1. Nhân viên phòng tài liệu là gì?

Nhân viên phòng tài liệu là bộ phận có hầu hết mọi công ty, doanh nghiệp. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.

2. Mức lương của Nhân viên phòng tài liệu hiện nay có cao không?

Mức lương của Nhân viên phòng tài liệu ở tầm trung dao động từ khoảng 8 triệu - 12 triệu đồng/tháng. Do công việc quản trị văn phòng không giống như sales (thu nhập tăng theo doanh số) nên đa phần Nhân viên phòng tài liệu sẽ chú trọng đến khoản lương cứng hơn là những khoản thưởng, phúc lợi không thường xuyên. Thông thường Nhân viên phòng tài liệu sẽ trực thuộc phòng Tài liệu, do đó bạn có thể tham khảo lộ trình thăng tiến và các mức lương ở bảng sau đây nếu mong muốn phát triển sự nghiệp ở vị trí Nhân viên phòng tài liệu:

3. Mô tả công việc của Nhân viên phòng tài liệu

Công việc của nhân viên phòng tài liệu là gì? Nhân viên phòng tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành phòng văn thư. Công việc của nhân viên phòng tài liệu không chỉ bao gồm các nhiệm vụ chuyên môn mà còn đảm nhận vai trò trong quản lý và tổ chức công việc trong công ty.

Quản lý, lưu trữ tài liệu

Khi nhắc đến nhân viên văn phòng tài liệu, nhiều người nghĩ ngay đến đây là người sẽ sử dụng, quản lý trực tiếp các hệ thống tủ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ quan trọng của công ty. Điều này là hoàn toàn không sai, bởi một trong những vị trí quan trọng mà nhân viên văn phòng đảm nhận chính là văn thư và lưu trữ tài liệu. Các công việc chính của họ là tiếp nhận văn bản, chứng từ, giấy tờ gửi đến công ty. Sau đó phân loại, gửi đến các phòng ban phụ trách để giải quyết. Xử lý văn bản, công văn, thông báo và mọi giấy tờ liên quan đến công ty trước khi gửi ra bên ngoài cho khách hàng, đối tác. Quản lý, sắp xếp, lưu trữ tất cả giấy tờ của công ty trong tủ tài liệu có hệ thống, ngăn nắp, khoa học để tiện cho việc tìm kiếm. Ngoài ra họ cũng quản lý và thực hiện in ấn, photocopy tài liệu, hồ sơ theo phân công khi cần thiết.

Thu thập dữ liệu, cung cấp thông tin

Nhân viên phòng tài liệu cũng sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ người sử dụng trong tổ chức hoặc bên ngoài trong việc tìm kiếm và truy xuất các tài liệu cần thiết, hoặc cung cấp hỗ trợ và chia sẻ thông tin cho các bộ phận và cá nhân khác trong tổ chức khi có yêu cầu. Ở trên là công việc chính của một Nhân viên phòng tài liệu. Ngoài ra họ cũng có thể thực hiện thêm các công việc dưới đây tùy theo yêu cầu trách nhiệm mà công ty họ đề ra:

Quản lý tài sản và trang thiết bị văn phòng

Kê khai tài sản, thiết bị hiện có của công ty để kiểm tra, quản lý về chất lượng và số lượng thiết bị. Dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, nhân viên quản lý tài sản lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị, đồ dùng cho văn phòng. Ví dụ như máy tính, máy in, sổ tay… Quản lý các tài sản chung của toàn bộ công ty như bàn ghế, tủ kệ, máy móc, văn phòng phẩm…

4. Các hình thức làm việc của nhân viên nhập liệu

• Nhân viên nhập liệu tại nhà: Bạn có thể thực hiện công việc nhập liệu tại chính căn nhà của mình. Bạn chỉ cần laptop và kết nối Internet ổn định để có thể làm việc, trong khi vẫn được giám sát từ xa bởi doanh nghiệp.
• Nhân viên nhập liệu tại công ty: Mặc dù không phải là hình thức phổ biến, nhưng nếu bạn quyết định đây là công việc chính thức và muốn chú trọng phát triển sự nghiệp trong lâu dài, thì việc thực hiện nhập liệu tại văn phòng công ty là một lựa chọn sáng suốt.
• Nhân viên nhập liệu online và offline: Hình thức này mang lại sự linh hoạt cao, đặc biệt phù hợp với sinh viên mong muốn tích lũy kinh nghiệm làm việc trong môi trường doanh nghiệp, đồng thời giữ được thời gian để học tập và thực hiện các công việc khác.

5. Quy trình công việc của nhân viên nhập dữ liệu

Bước 1: Nhập dữ liệu liên quan

Sau khi nhận được hàng loạt các dữ liệu trên giấy từ những báo cáo dữ liệu và số liệu tương ứng, các nhân viên nhập liệu sẽ dựa trên tài liệu nguồn ấy để nhập dữ liệu và cơ sở dữ liệu máy tính, tệp và biểu mẫu theo quy định.

Các dữ liệu cho sẵn đôi khi không được trình bày mạch lạc và rõ ràng. Nếu cứ nhập theo cách truyền thống trên những dữ liệu rối rắm thì công việc nhập liệu sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều. Chính vì thế, các nhân viên nhập liệu đôi lúc phải kết hợp và tái cấu trúc các dữ liệu từ các tài liệu nguồn để đảm bảo các thông tin được nhập vào đúng với yêu cầu được đề ra.  

Bước 2: Chuyển giao công việc cho nhân viên tiếp theo

Sau khi nhập liệu ở bước đầu đã hoàn tất, các dữ liệu sẽ tiếp tục được bàn giao cho nhân viên nhập liệu thứ 2. Ở bước này, các nhân viên nhập liệu sẽ tiếp tục phân nhánh các tập dữ liệu theo cấu trúc child-parent một cách chính xác và có hệ thống.  Giai đoạn nhập liệu này đòi hỏi khả năng phân tích và tổ chức, sắp xếp, cấu trúc hóa các thông tin nhận được. Họ cũng sẽ là người rà soát các lỗi từ thông tin dữ liệu ban đầu để tiếp tục phân bổ các dữ liệu theo cấu trúc child-parent.

Bước 3: So sánh các sai số

Bước cuối cùng của quá trình nhập liệu sẽ được đảm nhiệm bởi nhân viên nhập liệu thứ ba. Ở khâu này, họ có nhiệm vụ đối chiếu các sai số từ hai quá trình nhập liệu trước đó. Nếu như không có sai sót gì, công việc của nhân viên nhập liệu đã hoàn thành và có thể tiến sang một dự án nhập liệu khác. Ngoài ra, nhân viên nhập liệu ở bước 3 còn phải xác minh dữ liệu và chỉnh sửa dữ liệu khi cần thiết. Các thông tin dữ liệu được nhập vào sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến quá trình sale của doanh nghiệp.

6. Thuận lợi và khó khăn của nhân viên nhập liệu

Thuận lợi

• Thời gian linh hoạt: Công việc này thường mang lại khả năng điều chỉnh thời gian làm việc, đặc biệt là khi làm việc từ xa hoặc tự do. 
• Không yêu cầu kỹ thuật cao: Công việc nhập liệu thường không đòi hỏi kiến thức kỹ thuật chuyên sâu rộng, cho phép nhiều người tham gia mà không cần phải qua nhiều khóa đào tạo phức tạp.
• Làm việc từ xa: Với sự phát triển của công nghệ, nhiều công việc nhập liệu có thể được thực hiện từ xa, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Khó khăn

• Mệt mỏi và đơn điệu: Quá trình nhập liệu có thể trở nên đơn điệu và gây mệt mỏi, đặc biệt khi phải làm việc với lượng dữ liệu lớn. Điều này làm giảm động lực và sự hứng thú của người làm.
• Nguy cơ sai sót cao: Thậm chí với sự tập trung cao, nguy cơ sai sót vẫn luôn tồn tại trong quá trình nhập liệu.
• Yêu cầu kiên nhẫn: Công việc này đòi hỏi kiên nhẫn và sự tập trung cao liên tục. Một sự lơ là nhỏ có thể dẫn đến lỗi nghiêm trọng.
• Thách thức về tốc độ và hiệu suất: Mặc dù tốc độ là quan trọng, nhưng duy trì tốc độ cao đồng thời với tính chính xác có thể gặp khó khăn. Việc đạt được sự cân bằng này đòi hỏi thời gian và kỹ năng thực hành.

>> Xem thêm: 

Việc làm Nhân viên phòng tài liệu đang tuyển dụng

Việc làm Nhân viên văn phòng đang tuyển dụng lương cao

Việc làm Nhân viên Hành chính sự nhân mới nhất