Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
Job Summary:
- Thực hiện các công việc thư ký văn phòng và công việc hành chính liên quan đến bộ phận Tài Chính Kế Toán.
- Hợp tác và đảm nhiệm một số chức năng kế toán thu, thuế và các vị trí trống trong thời gian ngắn hạn.
Duties and responsibilities:
- Nhận và phân phát thư của Phòng Tài Chính Kế Toán, xử lý thư đến và giữ bí mật. Ghi lại thư đến và đi, đảm bảo không còn thư cần gửi vào cuối ngày.
- Kiểm tra, sắp xếp các cuộc hẹn và họp của FC và bộ phận. Quản lý văn phòng phẩm, kiểm tra, nhận thêm, làm phiếu và nhận hàng từ kho, đảm bảo không thừa thiếu.
- Lưu giữ và cập nhật danh sách điện thoại nội bộ, giám đốc/quản lý, nhân viên Phòng Tài Chính Kế Toán. Gửi thông báo đúng quy trình, lưu trữ và theo dõi.
- Đánh các thông báo khi cần và gởi các bộ phận, đảm bảo rằng tất cả các thông báo được kí bởi người thông báo, lưu giữ thông tin cho người đọc trong hồ sơ, đảm bảo các thông báo gởi đi phải có sự đồng ý của người có tên trong thông báo.
- Tham dự các cuộc họp và ghi biên bản. Đánh biên bản chính xác và gọn gàng theo form mẫu và logo của Khách sạn. Ghi lại và theo dõi các mục cần làm cho các cuộc họp tiếp theo, gửi biên bản trong vòng 24 giờ đến các cá nhân liên quan, theo dõi và đảm bảo rằng các biên bản được gửi và được lưu trữ.
- Lưu giữ và làm các biểu mẫu/phiếu cần thiết cho bộ Phận Tài Chính Kế Toán. Bổ sung nếu có sự thay đổi.
- Thường xuyên tiếp xúc với chương trình cháy nổ và khẩn cấp, tham gia các cuộc họp về qui trình cháy nổ và khẩn cấp hằng quí hoặc khi nào Khách sạn có tổ chức, nắm rõ vị trí thoát hiểm hỏa hoạn, bình chữa cháy, dụng cụ cứu thương gần nhất, đảm bảo rằng tất cả các nhân viên phòng Tài Chính Kế Toán biết được các vị trí thoát hiểm gần nhất, thường xuyên kiểm tra và bỏ đầy đủ dụng cụ trong hộp dụng cụ cứu thương.
- Lưu giữ và theo dõi các hợp đồng, lưu hợp đồng một cách hợp lí theo trình tự thời gian.
- Đảm nhiệm và làm bảng chấm công cho Phòng Tài Chính Kế Toán. Đảm bảo rằng bảng chấm công phải được gởi đến phòng Nhân Sự đúng hạn.
- Hỗ trợ Kế Toán Công nợ về công việc thẻ tín dụng như sau:
- Đảm bảo rằng tất cả các giao dịch thẻ tín dụng được kiểm tra tính đầy đủ và các tài khoản được cân đối hàng ngày trên báo cáo.
- Tính và nhập chính xác các khoản tiền hoa hồng vào chương trình.
- Nhanh chóng điều tra tất cả các tranh chấp về Credit card, kết hợp với lễ tân và ngân hàng.
- Kiểm tra đối chiếu tất cả các chứng từ của việc trả lại tiền qua thẻ, phải được phê duyệt của ban giám đốc trước khi trả lại tiền bằng credit card.
- Hỗ trợ vị trí Giám Sát Lương và Thuế trong việc báo cáo thuế hằng tháng và đảm nhiệm các công việc đượcgiao bởi vị tí này.
- Tham gia thực hiện việc kiểm kê hàng tháng của Phòng Tài Chính Kế Toán.
- Tham gia với tư cách là thu ngân hoặc các chức năng kế toán trong các sự kiện/công việc hàng năm của Phòng Tài Chính Kế Toán như Chợ Quê, kiểm kê công cụ dụng cụ...
Quyền lợi được hưởng
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp
- Cung cấp đồng phục và cơm ca
- Hưởng bảo hiểm theo luật lao động
- Nhận phí phục vụ hằng tháng, kể cả trong thời gian thử việc
- Thưởng Tết, lễ
- Tham dự các sự kiện của nhân viên như Lễ vinh danh (tiệc tổ chức sinh nhật), trung thu, tiệc quốc tế thiếu nhi...
- Và nhiều quyền lợi khác theo chính sách công ty & luật lao động hiện hành
Yêu cầu công việc
- Bằng cử nhân về Tài chính, Kế toán, Thương mại hoặc Quản lý Khách sạn/Du lịch.
- 3 - 4 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế toán hoặc các vị trí liên quan.
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt.
- Kỹ năng giao tiếp và có khả năng quản lý thời gian tốt.
- Thành thạo tin học văn phòng và tiếng Anh
Yêu cầu hồ sơ
Furama Resort Đà Nẵng sang trọng là biểu tượng thực sự của du lịch Việt Nam. Thiên đường 5 sao trên bãi biển Đà Nẵng nổi tiếng thế giới này được tôn vinh là khu nghỉ dưỡng uy tín nhất Việt Nam - bao gồm cả hoàng gia, tổng thống, ngôi sao điện ảnh và lãnh đạo doanh nghiệp quốc tế trong số những vị khách nổi tiếng. Giành được nhiều giải thưởng vì cam kết không ngừng cung cấp dịch vụ và cơ sở vật chất đẳng cấp thế giới, Furama không chỉ liên tục được bình chọn là khu nghỉ dưỡng số 1 của Việt Nam mà còn dẫn đầu các cuộc thăm dò quốc tế còn xếp hạng nơi này trong số những khu nghỉ dưỡng tốt nhất ở châu Á. Nhưng Furama không chỉ là một nơi nghỉ dưỡng miền nhiệt đới bình dị mà còn là điểm dừng chân hàng đầu để khám phá một trong những điểm đến mới thú vị nhất châu Á – trong những ngày đầu được du lịch quốc tế “khám phá”.
Công việc của Thư ký là gì?
Thư ký là người hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Ngoài ra, là người thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, công việc tạp vụ hành chính, soạn thảo văn bản, lên lịch trình, tổ chức các buổi họp, lên kế hoạch cho cấp trên ( giám đốc).
Mô tả công việc của Thư ký
Quản Lý Lịch Làm Việc
Sắp xếp và quản lý lịch họp cho các quản lý và giám đốc. Đảm bảo rằng lịch trình được tổ chức hợp lý và không bị xung đột. Sắp xếp các cuộc hẹn và cuộc họp với các đối tác, khách hàng và các bộ phận khác.
Xử Lý Tài Liệu và Thư Từ
Soạn thảo, chỉnh sửa và chuẩn bị các văn bản, báo cáo, và tài liệu theo yêu cầu. Nhận và gửi thư từ, email và các tài liệu quan trọng khác. Đảm bảo rằng các tài liệu được chuyển đến đúng người và trong thời gian hợp lý.
Quản Lý Hồ Sơ và Dữ Liệu
Quản lý và lưu trữ hồ sơ và tài liệu quan trọng. Đảm bảo rằng các hồ sơ được tổ chức một cách khoa học và dễ dàng truy xuất. Cập nhật và duy trì dữ liệu và thông tin khách hàng, đối tác trong các hệ thống quản lý.
Hỗ Trợ Tổ Chức và Sự Kiện
Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ và bên ngoài, bao gồm các buổi họp, hội thảo và các hoạt động nhóm. Đảm bảo địa điểm tổ chức sự kiện được chuẩn bị đầy đủ và các thiết bị cần thiết được cung cấp.
Quản Lý Giao Tiếp
Đón tiếp khách hàng và đối tác, xử lý các yêu cầu và câu hỏi của họ một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Truyền đạt thông tin và thông báo từ cấp trên đến các bộ phận hoặc nhân viên khác.
Quản Lý Văn Phòng
Đặt hàng và quản lý vật dụng văn phòng, đảm bảo rằng văn phòng luôn có đủ các tài liệu và thiết bị cần thiết. Đảm bảo khu vực làm việc sạch sẽ và gọn gàng, bao gồm việc tổ chức và dọn dẹp các khu vực chung.
Thư ký có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
112 - 159 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Thư ký
Tìm hiểu cách trở thành Thư ký, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Thư ký?
Yêu cầu tuyển dụng của Thư ký
Yêu cầu về bằng cấp và kinh nghiệm
- Kinh Nghiệm Làm Việc: Kinh nghiệm trước đây trong các vai trò hành chính hoặc thư ký là một lợi thế. Tuy nhiên, những ứng viên mới ra trường có thể được xem xét nếu họ có kỹ năng và phẩm chất phù hợp.
- Kiến Thức Về Quản Trị Văn Phòng: Hiểu biết cơ bản về các quy trình văn phòng, quản lý tài liệu và tổ chức công việc.
- Trình Độ Học Vấn: Tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc cao hơn. Các bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan đến quản trị văn phòng, quản lý, hoặc các lĩnh vực tương tự sẽ là một lợi thế.
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ Năng Tổ Chức: Kỹ năng tổ chức tốt để quản lý lịch làm việc, tài liệu và sự kiện một cách hiệu quả.
- Kỹ Năng Giao Tiếp: Kỹ năng giao tiếp tốt, cả bằng văn bản và lời nói, để tương tác với các đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.
- Kỹ Năng Tin Học: Thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và hệ thống quản lý tài liệu. Kỹ năng sử dụng các phần mềm quản lý email và hệ thống liên lạc nội bộ.
- Kỹ Năng Soạn Thảo Tài Liệu: Kỹ năng viết và chỉnh sửa tài liệu chính xác, rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Khả Năng Giải Quyết Vấn Đề: Khả năng xử lý các tình huống phát sinh và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Lộ trình thăng tiến của Thư ký
Lộ trình thăng tiến của Thư ký có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này
1. Thư ký thực tập
Mức lương: 3 - 4 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm
Thư ký thực tập là người đang trong quá trình học tập và làm việc tại một công ty, tổ chức để tích lũy kinh nghiệm thực tế cho vị trí thư ký. Họ sẽ được giao những công việc tương tự như một thư ký chính thức nhưng với mức độ đơn giản hơn, dưới sự hướng dẫn và giám sát của các nhân viên có kinh nghiệm.
>> Đánh giá: Ở vị trí này họ có cơ hội học hỏi các kỹ năng cơ bản trong môi trường văn phòng, bao gồm quản lý tài liệu, tổ chức cuộc họp, và xử lý thông tin. Cải thiện khả năng giao tiếp và làm việc nhóm thông qua việc tương tác với các phòng ban khác và hỗ trợ quản lý hoặc nhân viên cấp cao.
2. Thư ký
Mức lương: 8 - 13 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 4 năm
Thư ký là vị trí sau khi bạn ra trường hoặc có kinh nghiệm dưới 2 năm. Ở vị trí này bạn sẽ đảm nhận các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
>> Đánh giá: Đóng vai trò hỗ trợ quản lý và điều hành công việc hàng ngày của các nhà quản lý cấp cao, bao gồm việc lên lịch cuộc họp, xử lý thông tin và giao tiếp với các bên liên quan. Đảm nhận các nhiệm vụ tổ chức như sắp xếp tài liệu, quản lý lịch làm việc, và xử lý thông tin liên lạc, góp phần vào sự hoạt động suôn sẻ của văn phòng.
3. Thư ký cấp cao
Mức lương: 15 - 20 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 4 - 5 năm
Thư ký cấp cao là một vị trí quản lý trong bộ máy hành chính của một tổ chức, công ty. Họ không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc hành chính thông thường như một thư ký thông thường, mà còn đảm nhận nhiều trách nhiệm quan trọng hơn, đòi hỏi kỹ năng và kiến thức chuyên sâu hơn.
>> Đánh giá: Vị trí này có nhiệm vụ hỗ trợ cho các nhà quản lý cấp cao, bao gồm quản lý lịch làm việc, sắp xếp cuộc họp quan trọng và xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý chiến lược. Đảm bảo rằng các công việc và thông tin quan trọng được quản lý hiệu quả, giúp nhà quản lý tập trung vào các quyết định chiến lược.
5 bước giúp Thư thăng tiến nhanh trong trong công việc
Nâng Cao Kỹ Năng và Kiến Thức Chuyên Môn
Đăng ký các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng hành chính, quản trị văn phòng, và các công cụ phần mềm văn phòng. Các chứng chỉ chuyên môn có thể nâng cao giá trị của bạn trong mắt cấp trên. Làm quen với các công nghệ và phần mềm mới trong quản lý văn phòng để cải thiện hiệu quả công việc và trở thành người dẫn đầu trong việc áp dụng công nghệ mới.
Cải Thiện Kỹ Năng Giao Tiếp và Quản Lý Thời Gian
Rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả cả bằng lời nói và văn bản. Đọc thêm về giao tiếp và tham gia các khóa học hoặc hội thảo để cải thiện khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng và chuyên nghiệp. Tối ưu hóa kỹ năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc để xử lý các nhiệm vụ hiệu quả hơn. Sử dụng công cụ quản lý thời gian như lịch điện tử và phần mềm quản lý công việc để theo dõi tiến độ và hạn chót.
Chủ Động Trong Công Việc và Đề Xuất Cải Tiến
Luôn chủ động và sáng tạo trong việc tìm cách cải thiện quy trình làm việc. Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, quản lý tài liệu, hoặc tổ chức sự kiện. Sẵn sàng nhận các nhiệm vụ và dự án mới ngoài các công việc chính để thể hiện sự linh hoạt và sẵn sàng đóng góp vào thành công chung của tổ chức.
Xây Dựng Mối Quan Hệ Mạng Lưới
Xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và các bộ phận khác trong công ty. Việc này không chỉ giúp cải thiện môi trường làm việc mà còn mở ra cơ hội học hỏi và thăng tiến. Tham gia các sự kiện ngành và kết nối với các chuyên gia ngoài công ty để mở rộng mạng lưới nghề nghiệp và cập nhật các xu hướng mới trong lĩnh vực của bạn.
Đặt Mục Tiêu Rõ Ràng và Theo Dõi Hiệu Suất
Xác định các mục tiêu rõ ràng cho sự nghiệp của bạn, chẳng hạn như việc hoàn thành các chứng chỉ, đạt được các kỹ năng mới, hoặc cải thiện hiệu suất công việc.Đánh giá thường xuyên hiệu suất công việc của bạn và nhận phản hồi từ cấp trên để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Sử dụng phản hồi này để điều chỉnh và nâng cao kỹ năng và hiệu suất của bạn.