Mô tả Công việc

Chịu trách nhiệm quản lý và giám sát các hoạt động của những bộ phận dịch vụ khác trong tòa nhà như bộ phận an ninh nội bộ, lễ tân… cùng các tiện ích khác để có thể cung ứng dịch vụ chất lượng nhất tới cư dân cùng khách hàng/ Responsible for managing and supervising the activities of other service departments in the building, such as the internal security department, reception, etc., and other utilities, for being able to provide the best quality service to residents and customers.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC/ RESPONSIBILITIES:

1.Công việc hành chính/ Administration:

• Theo dõi hợp đồng với các nhà thầu phụ trên tất cả các khía cạnh dịch vụ/ Monitor all the contracts with subcontractors on all service aspects.

• Hỗ trợ Quản lý tòa nhà trong việc tổ chức và sắp xếp sự kiện khi được yêu cầu ví dụ như như Hội nghị Cư dân tiệc Giáng sinh và tất niên v.v./ Assist the Property Manager in organizing and arranging events such as Resident’s Conference, Christmas and Year End parties, etc.

• Thực hiện và cập nhật quy trình quản lý và vận hành khi cần thiết/ Implement and update management and operation processes as needed.

• Xây dựng quy trình chuẩn cho nhân viên Ban quản lý và các nhà thầu phụ/ Develop standard procedures for Management Board staff and subcontractors.

• Ghi nhận và giải quyết tất cả các khiếu nại của Cư dân kịp thời và hiệu quả/ Record and solve all residents’ complaints promptly and effectively.

• Chuẩn bị lịch làm việc cho nhà thầu vệ sinh và bảo vệ/ Prepare a working schedule for the cleaning and security contractors.

2. Công việc giám sát/ Supervision:

• Trực tiếp quản lý các nhà thầu phụ để cung cấp dịch vụ bảo vệ vệ sinh xử lý côn trùng xử lý chất thải cảnh quan xe buýt,…/ Manage direct subcontractors to provide services such as protection, cleaning, pest control, waste disposal, landscaping, bus service, etc.

• Quản lý hoạt động đậu xe và tài xế để đảm bảo rằng họ tuân thủ các quy tắc và quy định/ Manage parking operations and drivers to comply with the rules and regulations.

• Đảm bảo các nhà thầu tuân thủ các mục đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ/ Ensure that subcontractors comply with the terms agreed in service contracts.

• Kiểm tra số lượng nhân viên để đảm bảo đúng số lượng theo hợp đồng đã ký/ Check the number of staff to ensure the correct quantity according to the signing contract.

• Kiểm tra công việc hàng ngày và định kỳ để đảm bảo rằng tất cả các công việc được thực hiện như hợp đồng đã thỏa thuận/ Check work daily and periodically to ensure that all work is completed as per the signed contracts.

• Làm việc chặt chẽ với các giám sát viên của các nhà thầu phụ và phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo rằng tất cả các công việc liên quan đều vận hành trơn tru/ Work closely with the supervisors of the subcontractors and coordinate with other departments to ensure that all work involved is operating smoothly.

• Cung cấp bản mô tả công việc của từng vị trí đến nhân viên của nhà thầu phụ và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo rằng họ hiểu nhiệm vụ và quyền hạn của mình/ Provide the job descriptions of each position to the subcontractor's employees and regularly check to ensure they understand their duties and authority.

• Thường xuyên kiểm tra số lượng nhân viên được cung cấp bởi các nhà thầu phụ/ Check the number of employees regularly provided by the subcontractors..

• Hỗ trợ giám sát các dịch vụ chăm sóc khách hàng khi được yêu cầu trong ca làm việc để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu từ cư dân khách thuê phải được giải quyết kịp thời/ Assist in monitoring customer care services when required during the shift duty to ensure all inquiries from residents/tenants are solved promptly.

• Kiểm tra lịch làm việc hàng ngày và kiểm tra báo cáo dấu vân tay hàng ngày một cách ngẫu nhiên/ Check the daily working schedule and daily fingerprint report at random.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Quản lý tòa nhà yêu cầu/ Implement the other tasks assigned by Property Manager.

3.Báo cáo/ Report:

• Thực hiện checklist hàng ngày/ Make a daily checklist..

4. Thực hiện các công việc khác/ Other tasks assigned by managers:

• Theo dõi công nợ khách hàng kiểm kê hàng hóa;/ Follow up on customer debts and inventory of goods.

• Kiểm soát vật dụng tồn kho/ Control inventory items.

• Kiểm soát việc giao nhận hàng hóa/ Control the delivery of goods.

Yêu Cầu Công Việc

Bằng cấp (tối thiểu): Trung Cấp/ Intermediate Degree (Minimum)

• Kiến thức về quản lý vận hành tòa nhà/ Knowledge of Property Management

• Có kinh nghiệm trong việc giám sát nhà thầu phụ tại khách sạn hoặc tòa nhà là một lợi thế/ Having experience in hotel or building subcontractors is advanced

• Kỹ năng ứng xử , đàm phán và giao tiếp tốt để giao tiếp với đồng nghiệp , khách hàng và các bên liên quan khác/ Strong interpersonal, negotiation, and communication skills for liaising with colleagues, customers, and other stakeholders

• Chủ động có năng lực linh hoạt và sẵn sàng học hỏi/ Proactive, competent, flexible, and willing to learn

• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng làm việc đa nhiệm/ Good organization and time management skills with the ability to work multitasking

• Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực/ Ability to work effectively under pressure

• Kỹ năng làm việc nhóm, phân tích và giải quyết vấn đề tốt/ Good teamwork, analytical and problem-solving skills

• Khả năng giao tiếp tiếng Việt tốt/ Good Vietnamese communication skills

• Sử dụng tiếng Anh cơ bản, có thể hiểu và hướng dẫn cư dân khi cần/ Use basic English, can understand, and guide residents when needed

• Ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, ưu tiên kinh nghiệm trong linh vực quản lý bất động sản/ At least 1 year of experience in the related field, experience in real estate management is an advance