Tweet
Facebook
Copy Link
- Công tác Trình ký (30%)
- Trình ký và phối hợp với các bộ phận khác của CĐT hoàn thiện việc trình ký, đóng dấu các hồ sơ liên quan sau khi nhân viên thực hiện thủ tục hoàn thiện hồ sơ cho khách hàng ký
- Công tác Tách trả và Lưu trữ (60%)
- Sau khi trình ký sẽ tách, trả hồ sơ cho khách hàng và các bộ phận như kế toán, hành chính của CĐT;
- Đảm bảo việc thực hiện tách trả cho khách hàng và các bộ phận khác đúng thời hạn;
- Cung cấp hồ sơ đã trình ký, lưu trữ theo phê duyệt của lãnh đạo phục vụ công việc chung;
- Lưu trữ hồ sơ giấy tờ dưới dạng bản cứng và bản mềm, đảm bảo hồ sơ lưu trữ đầy đủ, khoa học, dễ kiểm tra;
- Lưu trữ các văn bản ký hợp tác với Ngân hàng, cùng các tặng phẩm cho khách hàng (nếu có);
- Nhận sổ đỏ từ các bộ phận, đơn vị liên quan và lưu trữ sổ đỏ tiến hành bàn giao sổ đỏ cho khách hoặc Ngân hàng theo đúng quy trình, quy định của Công ty.
- Công tác Khác (10%)
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng/Phó phòng
- Kinh nghiệm: Không yêu cầu kinh nghiệm
- Kiến thức
- Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ưu tiên các ngành Hành chính, Văn thư lưu trữ...
- Kỹ năng
- Thành thạo Microsoft Office
- Kỹ năng mềm: phân tích, tổng hợp, trao đổi thông tin và các công việc phát sinh
- Kỹ năng giao tiếp khá tốt
- Phẩm chất
- Trung thực, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chú ý chi tiết
- Có thể chịu được áp lực công việc
- Hỗ trợ lương Cộng tác viên
- Được đào tạo, hướng dẫn bài bản về tư duy, quy trình/ quy định liên quan
- Có cơ hội trở thành nhân viên chính thức, tham gia các khóa đào tạo huấn luyện chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của Tập đoàn Sun Group
- Được trải nghiệm công việc thực tế của một Chuyên viên Thủ tục Lưu trữ và Tách trả trong môi trường chuyên nghiệp của Tập đoàn hàng đầu Việt Nam.
Đi qua hành trình 15 năm hoạt động và định vị vị thế là Tập đoàn kinh tế tư nhân hàng đầu Việt Nam, Sun Group đã kiến tạo nên hệ sinh thái chất lượng - đẳng cấp - khác biệt, gồm những thương hiệu dẫn đầu ở các lĩnh vực đầu tư trọng điểm: Vui chơi giải trí, Du lịch nghỉ dưỡng, Bất động sản cao cấp, Đầu tư xây dựng, Hàng không..., hướng tới giá trị phát triển bền vững cho Tập đoàn, các địa phương, khách hàng và đối tác
Chính sách bảo hiểm
- Được hưởng các chế độ bảo hiểm : BHYT, BHXH, BHTN
- Hưởng quyền lợi bảo hiểm 24/7
Các hoạt động ngoại khóa
- Du lịch hàng năm
- Team building theo quý
- Các hoạt động vui chơi, giải trí, ca hát thường xuyên
- Thể thao: Đá bóng, bóng chuyền,..
Lịch sử thành lập
- Công ty được thành lập năm 2019
Mission
Tìm đến những vùng đất giàu tiềm năng nhưng chưa được khai thác đúng tầm, làm thay đổi những vùng đất ấy, kiến tạo và đóng góp cho xã hội những công trình, sản phẩm/dịch vụ có đẳng cấp chất lượng vượt trội và trường tồn theo thời gian.
Review SUN GROUP
Lương tính cả thứ 7 nhưng vào thì tự động trừ 20% đó T7 nghỉ bắt buộc
Mọi người cũng đã tìm kiếm
Công việc của Nhân Viên Phòng Tài Liệu là gì?
Nhân viên phòng tài liệu là bộ phận có hầu hết mọi công ty, doanh nghiệp. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.
Mô tả công việc của Nhân viên phòng tài liệu
Công việc của nhân viên phòng tài liệu là gì? Nhân viên phòng tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành phòng văn thư. Công việc của nhân viên phòng tài liệu không chỉ bao gồm các nhiệm vụ chuyên môn mà còn đảm nhận vai trò trong quản lý và tổ chức công việc trong công ty.
Quản lý, lưu trữ tài liệu
Khi nhắc đến nhân viên văn phòng tài liệu, nhiều người nghĩ ngay đến đây là người sẽ sử dụng, quản lý trực tiếp các hệ thống tủ tài liệu, hồ sơ, giấy tờ quan trọng của công ty. Điều này là hoàn toàn không sai, bởi một trong những vị trí quan trọng mà nhân viên văn phòng đảm nhận chính là văn thư và lưu trữ tài liệu. Các công việc chính của họ là tiếp nhận văn bản, chứng từ, giấy tờ gửi đến công ty. Sau đó phân loại, gửi đến các phòng ban phụ trách để giải quyết. Xử lý văn bản, công văn, thông báo và mọi giấy tờ liên quan đến công ty trước khi gửi ra bên ngoài cho khách hàng, đối tác. Quản lý, sắp xếp, lưu trữ tất cả giấy tờ của công ty trong tủ tài liệu có hệ thống, ngăn nắp, khoa học để tiện cho việc tìm kiếm. Ngoài ra họ cũng quản lý và thực hiện in ấn, photocopy tài liệu, hồ sơ theo phân công khi cần thiết.
Thu thập dữ liệu, cung cấp thông tin
Nhân viên phòng tài liệu cũng sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ người sử dụng trong tổ chức hoặc bên ngoài trong việc tìm kiếm và truy xuất các tài liệu cần thiết, hoặc cung cấp hỗ trợ và chia sẻ thông tin cho các bộ phận và cá nhân khác trong tổ chức khi có yêu cầu.
Ở trên là công việc chính của một Nhân viên phòng tài liệu. Ngoài ra họ cũng có thể thực hiện thêm các công việc dưới đây tùy theo yêu cầu trách nhiệm mà công ty họ đề ra:
Quản lý tài sản và trang thiết bị văn phòng
Kê khai tài sản, thiết bị hiện có của công ty để kiểm tra, quản lý về chất lượng và số lượng thiết bị. Dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, nhân viên quản lý tài sản lên kế hoạch mua sắm trang thiết bị, đồ dùng cho văn phòng. Ví dụ như máy tính, máy in, sổ tay… Quản lý các tài sản chung của toàn bộ công ty như bàn ghế, tủ kệ, máy móc, văn phòng phẩm…
Nhân Viên Phòng Tài Liệu có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
91 - 156 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Nhân Viên Phòng Tài Liệu
Tìm hiểu cách trở thành Nhân Viên Phòng Tài Liệu, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân Viên Phòng Tài Liệu?
Yêu cầu tuyển dụng Nhân viên phòng tài liệu
Yêu cầu bằng cấp và kiến thức chuyên môn
Đây là công việc đòi hỏi ở một nhân viên phòng tài liệu cần hiểu rõ, thông thạo các công cụ đánh giá, phân tích dữ liệu, đánh giá năng lực của các bộ phận chứ không chỉ là cá nhân.Theo sát tình hình kinh doanh của các đối thủ, từ đó vẽ ra chiến lược nâng tầm doanh thu cho doanh nghiệp.
Có xuất thân và được đào tạo bài bản tại các trường đại học có ngành hay chuyên ngành về quản lý thông tin, quản trị văn phòng sẽ được đánh giá cao và ưu tiên hơn
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Như đã mô tả về công việc của nhân viên phòng tài liệu, vị trí này đảm nhiệm rất nhiều công việc. Chính vì thế, đôi khi sẽ gặp phải các vấn đề xảy ra ngoài ý muốn. Do đó, trong vai trò là nhân viên phòng tài liệu, bạn cần phải có kỹ năng linh hoạt và tư duy nhạy bén để có thể đảm bảo các hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng.
- Kỹ năng giao tiếp tốt: Kỹ năng giao tiếp tốt chính là chìa khóa giúp cho mỗi người mở ra nhiều cánh cửa cơ hội. Đặc biệt ở vị trí nhân viên phòng tài liệu, khả năng giao tiếp là rất cần thiết bởi vì họ luôn phải gặp gỡ, giao lưu với khách hàng, chưa kể đến việc đề xuất ý kiến với cấp trên. Do đó, khi có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn sẽ dễ dàng kết nối và tạo được nhiều mối quan hệ thân thiết.
- Tinh thần mạnh mẽ: Trong công việc nhân viên phòng tài liệu sẽ không thể tránh khỏi những chuyện làm cho mình bị căng thẳng. Thậm chí có thể chứng kiến nhiều sự việc bất ngờ ta không tin kịp nghĩ đến.Đặc thù của của nhân viên phòng tài liệu là bạn phải có một tinh thép, không được sợ hãi và chịu được áp lực công việc. Đặc biệt, không được để tìm huống khẩn cấp làm ảnh hưởng đến tinh thần của mình.
- Tỉ mỉ, siêng năng: Tỉ mỉ, siêng năng là một trong những tố chất cần có của một nhân viên phòng tài liệu. Khi làm công việc này, bạn phải thường xuyên theo dõi các diễn biến các số liệu, chiến lược từ đó mới dễ dàng phát hiện ra những thay đổi nhỏ và đưa ra cách xử lý kịp thời cho những tình huống đó.
- Rèn luyện tính cẩn thận: Tính cẩn thận là một trong những đức tính rất cần thiết mà những người làm nghề quản trị văn phòng nói chung, làm nhân viên phòng tài liệu nói riêng cần phải cóVì vậy, chỉ một sơ suất nhỏ thôi cũng có thể dẫn đến những hậu quả khôn lường. Rèn luyện tính cẩn thận sẽ giúp cho điều dưỡng tránh được những sai lầm không đáng có khi làm việc.
- Kỹ năng lắng nghe: Nắm vững kỹ năng lắng nghe hiệu quả sẽ giúp bạn biết cách lắng nghe, thấu hiểu cảm xúc của người nói. Bạn cũng sẽ chủ động hơn khi trò chuyện với người khác, khiến người đối diện cảm thấy được quan tâm, trân trọng.
Lộ trình thăng tiến của Nhân viên phòng tài liệu
|
Số năm kinh nghiệm |
Chức vụ |
Mức lương |
|
Dưới 1 năm |
Trợ lý phòng tài liệu |
khoảng 5 triệu - 8 triệu đồng/tháng |
|
Từ 1 - 3 năm |
khoảng 8 triệu - 12 triệu đồng/tháng |
|
|
Từ 3 - 5 năm |
Chuyên viên quản lý tài liệu |
khoảng 15 triệu - 20 triệu đồng/tháng |
|
Từ 5 năm trở lên |
Trưởng phòng tài liệu |
khoảng 20 triệu đồng/tháng trở lên |
Các công việc có mức lương tương đương với Mức lương bình quân của Nhân viên phòng tài liệu :
- Nhân viên tổng vụ: 8 - 12 triệu/tháng
- Nhân viên hành chính: 7 - 10 triệu/tháng
1. Trợ lý phòng tài liệu
Mức lương: 5 - 8 triệu/tháng
Kinh nghiệm làm việc: Dưới 1 năm
Thông thường bạn sẽ khởi đầu với vị trí Trợ lý phòng tài liệu trước khi trở thành một nhân viên. Công việc chính của bạn tại vị trí này là hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của phòng tài liệu như: sao chép, in ấn, phân phối và lưu trữ tài liệu. Bạn sẽ quản lý và bảo trì hệ thống lưu trữ tài liệu (bao gồm cả lưu trữ điện tử), hỗ trợ lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp, sự kiện và các hoạt động liên quan đến tài liệu. Tùy vào công ty bạn tham gia mà bạn cũng có thể được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác như chuẩn bị báo cáo, xử lý văn bản, và hỗ trợ xử lý công việc văn phòng.
>> Đánh giá: Nhóm nghề này thường ưu ái những nhân viên phòng tài liệu có tay nghề cao, kinh nghiệm dày để có thể dự đoán và xử lý nhanh những phát sinh trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, do đặc thù công việc thường được đào tạo đặc thù hơn, cung không đủ cầu nên tính cạnh tranh và sự đào thải thấp hơn so với nhiều ngành khác
2. Nhân viên phòng tài liệu
Mức lương: 8 - 12 triệu/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Nhân viên phòng tài liệu sẽ quản lý và vận hành các hoạt động hàng ngày của phòng tài liệu. Bạn xử lý và duyệt các yêu cầu sao chép, in ấn và phân phối tài liệu, đảm bảo hệ thống lưu trữ tài liệu được duy trì hiệu quả và có thể truy cập dễ dàng. Ngoài bạn sẽ hỗ trợ việc đào tạo nhân viên về các quy trình và chính sách liên quan đến tài liệu, và tham gia vào việc phát triển và cải tiến các quy trình làm việc của phòng tài liệu.
3. Chuyên viên quản lý tài liệu
Mức lương: 15 - 20 triệu/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm
Nhìn chung, Chuyên viên quản lý tài liệu sẽ đảm nhiệm các công việc của Nhân viên phòng tài liệu nhưng sẽ tập trung hơn vào việc tối ưu hóa quy trình. Cụ thể, bạn sẽ quản lý và điều phối các hoạt động của phòng tài liệu để đảm bảo hiệu quả và hiệu suất cao. Bạn thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn quản lý tài liệu, bao gồm cả quản lý văn bản và lưu trữ điện tử, phân tích và cải tiến các quy trình làm việc để tối ưu hóa việc quản lý tài liệu. Là một chuyên viên, bạn cần nắm rõ và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và chính sách bảo mật thông tin. Bạn cũng sẽ tham gia đào tạo và hỗ trợ nhân viên về các quy trình và công nghệ mới liên quan đến quản lý tài liệu.
4. Trưởng phòng tài liệu
Mức lương: Trên 20 triệu/tháng
Kinh nghiệm làm việc: Trên 5 năm
Đây là chức vị cao nhất trong bộ phận tài liệu, lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động của phòng tài liệu. Ở vị trí này, bạn sẽ phụ trách đề xuất và triển khai chiến lược phát triển phòng tài liệu phù hợp với mục tiêu và chiến lược tổng thể của tổ chức. Bạn cũng sẽ thực hiện các công việc quản lý, bao gồm quản lý ngân sách và tài nguyên của phòng tài liệu, quản lý nhân sự. Bạn sẽ đại diện cho phòng tài liệu trong các cuộc họp và đối thoại với các bộ phận khác trong tổ chức để đảm bảo sự hợp tác và hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động của phòng tài liệu.
>> Xem thêm:
Việc làm Nhân viên phòng tài liệu đang tuyển dụng
Việc làm Nhân viên hành chính nhân sự mới cập nhật