1. Nhân viên tư vấn du học là gì?

Nhân viên tư vấn du học (Study abroad consultant) là những người làm trong môi trường cơ quan, trung tâm tư vấn du học, và họ sẽ có trách nhiệm định hướng, giải đáp các thắc mắc cho khách hàng về vấn đề du học như thủ tục nhập học, thủ tục làm visa, những chế độ miễn giảm tiền ăn ở hoặc học phí, họ sẽ đưa ra những lời khuyên có giá trị bởi họ có những hiểu biết về lĩnh vực du học cũng như là họ có những thông tin cập nhật mới nhất. 

2. Mô tả công việc của nhân viên tư vấn du học

Tư vấn và hướng dẫn học sinh về các cơ hội du học

Nhân viên tư vấn du học có trách nhiệm cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về các chương trình du học, trường đại học, và các quốc gia học tập. Công việc này bao gồm việc tư vấn cho học sinh về các lựa chọn học tập phù hợp với mục tiêu và nguyện vọng của họ. Nhân viên cần nắm vững các thông tin về các chương trình học, yêu cầu nhập học, và các yếu tố liên quan như học phí, học bổng, và yêu cầu visa. Họ sẽ hướng dẫn học sinh trong việc lựa chọn chương trình học phù hợp và chuẩn bị hồ sơ để tối ưu hóa cơ hội nhập học.

Hỗ trợ học sinh trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ du học

Nhân viên tư vấn du học giúp học sinh chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho việc nộp hồ sơ du học, bao gồm đơn xin nhập học, thư giới thiệu, bảng điểm, và chứng chỉ tiếng Anh. Họ hướng dẫn học sinh về cách viết thư động lực, chuẩn bị tài liệu tài chính, và hoàn thiện các giấy tờ khác. Nhân viên cũng sẽ kiểm tra các hồ sơ để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều được đáp ứng và hồ sơ được chuẩn bị một cách hoàn chỉnh và chính xác. Việc hỗ trợ học sinh trong quá trình này giúp nâng cao cơ hội thành công trong việc xin nhập học và xin visa.

Cung cấp thông tin và tư vấn về quy trình xin visa

Một phần quan trọng của công việc là cung cấp thông tin chi tiết về quy trình xin visa du học cho học sinh. Nhân viên tư vấn du học cần phải nắm rõ các yêu cầu và quy trình của cơ quan cấp visa của các quốc gia mà học sinh dự định đến học tập. Họ hướng dẫn học sinh về các giấy tờ cần chuẩn bị, cách điền đơn xin visa, và các bước cần thực hiện để đảm bảo việc xin visa được thuận lợi. Họ cũng giúp học sinh chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn xin visa và giải đáp các câu hỏi liên quan đến quy trình này.

Đánh giá và tư vấn chiến lược học bổng và hỗ trợ tài chính

Nhân viên tư vấn du học cũng cung cấp thông tin và tư vấn về các cơ hội học bổng và hỗ trợ tài chính cho học sinh. Họ cần nắm vững các loại học bổng và trợ cấp tài chính có sẵn từ các trường đại học, chính phủ, và các tổ chức tư nhân. Nhân viên sẽ hướng dẫn học sinh cách tìm kiếm và nộp đơn xin học bổng, chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ và lập kế hoạch tài chính để đảm bảo rằng học sinh có đủ nguồn lực tài chính để theo đuổi việc học tập ở nước ngoài. Việc cung cấp thông tin chi tiết và hỗ trợ trong quá trình xin học bổng giúp học sinh giảm bớt gánh nặng tài chính và tập trung vào việc học tập.

Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các trường đại học và đối tác quốc tế

Nhân viên tư vấn du học cần xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các trường đại học, tổ chức giáo dục và các đối tác quốc tế. Việc này bao gồm việc liên hệ thường xuyên với các trường để cập nhật thông tin về các chương trình học, yêu cầu nhập học, và các chính sách mới. Họ cũng cần giữ liên lạc với các tổ chức hỗ trợ du học để có thể cung cấp cho học sinh các dịch vụ và thông tin tốt nhất. Sự hợp tác chặt chẽ với các đối tác giúp nhân viên có được thông tin chính xác và kịp thời, từ đó hỗ trợ học sinh một cách hiệu quả nhất.

3. Nhu cầu tuyển dụng Nhân viên Tư vấn du học

Theo Key Trends 2024, Việt Nam có đến 120.000 sinh viên du học, dẫn đầu Đông Nam Á về số lượng du học sinh tại nước ngoài. Xu hướng sinh viên Việt Nam du học trong những năm tới cũng tiếp tục trên đà tăng trưởng. Do đó, các công ty hoạt động trong ngành đang cấp tốc bổ sung nhân sự tư vấn viên để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Bên cạnh đó, lộ trình thăng tiến của nghề tư vấn du học cũng khá bài bản, đi từ thực tập sinh đến nhân viên, chuyên viên, quản lý, trưởng phòng và giám đốc. Khi đã đủ năng lực và tiềm lực tài chính, bạn có thể tự mở công ty tư vấn du học riêng. Ngoài ra, bạn cũng có thể chuyển đổi công việc sang các lĩnh vực liên quan như: 

• Tư vấn: Với kinh nghiệm làm tư vấn viên du học, bạn có thể ứng tuyển vào vị trí nhân viên tư vấn ở các lĩnh vực kinh doanh khác.
• Marketing: Bản chất, nghề tiếp thị và nghề tư vấn đều cần sử dụng kỹ năng phân tích hành vi khách hàng để quảng bá sản phẩm, dịch vụ. Do đó, bạn hoàn toàn có thể chuyển hướng sang làm tiếp thị khi có nền tảng tư vấn du học tốt.
• Kinh doanh: Tận dụng kỹ năng thuyết phục khách hàng khéo léo, bạn có thể ứng tuyển vào vị trí nhân viên kinh doanh ở bất cứ lĩnh vực nào và gia tăng doanh thu cho công ty.
• Giáo dục/đào tạo: Bạn có thể đầu quân cho mọi trung tâm, cơ sở giáo dục và đào tạo với kinh nghiệm và hiểu biết sẵn có trong lĩnh vực du học.

4. Quy trình Tư vấn du học hiệu quả mà bạn cần biết

Du học có thể thay đổi hoàn toàn định hướng cuộc đời và chất lượng cuộc sống sau này của du học sinh và gia đình. Do đó, nhân viên tư vấn du học phải có đủ năng lực chuyên môn để triển khai một quy trình tư vấn bám sát nhu cầu, điều kiện và hoàn cảnh của du học sinh:

Bước 1: Tư vấn, chọn trường và quốc gia du học

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong quy trình tư vấn du học chính là chọn quốc gia và trường nơi du học sinh sẽ học tập. Quy trình tư vấn cho du học sinh trong bước này cụ thể như sau:

• Lắng nghe mục tiêu sự nghiệp của du học sinh và năng lực tiềm năng của họ, tìm hiểu kỹ hoàn cảnh sống và điều kiện tài chính của du học sinh cùng gia đình.
• Triển khai bài kiểm tra tính cách để có dữ liệu chính xác nhất về ngành học và làm tiềm năng đối với du học sinh.
• Từ những dữ liệu thu thập được, nhân viên tư vấn xây dựng một phương án du học sơ bộ phù hợp với du học sinh, bao quát các nội dung: quốc gia du học, ngành học tiềm năng, các trường học có chất lượng đào tạo và học phí phù hợp, thời gian theo học dự kiến, lộ trình học tập và kế hoạch sau đó.
• Nếu du học sinh đồng tình với phương án sơ bộ, tư vấn viên du học sẽ thiết kế một kế hoạch và lộ trình du học chi tiết, cụ thể để du học sinh hình dung rõ nhất cuộc sống của mình trong thời gian du học sắp tới.
• Cung cấp các thông tin mới nhất về chính sách du học, điểm thi đầu vào của các trường học, các loại chi phí và hồ sơ cần chuẩn bị.

Bước 2: Tư vấn và hỗ trợ làm hồ sơ

Sau khi đã hoàn tất quá trình tư vấn để cả du học sinh và gia đình đều đồng ý với kế hoạch du học, tư vấn viên sẽ triển khai bước làm hồ sơ:

• Hướng dẫn du học sinh làm hồ sơ xin thư mời nhập học.
• Nhận hồ sơ từ du học sinh, kiểm tra lại thông tin và gửi tới trường ở nước ngoài để xin thư mời nhập học.
• Sau khi nhận được thư mời nhận học, tư vấn viên hướng dẫn du học sinh làm thủ tục thanh toán, đóng tiền cọc để giữ chỗ.
• Hướng dẫn du học sinh làm hồ sơ xin nhập học, xin cấp VISA, phỏng vấn VISA và các thủ tục khác.
• Hỗ trợ du học sinh đăng ký và tham gia các khóa học ngoại ngữ và thi lấy chứng chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu đầu vào của trường học.
• Hỗ trợ gia đình và du học sinh đến ngân hàng mở sổ tiết kiệm để chứng minh thu nhập với quốc gia du học, sau đó hướng dẫn họ chuyển tiền học phí cùng phí sinh hoạt (nếu cần) theo yêu cầu của quốc gia đó.
• Đánh giá và thẩm định hồ sơ du học cho du học sinh.
• Thông báo lại thông tin cho du học sinh và gia đình trong suốt quá trình này để tất cả nắm được thông tin về lộ trình du học sắp tới.

Bước 3: Hướng dẫn nhập học tại nước ngoài

Sau khi đã quốc gia và trường học phê duyệt mọi hồ sơ và có lịch nhập học cụ thể, tư vấn viên sẽ hỗ trợ du học sinh chuẩn bị các thủ tục liên quan như:

• Sắp xếp chỗ ở cho du học sinh tại nước ngoài theo yêu cầu, ví dụ như: đăng ký phòng ký túc xá, thuê homestay, thuê nhà, v.vv..
• Hướng dẫn du học sinh về quy trình xuất nhập cảnh.
• Hướng dẫn du học sinh tham dự lễ định hướng và các buổi giao lưu quan trọng ở trường học.
• Chia sẻ kinh nghiệm chuẩn bị hành lý, các loại đồ đạc, vật dụng cá nhân cần mang theo khi đi du học.
• Hỗ trợ về mặt tinh thần, chia sẻ các kinh nghiệm để du học sinh thuận lợi hòa nhập văn hóa tại nước ngoài.
• Kết nối du học sinh với cộng đồng sinh viên Việt Nam tại nước ngoài để họ không bị bỡ ngỡ ở nơi xa lạ và có sự hỗ trợ kịp thời từ bạn bè đồng hương.
• Điều xe đưa đón sân bay theo yêu cầu của du học sinh và gia đình.

Bước 4: Hỗ trợ học viên trong quá trình du học và sau khi tốt nghiệp

Sau khi du học sinh đã sang nước ngoài, nhân viên tư vấn tiếp tục giữ liên lạc với du học sinh, gia đình và nhà trường để hỗ trợ và tư vấn kịp thời:

• Tìm kiếm nguồn cung cấp các dịch vụ cho du học sinh khi cần thiết.
• Giúp du học sinh giải quyết các khó khăn trong quá trình học tập.
• Hỗ trợ du học sinh thay đổi chỗ ở gấp nếu họ gặp phải các tình huống bất thường hoặc có trải nghiệm không như ý.
• Giúp đỡ du học sinh với các thủ tục và vấn đề cá nhân như: gặp biến cố sức khỏe, cần tìm việc làm thêm, đi du lịch, đi công tác, trở về nhà, hỗ trợ gia đình thăm thân, v.vv..
• Hỗ trợ du học sinh tìm kiếm các trung tâm đào tạo nâng cao, tư vấn tìm việc làm cho du học sinh trong và sau khi tốt nghiệp.

5. Kinh nghiệm làm Nhân viên tư vấn du học thành công

Để đạt được nhiều thành tựu trong hành trình làm tư vấn du học, bạn cần chú ý những kinh nghiệm như sau:

• Phân tích hành vi của khách hàng trước khi tư vấn: Nhân viên tư vấn du học không thể vội vàng đưa ra giải pháp cho du học sinh khi chưa biết nhu cầu, mục tiêu và khả năng tài chính của họ. Để phân tích hành vi khách hàng, bạn cần dành nhiều thời gian trò chuyện, lắng nghe và khai thác thông tin từ gia đình của họ. 
• Liên tục cập nhật thông tin thị trường: Để đưa ra tư vấn tốt nhất cho du học sinh và gia đình của họ, nhân viên tư vấn du học cần nắm bắt mọi thông tin và xu hướng mới nhất trong thị trường du học, bao gồm: chính sách của các quốc gia, thực trạng của các trường học tại nước ngoài, tình hình xã hội và kinh tế của nước du học, v.vv..
• Luôn bổ sung và gia tăng kiến thức chuyên môn: Đối với du học sinh, tư vấn viên du học là người cung cấp giải pháp cho mọi vấn đề họ vướng mắc trong suốt quá trình chuẩn bị thủ tục du học, sang nước ngoài học và bắt đầu làm việc sau khi tốt nghiệp. Do đó, nhân viên tư vấn du học phải phải trang bị đầy đủ mọi kiến thức liên quan đến du học để đưa ra sự tư vấn, hỗ trợ và đề xuất chính xác, phù hợp nhất.
• Trang bị thật nhiều kỹ năng mềm: Là người cung cấp dịch vụ thay vì sản phẩm có hiệu quả hiện hữu, nhân viên tư vấn du học phải dựa vào kỹ năng mềm để thuyết phục du học sinh chốt ký hợp đồng và thuyết phục các đơn vị đào tạo quốc tế chốt hồ sơ du học cho khách hàng của mình. Ngoài những kỹ năng đã được đề cập trong bài viết, bạn cần bổ sung thêm nhiều kỹ năng mềm khác như: nghệ thuật ứng xử, ngôn ngữ cơ thể, kỹ năng đối đáp, v.vv..

>> Khám phá thêm:

Việc làm Nhân viên xử lý hồ sơ du học đang tuyển dụng

Việc làm Nhân viên tư vấn tuyển sinh

Việc làm Nhân viên tư vấn du học

Việc làm Nhân viên tư vấn khóa học