Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
- The Personal Assistant is working closely to the General Director and organizing his calendar management, keeping General Director’s agenda, organize and prepare meeting rooms and keep minutes of all meetings in proper filing.
Trợ lý cá nhân làm việc chặt chẽ với Tổng Giám đốc và tổ chức quản lý lịch làm việc, chương trình làm việc cho Tổng Giám đốc, tổ chức và chuẩn bị các phòng họp và lưu giữ biên bản của tất cả các cuộc họp trong hồ sơ thích hợp.
- Attends meetings such as Morning Briefing, Department Heads Meeting, Executive Committee Meeting between GM with GD, , as requested. Takes minutes and interprets in those meetings should there be a need
Tham dự các cuộc họp như Họp giao ban, họp giữa Giám đốc điều hành và Tổng giám đốc, họp các đối tác khi được yêu cầu. Ghi biên bản cuộc họp và phiên dịch trong các cuộc họp đó.
- Directs all aspects of secretarial work in the hotel and owner, maintains the executive office and all matters relating to executive administration in a confidential, professional manner
Giải quyết các công việc Thư ký trong khách sạn và chủ đầu tư, duy trì văn phòng điều hành và tất cả các công việc liên quan đến quản trị với thái độ tự tin và chuyên nghiệp
- Is the point of contact between the GM, HODs, managers, other employees with General Director
Là đầu mối liên lạc giữa Giám đốc điều hành,các Trưởng bộ phận, cấp quản lý,cấp nhân viên với Tổng Giám Đốc
- Should be able to boost the communication and relations between GD and all employees
Có khả năng truyền tải thông tin cũng như thiết lập mối quan hệ giữa Tổng Giám đốc và đội ngũ nhân viên
- Interacts with guests and individuals outside the hotel including, but not limited to, current and potential clients , suppliers, competitors and other members of the local community
Giao tiếp với khách hàng và từng cá nhân bên ngoài khách sạn bao gồm nhưng không giới hạn, khách hàng hiện tại và tiềm năng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh và các thành viên cộng đồng
- Represents the hotel in a positive manner on and off duty
Đại diện khách sạn với thái độ tích cực cả trong công việc và ngoài công việc
- Reports directly to and communicates with the GD on all administrative matters
Báo cáo trực tiếp cho và giao tiếp với Tổng Giám đốc trong tất cả các công việc
- Day-to-day secretarial work to include typing, filing, faxes and telephone
Thực hiện công việc Thư ký bao gồm đánh máy, lưu trữ tài liệu, gửi fax và gọi điện thoại
- Co-ordinate and arranges activities accorded by the General Director’s office.
Phối hợp và sắp xếp công việc trong văn phòng Tổng Giám đốc.
- Appraise GD of the day to day activities of the section.
Nhắc nhở Tổng Giám đốc các công việc hàng ngày.
- Arrange appointments and meetings for the GD, recording same in diary and ensure the GD has the appropriate documentation for each appointment.
Sắp xếp các cuộc hẹn và họp cho Tổng Giám đốc, ghi lại trong Nhật ký công việc và đảm bảo Tổng Giám đốc có đầy đủ các tài liệu cần thiết cho mỗi cuộc hẹn/ họp.
- Perform hostess duties at staff, guest and other functions as required.
Hỗ trợ công việc đón tiếp khách tại các sự kiện
- Assesse priorities of work and assist in organizing GD’s priorities.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên giải quyết công việc và hỗ trợ Tổng Giám đốc thứ tự ưu tiên giải quyết công việc.
- Prepare replies to routine correspondence for GD’s signature.
Chuẩn bị các tài liệu phản hồi cần chữ ký của Tổng Giám đốc.
- Take dictation of correspondence as required.
Chuẩn bị các tài liệu phản hồi theo yêu cầu.
- Maintain the strictest confidentiality at all times on all matters.
Luôn duy trì tính bảo mật cao nhất trong mọi vấn đề.
- Distributes memos, letters and other information etc.
Điều phối thông báo, thư từ và các thông tin khác…
- Handles reservation as requested by GD
Xử lý các thông tin đặt phòng theo yêu cầu của Tổng Giám đốc
- Translates incoming letters, documents, articles as requested
Dịch các thư từ, tài liệu theo yêu cầu
- Contributes to boosting cross-departmental working methods thanks to his/her relational skills, adaptability and professionalism.
Góp phần thúc đẩy liên kết làm việc các phòng ban dựa vào kỹ năng quan hệ, khả năng thích ứng và cách làm việc chuyên nghiệp
- Maintain confidentiality of sensitive matters/issues.
Giữ bí mật trong các vấn đề/ đặc biệt những vấn đề nhạy cảm .
- Other job task which be required by GD.
Thực hiện các công việc khác được phân công bởi Tổng Giám đốc.
Quyền lợi được hưởng
• Bữa ăn theo ca được cung cấp bởi Khách sạn theo giá thực phẩm thô 40,000/xuất có bữa chính và tráng miệng (sữa chua, hoa quả)
• Gửi xe miễn phí ngay cạnh khách sạn
• Phòng làm việc riêng. Môi trường làm việc thân thiện, an toàn, chuyên nghiệp, hiện đại
• Các khóa đào tạo theo tiêu chuẩn tập đoàn và khách sạn 5 sao
• Phát triển nghề nghiệp tại khách sạn 5 sao cao cấp và sang trọng tại Hà Nội
Yêu cầu công việc
- Languages: fluent in Vietnamese and English (4 skills) / Thành thạo tiếng Việt và tiếng Anh 4 kỹ
năng (Nghe-Nói-Đọc-Viết)
- Requires good communication skills, both verbal and written / Yêu cầu kỹ năng giao tiếp tốt cả
nói và viết.
- Requires good planning skills and good organising skills / Yêu cầu kỹ năng lập kế hoạch và kỹ năng
tổ chức tốt.
- Must have customer relation/ customer service skills / Phải có kỹ năng quan hệ khách hàng/ kỹ
năng dịch vụ khách hàng.
- Excellent presentation and interpersonal skills / Kỹ năng thuyết trình và kỹ năng xã hội xuất sắc.
- Extensive knowledge of the hotel, its services, and facilities / Có kiến thức sâu rộng về khách sạn,
các dịch vụ và cơ sở vật chất của khách sạn.
- Strong type and good translate ability / Kỹ năng đánh máy và khả năng dịch tốt.
- Excellent time management and self-organisation skills with the ability to work effectively to tight
timescales and under pressure/stressful situations/ Kỹ năng quản lý thời gian và tự tổ chức xuất
sắc với khả năng làm việc hiệu quả trong khoảng thời gian eo hẹp và trong các tình huống áp lực /
căng thẳng.
- Proficient in the use of Microsoft Office. / Sử dụng Microsoft Office thành thạo
EDUCATION / CERTIFICATES / EXPERIENCE: YÊU CẦU BẰNG CẤP/ KINH NGHIỆM
- Bachelor’s degree in Business or equivalent. / Bằng cử nhân Kinh tế hoặc Nghiệp vụ Thư ký.
- At least 3 year of secretarial experience, priority in hospitality industry /
Có kinh nghiệm làm việc setup thời kỳ Tiền mở cửa khách sạn là điểm cộng.
- Previous experience in a multi-cultural environment is essential.
Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường đa văn hóa là cần thiết.
Yêu cầu hồ sơ
- Ứng tuyển trực tuyến trên Hoteljob.vn
- Ứng tuyển qua đơn xin ứng tuyển Online tại: https://docs.google.com/forms/d/1QufzvKt2Sw6jyElb6nSdWLffFJEqhjOLYq8jCEgWQGc/viewform?ts=62e0c440&edit_requested=true
- Gửi CV trực tiếp tại bộ phận An ninh của khách sạn tại địa chỉ: Hầm B1, B7 Giảng Võ, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội
Khách sạn Dolce by Wyndham Hanoi Golden Lake là khách sạn 5 sao với hệ thống 342 phòng nghỉ, 08 phòng họp tiêu chuẩn, bể bơi vô cực dát vàng, phòng fitness với trang thiết bị hiện đại và 03 nhà hàng đa dạng Á – Âu.
Khách sạn sở hữu lối thiết kế xa hoa, ban công khoáng đãng với tầm nhìn ra hồ Giảng Võ với nhiều thiết bị được dát vàng là bồn tắm vàng 24K. mỗi phòng nghỉ đều là không gian đắm chìm trong cung điện vàng tráng lệ.
Công việc của Trợ Lý Giám Đốc là gì?
Trợ lý giám đốc (Assistant Director) là người làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo, hỗ trợ đảm bảo các công việc, hoạt động hàng ngày của giám đốc diễn ra suôn sẻ, hiệu suất và đảm bảo chất lượng. Trợ lý giám đốc được xem là cánh tay phải có lực cho giám đốc, do vị trí này yêu cầu một người phải có tâm nhìn, kinh nghiệm và khả năng giải quyết nhiều vấn đề trong mọi tình huống.
Mô tả công việc của trợ lý giám đốc
Lên lịch và quản lý thời gian
Trợ lý giám đốc giúp giám đốc lên lịch các cuộc họp, sự kiện và các nhiệm vụ quan trọng. Họ cũng quản lý thời gian để đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn. Nhiệm vụ này bao gồm cả việc liên lạc trực tiếp với các bên liên quan như khách hàng, đối tác và nhân viên để chuẩn bị tài liệu, lên lịch cuộc họp và hỗ trợ trong việc giao tiếp và gặp gỡ.
Quản lý thông tin và tài liệu
Trợ lý giám đốc giúp giám đốc tổ chức và quản lý thông tin, tài liệu và hồ sơ quan trọng. Họ đảm bảo rằng thông tin được lưu trữ và truy cập một cách hiệu quả. Trợ lý giám đốc cũng tham gia vào quá trình lập kế hoạch và đưa ra quyết định. Họ nghiên cứu và thu thập thông tin, phân tích dữ liệu và đưa ra đề xuất để giúp giám đốc đưa ra quyết định thông minh.
Quản lý dự án
Trợ lý giám đốc có thể được giao nhiệm vụ quản lý dự án nhỏ hoặc phụ trách một phần của dự án lớn. Họ đảm bảo tiến độ, tài nguyên và ngân sách được quản lý một cách hiệu quả. Trợ lý giám đốc cũng hỗ trợ giám đốc trong việc giải quyết các vấn đề và xử lý các tình huống khó khăn. Họ có thể tham gia vào quá trình nghiên cứu, phân tích và đưa ra giải pháp.
Hỗ trợ quản lý nhân sự
Trợ lý giám đốc có thể tham gia vào quá trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên. Họ có thể giúp giám đốc trong việc xây dựng và duy trì một đội ngũ nhân viên hiệu quả.
Trợ Lý Giám Đốc có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
130 - 195 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Trợ Lý Giám Đốc
Tìm hiểu cách trở thành Trợ Lý Giám Đốc, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trợ Lý Giám Đốc?
Yêu cầu tuyển dụng của trợ lý giám đốc
Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, trợ lý giám đốc cần sở hữu những kiến thức, chuyên môn vững vàng và thành thạo những kỹ năng mềm liên quan:
Yêu cầu về bằng cấp và kiến thức chuyên môn
- Kiến thức về lĩnh vực hoạt động của tổ chức: Trợ lý giám đốc cần hiểu về lĩnh vực hoạt động của tổ chức mà họ làm việc. Điều này bao gồm hiểu biết về ngành công nghiệp, quy trình và quy định liên quan.
- Kiến thức về công nghệ thông tin: Trợ lý giám đốc cần có kiến thức về công nghệ thông tin và khả năng sử dụng các công cụ và phần mềm văn phòng. Điều này bao gồm việc làm việc với các ứng dụng văn phòng, hệ thống quản lý thông tin và các công nghệ liên quan khác.
- Kiến thức về quy trình và quy định: Trợ lý giám đốc cần hiểu và tuân thủ các quy trình và quy định của tổ chức. Điều này bao gồm hiểu biết về quy trình làm việc, quy định về bảo mật thông tin và các quy định khác liên quan.
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng quản lý và tổ chức: Trợ lý giám đốc cần có kiến thức về quản lý và tổ chức công việc. Họ phải biết cách lên lịch, quản lý thời gian, quản lý tài liệu và thông tin, và có khả năng tổ chức các hoạt động một cách hiệu quả.
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Trợ lý giám đốc cần có khả năng phân tích thông tin, đưa ra đánh giá và giải quyết các vấn đề. Họ phải có khả năng tư duy logic, phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định thông minh.
- Kỹ năng viết: Trợ lý giám đốc cần có khả năng viết các văn bản chuyên nghiệp như email, báo cáo, biên bản cuộc họp và các tài liệu khác. Việc viết chính xác, rõ ràng và logic là rất quan trọng trong vai trò này.
- Kỹ năng giao tiếp giữa các bên: Trợ lý giám đốc thường phải giao tiếp với nhiều bên liên quan như khách hàng, đối tác, nhân viên và các bộ phận khác trong tổ chức. Họ cần có khả năng giao tiếp một cách chuyên nghiệp, tôn trọng và hiệu quả để xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt.
- Kỹ năng giao tiếp đa văn hóa: Trợ lý giám đốc có thể phải làm việc với đối tác và khách hàng từ nhiều quốc gia và văn hóa khác nhau. Do đó, khả năng giao tiếp đa văn hóa và hiểu biết về các thói quen, tập tục và quy tắc giao tiếp của các quốc gia khác nhau là rất quan trọng.
- Kỹ năng thuyết trình: Trợ lý giám đốc có thể được yêu cầu tham gia vào các buổi thuyết trình, hội thảo hoặc cuộc họp. Họ cần có khả năng trình bày thông tin một cách rõ ràng, thuyết phục và hấp dẫn để truyền đạt ý kiến và thông điệp một cách hiệu quả.
- Kỹ năng ứng biến với các phương tiện truyền thông: Trợ lý giám đốc cần có khả năng sử dụng các công cụ truyền thông như điện thoại, email, video hội nghị và các ứng dụng trực tuyến khác để giao tiếp và làm việc từ xa.
Các yêu cầu khác
- Đã từng có kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý giám đốc từ 1 - 3 năm và thực hiện thành công được nhiều dự án lớn
- Có khả năng làm việc các thiết bị công nghệ các quy trình làm việc của trợ lý
- Biết sử dụng công cụ quản lý thời gian công việc, tính toán kinh doanh để làm việc một cách hiệu quả để tránh mắc các lỗi khi làm việc
- Có khả năng quản lý thời gian hiệu quả để đáp ứng được tiến độ công việc.
Lộ trình nghề nghiệp của Trợ lý giám đốc
1. Trợ lý
Mức lương: 8 - 12 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Trợ lý là một công việc quan trọng và đa dạng, đòi hỏi người làm phải có khả năng hỗ trợ và giúp đỡ người khác trong nhiều khía cạnh của cuộc sống và công việc. Trợ lý có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ văn phòng, y tế, giáo dục đến kinh doanh và công nghệ thông tin. Công việc của họ có thể bao gồm quản lý lịch trình, tạo và quản lý tài liệu, giao tiếp với khách hàng và đối tác.
>> Đánh giá: Trợ lý không phải là nghề đơn giản, khối lượng công việc cần xử lý không hề nhỏ. Tuy nhiên đây cũng là công việc thú vị, có thách thức nhưng cơ hội thăng tiến cùng mức thu nhập cực tốt. Theo đó, nếu Trợ lý mới ra trường mức lương có thể không quá cao, nên bạn phải có thêm các khoản thu nhập khác mới đủ sống.
2. Trợ lý cao cấp
Mức lương: 11 - 16 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 3 - 4 năm
Trợ lý cao cấp là một vai trò quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại, nơi mà sự quản lý thời gian, thông tin, và các nhiệm vụ phức tạp đang ngày càng trở nên quan trọng.Trợ lý cao cấp không chỉ đơn thuần là người hỗ trợ một cấp quản lý hoặc lãnh đạo, mà họ thường được đào tạo và trang bị kiến thức và kỹ năng đặc biệt để đảm nhận những nhiệm vụ đa dạng và quan trọng.
>> Đánh giá: Trợ lý cao cấp cũng đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tiếp cận với nhiều thông tin bảo mật, quan trọng của doanh nghiệp, việc này đôi khi cũng tạo cho họ áp lực rất lớn. Chính vì vậy, không phải ai cũng có thể chuyên nghiệp trong vai trò là trợ lý cao cấp. Một khi đã giữ trọng trách này thì phải đảm bảo bản thân đủ sức gánh vác được các vấn đề xảy ra.
3. Trợ lý giám đốc
Mức lương: 15 - 20 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 4 - 6 năm
Trợ lý giám đốc (Assistant Director) là người làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo, hỗ trợ đảm bảo các công việc, hoạt động hàng ngày của giám đốc diễn ra suôn sẻ, hiệu suất và đảm bảo chất lượng. Trợ lý giám đốc được xem là cánh tay phải có lực cho giám đốc, do vị trí này yêu cầu một người phải có tâm nhìn, kinh nghiệm và khả năng giải quyết nhiều vấn đề trong mọi tình huống.
>> Đánh giá: Trợ lý giám đốc được xem là cánh tay phải đắc lực cho giám đốc, do đó vị trí này đòi hỏi một người phải có tầm nhìn, kinh nghiệm và khả năng giải quyết nhạy bén trong mọi tình huống. Công việc của họ thường bị nhầm lẫn với thư ký, tuy nhiên ngoài việc xử lý các công việc sổ sách, sắp xếp lịch họp, các buổi gặp với khách hàng, đối tác,… trợ lý giám đốc trong nhiều trường hợp còn phải thay giám đốc quyết định và ký kết các hợp đồng quan trọng.
5 bước giúp Trợ lý giám đốc thăng tiến nhanh trong trong công việc
Nâng cao trình độ học vấn và kỹ năng chuyên môn
Học thêm chứng chỉ chuyên môn. Tham gia các khóa học và nhận các chứng chỉ như PMP (Project Management Professional), chứng chỉ hành chính văn phòng, hoặc các chứng chỉ liên quan đến ngành nghề cụ thể của công ty bạn. Thành thạo các công cụ quản lý dự án, phần mềm văn phòng, và các ứng dụng công nghệ mới giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tạo ấn tượng tốt với cấp trên.
Đóng góp vào các dự án quan trọng
Tham gia dự án chiến lược tìm cơ hội tham gia vào các dự án lớn hoặc chiến lược của công ty, nơi bạn có thể đóng góp ý kiến và chứng tỏ khả năng của mình. Đóng góp ý kiến và đưa ra các giải pháp sáng tạo để tăng hiệu quả công việc, để cấp trên nhìn thấy được khả năng và năng lực của bạn. Từ đó sẽ được cất nhắc lên các vị trí cao hơn khi có cơ hội.
Xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp
Mở rộng mạng lưới chuyên nghiệp tham gia vào các sự kiện, hội thảo và các tổ chức nghề nghiệp để kết nối với các chuyên gia khác trong ngành. Tạo mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và lãnh đạo xây dựng mối quan hệ vững chắc trong công ty giúp bạn dễ dàng thăng tiến và nhận được sự hỗ trợ khi cần thiết.
Nâng cao năng lực bản thân
Tham gia các khóa học đào tạo, hội thảo chuyên ngành để cập nhật kiến thức mới nhất về lĩnh vực bạn đang làm việc, trau dồi kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết trình, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian, ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, là kỹ năng quan trọng giúp bạn có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp, theo học chương trình thạc sĩ hoặc cao học để nâng cao trình độ học vấn và chuyên môn.
Hoàn thành xuất sắc công việc
Đề xuất ý tưởng sáng tạo, giải pháp hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, luôn cố gắng hoàn thành công việc đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng cao nhất, tự giác học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp, cấp trên và những người đi trước, luôn giữ thái độ tích cực, hợp tác hiệu quả với đồng nghiệp và hỗ trợ cấp trên hoàn thành tốt công việc.