The job holder is responsible for performing a variety of administrative activities including secretarial dutires, ordering of supplies, scheduling appointments and travel, responding to information requests, preparing reports as well as providing events and meeting support.
Key Accountabilities (1)
Administrative Support
- Schedule and manage meetings, calls, and other meetings
- Manage database files, store official documents, related papers, contracts and documents
- Arrange to print, scan or photocopy documents as required at the unit
- Prepare documents for meetings, business trips
- Welcoming, guiding experts and guests as assigned
- Enforce established internal policies, regulations and procedures within the organization
- Answer questions by phone, email or face-to-face - to the extent allowed
- Take notes in the meeting minutes, take notes on reminders of superiors
- Prepare meeting rooms, print documents (if any) before the official meeting takes place
- Store approved documents as assigned
Key Accountabilities (3)
Key Relationships - Direct Manager
Head of Division
Key Relationships - Direct Reports
Key Relationships - Internal Stakeholders
Assistants in Head of Divisions, BOD Office and Chairman Office
Key Relationships - External Stakeholders
Partners providing professional services, agencies and relevant authorities
Success Profile - Qualification and Experiences
- A Diploma certificate or higher in Finance, Banking, Economics, Business Administration, Management or a relevant discipline
- At least 3 years of experience in a similar role providing administrative support
- Strong organization skills and able to juggle multiple competing tasks / demands
- Able to work independently, exercise judgement and maintain confidentiality
- Proficient in MS Office (Powerpoint, Word, Excel, Outlook)
- Meticulous and pays attention to details
- English standard of proficiency as required for the role
“Melia Vinpearl” là sự hợp tác giữa tập đoàn khách sạn hàng đầu Tây Ban Nha Meliá Hotels International và thương hiệu du lịch nghỉ dưỡng và giải trí bậc nhất Việt Nam Vinpearl, hướng đến mục tiêu trở thành một trong những thương hiệu khách sạn quốc tế hàng đầu tại Việt Nam.
“Melia Vinpearl” hiện nay có tổng cộng 12 khách sạn và khu nghỉ dưỡng đang hoạt động của Vinpearl trải dài từ Hải Phòng đến Tây Ninh. Việc hợp tác cùng Tập đoàn khách sạn Meliá nằm trong định hướng chiến lược nâng tầm và quốc tế hóa thương hiệu Vinpearl trong lĩnh vực khách sạn - nghỉ dưỡng. Sự kết hợp này hứa hẹn sẽ mang lại trải nghiệm đa dạng cho du khách trong và ngoài nước khi vừa được tận hưởng hệ sinh thái “all in one” (tất cả trong một) độc đáo của Vinpearl với phong cách bản địa, vừa trải nghiệm tiêu chuẩn dịch vụ toàn cầu của thương hiệu khách sạn quốc tế.