1. Trưởng kho là gì?

Trưởng kho là người có trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động của kho hàng trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công việc của họ bao gồm việc kiểm soát lượng hàng tồn kho, quản lý việc nhập xuất hàng hóa, đảm bảo rằng các sản phẩm và vật liệu được lưu trữ một cách an toàn và hiệu quả, và đối phó với các vấn đề liên quan đến kho hàng như thất thoát, hỏng hóc hoặc việc làm rơi rớt. Trưởng kho cũng phải làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức, chẳng hạn như mua sắm, sản xuất và vận chuyển, để đảm bảo rằng luồng hàng hóa được duy trì một cách suôn sẻ và hiệu quả. Bên cạnh đó những công việc như Cửa hàng trưởng, Logistics Supervisor,... cũng thường đảm nhận những công việc tương tự. 

2. Mô tả công việc của Trưởng kho hiện nay

Công việc của Trưởng kho bao gồm nhiều nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và an toàn trong việc quản lý các nguồn tài sản và hàng hóa của công ty. Dưới đây là một số nhiệm vụ chính của Trưởng kho:

Quản lý hàng hóa và vật tư trong kho

Trưởng kho có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa khi nhập kho phải được kiểm tra đúng chất lượng và chủng loại. Hàng hóa khi nhập kho cần được sắp xếp khoa học và an toàn. Ngoài ra họ cũng là người lên kế hoạch nhập các vật tư, phụ kiện, linh kiện phục vụ cho việc đóng gói sản phẩm, sửa chữa và bảo hành sản phẩm. Trưởng kho cần phân bổ tốt nguồn lực và các tài nguyên được công ty giao cho, phân bổ theo cách tối đa hóa để hoàn thành mục tiêu, sắp xếp nhân viên làm đúng chuyên môn, công tác.

Giao hàng đúng lịch trình, an toàn và tiết kiệm chi phí

Trưởng kho cần kết hợp với các bộ phận liên quan để có thể nắm bắt được công việc một cách nhanh và đúng nhất. Kết hợp với các đối tác vận chuyển để có thể giao hàng đúng lịch trình cho khách hàng, đồng thời đàm phán để có được mức chi phí thấp nhất cho doanh nghiệp.

Quản lý nhân viên của bộ phận kho

Đào tạo, giao việc và giám sát là 3 việc Trưởng kho cần làm tốt để giúp bộ phận kho vận hành một cách hiệu quả. Điều này bao gồm đào tạo nhân viên đúng cách, thiết lập mục tiêu rõ ràng, giám sát hiệu suất lao động của họ, đảm bảo họ tuân thủ đúng luật và quy trình an toàn. Trưởng kho cũng cần xây dựng các quy trình làm việc và thường xuyên cải tiến để đạt tối đa hiệu quả công việc, ngoài ra cần có chính sách khen thưởng và xử phạt rõ ràng. Xây dựng mối quan hệ tốt giữa các nhân viên trong bộ phận cũng giúp Trưởng kho có thể nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của các thành viên, đề xuất cho phòng HCNS hoặc cấp trên có thể quyền để có những chính sách đãi ngọ phù hợp hơn.

Quản lý rủi ro

Trưởng kho cần phải đo lường trước những rủi ro, vấn đề có thể phát sinh ngoài ý muốn trong quá trình vận hành. Từ đó đánh giá, thiết lập phương án xử lý cần thiết để không làm ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình hoạt động của bộ phận cũng như ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.

3. Kinh nghiệm quản lý xưởng hiệu quả

Quản trị kho đối với một số vật liệu và thiết bị

Việc nhà quản lý thực hiện tiếng hành nghiệp vụ để kiểm soát quản lý về những nguyên liệu, vật tư, thiết bị để phục vụ cho việc sản xuất gọi là quản trị kho. Muốn đi đúng theo kế hoạch và tiến độ sản xuất cần sự hỗ trợ trong công tác của quản lý kho. Có khá nhiều máy móc chống chéo và xưởng xí nghiệp được tiến hành phân loại trong kho nguyên liệu đã dẫn đến việc thất lạc và gây dựng đến việc hư hỏng, hỏng hóc làm thiết bị giảm chât lượng. Từ đó dẫn đến việc tốn thời gian để tìm kiếm khi cần tìm lại để sử dụng vào việc sản xuất. Cần sự kiểm soát, hỗ trợ quản lý kho một cách cực khoa học, hiệu quả theo một phương thức hiện đại giúp cho việc kiểm soát và phân loại chính xác.

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Kiểm tra kho hàng định kỳ

Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát

Sơ đồ quản lý kho hàng là bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng quan kho hàng của bạn. Nhìn vào sơ đồ kho bạn sẽ dễ dàng hình dung được vị trí của từng loại hàng hóa, có thể lên kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu quả khai thác đối với kho hàng.

4. Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng kho 

Xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp

Các chỉ số KPI chính là một kết quả cụ thể giúp doanh nghiệp định hướng và đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu của mình. Bởi vậy, việc đầu tiên bạn cần làm khi xây dựng KPI cho Trưởng phòng kho vận là xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Bản chất của KPI không giống như mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, giữa các chỉ số KPI và mục tiêu phải có mối tương quan chặt chẽ với nhau Bằng cách thiết lập và áp dụng KPI cho vị trí Trưởng kho, doanh nghiệp có tập trung tối đa các nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả hoạt động như mong đợi. Ngoài ra, các chỉ số KPI này còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và tài nguyên. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

Lựa chọn các KPI phù hợp nhất cho Trưởng phòng kho

Việc thiết lập KPI luôn được các doanh nghiệp xem trọng vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến sự phát triển và thành công của họ. KPI với công việc của Trưởng phòng kho vận và mục tiêu của doanh nghiệp. Bởi vì, đây chính là yếu tố có tính quyết định đối với hiệu quả áp dụng KPI cho vị trí Trưởng phòng kho vận.

Số lượng chỉ số KPI 

Kết quả, hiệu suất làm việc của Trưởng kho có thể được đánh giá bởi rất nhiều các chỉ số KPI khác nhau. Thế nhưng, bạn không nhất thiết phải sử dụng toàn bộ các chỉ số đó. Số lượng chỉ số KPI là bao nhiêu cần dựa trên cơ sở các mục tiêu của doanh nghiệp để có quyết định phù hợp nhất. Bạn không nên sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số. Tốt nhất bạn nên chọn ra 4 – 10 chỉ số quan trọng nhất. Đồng thời, các chỉ số được chọn phải có khả năng tác động trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp.

5. Những khó khăn mà Trưởng kho thường gặp

Khó khăn trong kiểm tra hàng hóa

Số lượng hàng hóa trong kho nhiều và được sắp xếp lộn xộn không theo lô, kệ. Do vậy, mất rất nhiều thời gian, công sức chưa kể đến là sự sai sót, nhầm lẫn là khó tránh khỏi khi thực hiện thủ công. Thậm chí, một số mặt hàng bị hỏng, hết hạn sử dụng mà nhân viên kho cũng không thể kiểm soát được.

Áp lực thời gian

Bất kể nghề nào cũng có những áp lực riêng theo từng đặc trưng ngành nghề. Đối với chuyên viên quản lý xưởng, đó là áp lực về quản lý thời gian và độ chính xác của những con số. Quản lý xưởng phải làm việc với công suất tối đa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giảm thiểu thời gian chờ đợi. Điều này cũng giúp tránh tình huống khách hàng phản ứng tiêu cực và làm ồn ào khi phải chờ đợi quá lâu.

Áp lực con số, độ chính xác

Đồng thời, do tính chất công việc, để xử lý nhanh chóng, giải quyết vấn đề và đảm bảo tính chính xác, bạn phải làm việc dưới áp lực lớn và cần sự tập trung cao độ. Điều này đòi hỏi bạn có khả năng quản lý căng thẳng và làm việc hiệu quả trong môi trường áp lực. 

Trưởng kho không chỉ phải đảm bảo xử lý công việc nhanh chóng mà còn phải thực hiện mọi nhiệm vụ một cách chính xác, bởi rủi ro luôn tiềm ẩn. Các sai sót như tính lãi sai, chuyển tiền nhầm, hoặc chi nhầm tiền đã xảy ra không ít lần, ngay cả với những chuyên viên quản lý xưởng giàu kinh nghiệm. Điều này buộc họ phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại bằng tiền mặt hoặc gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của công ty.

Đọc thêm:

Việc làm Trưởng kho đang tuyển dụng

Việc làm Quản lý xưởng đang tuyển dụng

Việc làm Tổ trưởng sản xuất đang tuyển dụng