  tất cả những giấy tờ văn bản được gửi đi từ cơ quan. Họ được quyền xử lý nhanh những loại giấy tờ cần thiết để mở sổ hoạt động và theo dõi. Bước đầu sau khi tiếp nhận hồ sơ, họ cần lưu thông tin để nhập vào sổ, đóng dấu và gắn thêm những mã số phân biệt thời gian gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Dù là văn bản gửi đến, gửi đi hay văn bản nội bộ thì nhân viên văn thư lưu trữ đều cần quan tâm và tận dụng kỹ năng quản lý hồ sơ. 

Tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu

Nhân viên văn thư có trách nhiệm tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu một cách nghiêm ngặt theo quy định hiện hành. Cụ thể, họ phải đảm bảo việc quản lý con dấu được thực hiện đúng quy trình và thực hiện đóng dấu các văn bản theo đúng yêu cầu và quy định.

Quản lý tài sản của công ty 

Không chỉ quản lý hồ sơ, nhân viên văn thư còn chịu trách nhiệm bảo quản tài sản của công ty. Họ là người lên danh sách những văn phòng phẩm mà mỗi phòng ban cần để sử dụng và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm cần mua theo tháng.  Bên cạnh đó, nhân viên văn thư sẽ phải theo dõi, thống kê những vật dụng, lên kế hoạch để bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc thuộc sở hữu của công ty theo quý, hay năm. Hoạt động kiểm tra thường xuyên giúp cho nhân viên văn thư nắm được bao quát tình hình và bổ sung vật dụng khi cần thiết. 

Soạn thảo, ban hành văn bản

Là một văn thư thì kỹ năng soạn thảo văn bản là điều Quý vị bắt buộc phải nắm rõ. Trong đó quý vị phải nắm rõ yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật đối với từng loại văn bản, soạn thảo dự án, trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt và ban hành, nếu có sai sót cần phải lập tức sửa đổi, bổ sung. CÔng tác soạn thảo văn bản cần đáp ứng tính cấp thiết của tình huống phải ban hành văn bản, đảm bảo tính chính xác về nội dung cũng như hình thức của văn bản.

3. Văn thư là gì?

Văn thư là các công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, gửi và tiếp nhận văn bản, quản lý dữ liệu, sổ sách, con dấu của cơ quan, đơn vị, tổ chức đó.

Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, bộ phận văn thư hành chính phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ. Đồng thời thực hiện một trong số những nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác hành chính tại đơn vị.

Tại các doanh nghiệp thì nhân viên văn thư sẽ làm những công việc trong phạm vị quyền hạn và trách nhiệm của mình tùy theo đặc trưng, mô hình tổ chức hoạt động của từng doanh nghiệp. Đây chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tùy theo sự phân công công việc trực tiếp từ cấp trên.

Còn đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn thì thường sẽ không có bộ phận văn thư riêng biệt, mà do bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác hành chính.

4. Các nguyên tắc cần biết trong quản lý văn thư

Công tác văn thư được tổ chức và thực hiện thống nhất, đảm bảo tuân thủ theo các quy định hiện hành của Pháp luật. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý công tác văn thư theo Điều 4 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP tóm tắt và diễn giải như sau:

Yêu cầu quản lý công tác văn thư:

• Các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải được soạn thảo và phát hành đúng thẩm quyền, quy trình, hình thức và kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật. Cụ thể: Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo các quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Đối với văn bản chuyên ngành: Người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực sẽ căn cứ vào Nghị định này để ban hành quy định phù hợp.
• Đối với văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định 30/2020/NĐ-CP về soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính.
• Tất cả văn bản đi và đến tại cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, đảm bảo quy trình tiếp nhận và đăng ký, trừ những trường hợp văn bản được đăng ký riêng theo quy định của Pháp luật.
• Văn bản đi và đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào ngày làm việc kế tiếp. Đối với văn bản khẩn như “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”; việc đăng ký, trình và chuyển giao cần được thực hiện ngay sau khi nhận.
• Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
• Người được giao nhiệm vụ xử lý, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức phải lập hồ sơ về công việc mình phụ trách và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
• Con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cần được quản lý và sử dụng đúng theo quy định Pháp luật.
• Hệ thống phải đáp ứng các quy định nêu trong Phụ lục VI của Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định Pháp luật liên quan.

5. Những khó khăn của nghề Nhân viên văn thư phải đối mặt

Lương không cao

Nhiều người cho rằng mức lương làm công việc văn phòng khá cao. Tuy lương cứng của công việc văn phòng cao hơn so với những bộ phận khác, nhưng nhân viên văn phòng ít có trợ cấp và thưởng nên mức lương công việc văn phòng thấp hơn các ngành nghề khác.

Tiềm ẩn rủi ro về sức khỏe

nhân viên văn thư thường phải làm việc nhiều giờ liên tục trên bàn làm việc, đồng thời thường phải ngồi ở vị trí cố định trong nhiều giờ mỗi ngày. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề về sức khỏe như đau lưng, đau cổ, đau vai và bệnh lý về mắt như căng thẳng mắt, mỏi mắt, và khô mắt.

Thêm vào đó, việc làm việc nhiều giờ liên tục và áp lực công việc cũng có thể dẫn đến căng thẳng và stress, gây ra các vấn đề về sức khỏe tâm lý như lo âu, trầm cảm và rối loạn giấc ngủ.

Áp lực công việc cao 

Đây là một công việc đòi hỏi có sự chính xác tuyệt đối, nên nhân viên văn thư  luôn cần sự tập trung cao độ. Ngoài ra, họ cũng cần phải nắm rõ và tuân theo những quy chuẩn, luật lệ. Chỉ một lỗi sai nhỏ cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến danh tiếng công ty. Vì thế, áp lực về tinh thần sẽ khá lớn với vị trí này. 

Chương trình học áp lực 

Trong thời gian học tập, bạn sẽ trải qua quá trình đào tạo khá “nặng” từ cơ bản đến nâng cao. Kiến thức liên quan đến nhiều lĩnh vực và có tính chuyên môn cao nên không phải ai cũng có đủ trình độ, khả năng nhận biết để theo đuổi. Hơn nữa, một sinh viên ngành Lưu trữ học phải trải qua nhiều dự án với lịch trình bận rộn.

>> Xem thêm: 

Việc làm của Nhân viên văn thư mới cập nhật

Việc làm Nhân viên Thư viện mới cập nhật

Việc làm Nhân viên phòng tài liệu đang tuyển dụng