Tweet
Facebook
Copy Link
Mô tả công việc
- Lưu trữ hồ sơ của bộ phận Dịch vụ Khách hàng như: Phiếu đề xuất mua hàng, Đơn đặt hàng, bảng báo giá, phiếu xuất kho của Nhà cung cấp, chứng từ thanh toán, hợp đồng mua bán sử dụng cho nhu cầu mua sắm tiêu thụ nội bộ của Trung tâm.
- Theo dõi và thông báo cho Quản lý/ Giám sát Dịch vụ Khách hàng biết khi các hợp đồng mua bán giữa Nhà cung cấp và Trung tâm đến hạn (nếu có).
- Phối hợp với Ngành hàng cùng bộ phận Kiểm toán nội bộ, tiến hành cập nhật tất cả các "Quy trình vận hành chuẩn (SOP)" của Trung tâm, lưu trữ tại bộ phận Dịch vụ Khách hàng.
- Kiểm tra và theo dõi hàng tồn kho của các Ngành hàng (hàng mua sử dụng nội bộ), báo cáo cho Quản lý/ Giám sát Dịch vụ Khách hàng.
- Phối hợp cùng bộ phận Nhận hàng kiểm tra hàng mua vào cho mục đích sử dụng nội bộ, so sánh với đơn đặt hàng (về số lượng, yêu cầu, chất lượng hàng hóa) và thông báo cho bộ phận liên quan sử dụng.
- Hỗ trợ các bộ phận mua hàng tiêu thụ nội bộ và ghi nhận vào sổ bàn giao.
- Theo dõi chứng từ thanh toán, chuyển giao hồ sơ cho các bộ phận liên quan trình ký.
- Cấp phát đồng phục, locker cho nhân viên theo quy định.
* Tổng hợp báo cáo:
- Hỗ trợ Trưởng trung tâm trong việc phân tích dữ liệu và hoàn thành những báo cáo để giúp cho trung tâm thực hiện được chiến lược của công ty và tăng trưởng lợi nhuận.
- Phối hợp thực hiện các công việc trong trung tâm.
- Trình bày và phân bổ báo cáo đến ban quản lý trung tâm
- Làm báo cáo doanh thu ngày, báo cáo chỉ tiêu, báo cáo sự hao hụt, báo cáo Line for Line, và tập hợp báo cáo tuần cho những cuộc họp quản lý hàng tuần.
- Trình bày các cập nhật trong cuộc họp quản lý tuần và tập hợp báo cáo từ những bộ phận báo cáo trực tiếp cho Trưởng trung tâm và lưu giữ báo cáo.
Yêu cầu công việc
- Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành liên quan, ưu tiên Quản trị Hành chính, Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Ngoại ngữ, Quản trị Kinh doanh, Kế toán.
* Tính cách:
- Thể hiện tính chín chắn khi giao tiếp với khách hàng và đồng nghiệp.
- Chính trực, năng động, cẩn thận, trách nhiệm và kỷ luật cao
* Quan điểm và Thái độ: Thể hiện quan điểm tích cực về dịch vụ khách hàng trong các tình huống cần giải quyết.
* Kỹ năng:
- Kỹ năng giao tiếp tốt, hướng đến khách hàng
- Chững chạc, phong cách và thái độ làm việc chuyên nghiệp.
- Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, ....)
- Có tinh thần trách nhiệm tuân thủ quy trình của công ty.
- Kỹ năng quản lý thời gian tốt.
- Có kinh nghiệm trong việc phân tích và kế hoạch.
- Khả năng giao tiếp tốt, cả tiếng Anh và tiếng Việt. Đọc hiểu tài liệu tiếng Anh.
Quyền lợi được hưởng
Chương trình chăm sóc sức khỏe cao cấp dành cho nhân viên và gia đình
Lương tháng 13
15 ngày nghỉ phép có lương
Được review 1 lần trong năm
Công ty MM Mega Market Việt Nam (trước đây là METRO Cash & Carry Việt Nam) khai trương Trung tâm đầu tiên năm 2002 tại Thành phố Hồ Chí Minh. MMVN tự hào là doanh nghiệp phân phối hiện đại duy nhất tại Việt Nam đạt được chứng nhận và vận hành hệ thống quản lý an toàn thực phẩm phù hợp với yêu cầu của ISO 22000: 2018.
Là Đối tác Hàng đầu, MMVN cung cấp Giải pháp Phù hợp cho các nhóm Khách hàng Chuyên nghiệp, đáp ứng các yêu cầu Chất lượng ngày càng cao với Đa dạng chủng loại hàng hóa đi cùng Chính sách Giá cả cạnh tranh.
Hiện nay, MM Mega Market đang là Đối tác Cung cấp Hàng hóa đến hàng trăm ngàn Khách hàng Chuyên nghiệp, là các Khách sạn Cao cấp, Nhà hàng, Suất Ăn Công Nghiệp, Căn tin nhà máy, Văn phòng… trên khắp cả nước.
Chính sách bảo hiểm
- Được hưởng BHXH, BHYT, BHTN
- Bảo hiểm Chăm sóc sức khỏe cho bản thân ngay khi gia nhập Công ty và cho người thân sau 3 năm gắn bó với Công ty.
Các hoạt động ngoại khóa
- Hiến máu nhân đạo
- Du lịch
- Teambuilding
- Party cuối năm, kỷ niệm sinh nhật công ty,...
Lịch sử thành lập
- Năm 2002, Mega Market chính thức có mặt tại Việt Nam
- Năm 2016, Tập đoàn Charoen Thái Lan (TCC) - công ty mẹ của Mega Market chính thức nhận chuyển nhượng chuỗi đại siêu thị từ Metro với 655 triệu Euro. Thay đổi nhận diện thương hiệu
- Năm 2017, TCC tiến hành đổi tên thương hiệu, từ Công ty TNHH Metro Cash & Carry Việt Nam thành Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam (MM Mega Market Việt Nam)
- Tháng 8/ 2019, Mega Market chính thức ký Biên bản ghi nhớ hợp tác với Bộ Công Thương trong việc hỗ trợ xuất khẩu hàng hóa Việt Nam ra thị trường nước ngoài.
- Năm 2021, Giới thiệu thẻ Mcard mới
Mission
Sứ mệnh của Công Ty MM Mega Market là đảm bảo sự hài lòng của khách hàng nhờ cung cấp sản phẩm chất lượng, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hoàn hảo thông qua mô hình bán hàng đa kênh. Đồng thời chủ động đóng góp vào sự phát triển của cộng đồng thông qua đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết.
Review MM Mega Market (việt nam)
Mức lương rất khác nhau.
Vui . Hòa đồng . Nhiệt tình.
Môi trường làm việc tốt, khối lượng công việc nhiều, cường độ làm việc liên tục.
Công việc của Trợ lý hành chính là gì?
1. Trợ lý hành chính là gì?
Administrative Assistant (viết tắt là Admin Assistant) là vị trí trợ lý hành chính, người hỗ trợ cho giám đốc/trưởng phòng hành chính của một công ty, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của một trợ lý hành chính là hoàn thành các công việc được giao về hành chính và hỗ trợ các bộ phận khác để đảm bảo hệ thống làm việc của công ty được duy trì trong trạng thái tốt nhất. Trong lĩnh vực này, cơ hội việc làm với các công việc liên quan như Trợ lý vận hành, Thư ký cũng rất đa dạng.
2. Lương Trợ lý hành chính có cao không?
Vị trí Trợ lý Hành chính được xem là cầu nối quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động tổ chức, quản lý và vận hành doanh nghiệp. Bên cạnh cơ hội nghề nghiệp rộng mở, mức lương của trợ lý hành chính cũng phản ánh phần nào giá trị đóng góp của họ, đặc biệt khi kinh nghiệm làm việc tăng dần:
3. Mô tả công việc Trợ lý hành chính
Quản lý lịch trình và cuộc họp
Trợ lý hành chính là người chịu trách nhiệm quản lý lịch trình cho các lãnh đạo hoặc trưởng phòng, bao gồm việc sắp xếp và điều phối các cuộc họp, cuộc hẹn và sự kiện. Họ phải đảm bảo rằng tất cả các cuộc họp được lên lịch chính xác, các tài liệu và trang thiết bị cần thiết được chuẩn bị sẵn sàng. Điều này bao gồm việc gửi lời mời họp, theo dõi và cập nhật lịch trình, và đảm bảo rằng các cuộc họp diễn ra một cách trôi chảy. Trợ lý hành chính cần có khả năng tổ chức tốt và chú ý đến chi tiết để xử lý các yêu cầu một cách hiệu quả và chính xác.
Xử lý tài liệu và hồ sơ
Một nhiệm vụ quan trọng khác của trợ lý hành chính là xử lý tài liệu và hồ sơ. Họ đảm nhận việc tiếp nhận, phân loại và lưu trữ các tài liệu quan trọng, bao gồm hợp đồng, báo cáo, và các văn bản khác. Điều này bao gồm việc thực hiện các công việc như sao chép, quét và gửi tài liệu khi cần thiết. Trợ lý hành chính cũng phải đảm bảo rằng các tài liệu được bảo mật và dễ dàng tra cứu, đồng thời duy trì một hệ thống lưu trữ hiệu quả để hỗ trợ các hoạt động hành chính của công ty.
Hỗ trợ giao tiếp và liên lạc
Trợ lý hành chính là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty và các bên bên ngoài. Họ cần thực hiện các công việc liên quan đến giao tiếp như trả lời điện thoại, xử lý email và các yêu cầu từ khách hàng hoặc đối tác. Họ cũng cần phải truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác, giúp duy trì mối quan hệ tốt với các bên liên quan và đảm bảo rằng các thông điệp quan trọng được truyền đạt một cách hiệu quả.
Quản lý vật tư và thiết bị văn phòng
Trợ lý hành chính còn có trách nhiệm quản lý các vật tư và thiết bị văn phòng. Họ cần theo dõi và kiểm soát tồn kho của các vật dụng văn phòng, đặt hàng khi cần thiết và đảm bảo rằng các thiết bị hoạt động tốt. Điều này bao gồm việc phối hợp với các nhà cung cấp và xử lý các yêu cầu bảo trì hoặc sửa chữa thiết bị. Quản lý tốt vật tư và thiết bị giúp đảm bảo rằng môi trường làm việc luôn được trang bị đầy đủ và hoạt động hiệu quả.
Hỗ trợ các dự án và sự kiện
Trong vai trò hỗ trợ các dự án và sự kiện, trợ lý hành chính có thể tham gia vào việc tổ chức các sự kiện nội bộ như hội thảo, buổi đào tạo hoặc các hoạt động gắn kết đội ngũ. Họ hỗ trợ trong việc chuẩn bị và triển khai các hoạt động này, bao gồm việc phối hợp với các bên liên quan, chuẩn bị tài liệu và đảm bảo rằng các sự kiện diễn ra suôn sẻ. Khả năng tổ chức và quản lý sự kiện hiệu quả giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty và tạo ra môi trường làm việc tích cực.
4. Trợ lý hành chính có cần kinh nghiệm không?
Vị trí Trợ lý Hành chính không nhất thiết phải có kinh nghiệm ngay từ đầu, đặc biệt đối với các công ty chấp nhận nhân sự mới ra trường hoặc thực tập sinh. Tuy nhiên, kinh nghiệm làm việc sẽ là một lợi thế lớn, giúp ứng viên:
- Nâng cao khả năng xử lý công việc: Kinh nghiệm thực tiễn giúp trợ lý nhanh nhạy hơn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh và quản lý công việc hàng ngày.
- Tăng cơ hội được tuyển dụng: Nhà tuyển dụng thường ưu tiên những ứng viên có từ 1-2 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực liên quan như hành chính, văn phòng hoặc hỗ trợ quản lý.
- Hỗ trợ mức lương cao hơn: Như bảng lương đã nêu, người có kinh nghiệm từ 1 năm trở lên thường nhận mức lương từ 10.000.000 đồng/tháng, cao hơn so với người mới bắt đầu.
Tuy vậy, nếu không có kinh nghiệm, bạn vẫn có thể ứng tuyển bằng cách trau dồi kỹ năng như quản lý thời gian, giao tiếp, sử dụng phần mềm văn phòng, và tìm kiếm các vị trí thực tập để tích lũy kinh nghiệm.
>> Xem thêm: Việc làm Trợ lý hành chính lương cao
>> Xem thêm: Việc làm Trợ lý phiên dịch mới cập nhật
>> Xem thêm: Tuyển dụng Trợ lý kinh doanh mới nhất
Trợ lý hành chính có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
91 - 130 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Trợ lý hành chính
Tìm hiểu cách trở thành Trợ lý hành chính, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trợ lý hành chính?
Yêu cầu tuyển dụng Trợ lý hành chính
Yêu cầu về bằng cấp và kiến thức chuyên môn
-
Trình độ học vấn: Ứng viên cần có bằng Cao đẳng hoặc Đại học trong các lĩnh vực liên quan như Quản trị Kinh doanh, Hành chính Văn phòng, Kinh tế, hoặc các ngành học tương tự. Bằng cấp này cung cấp nền tảng cơ bản về quản lý tổ chức, quy trình hành chính và các kỹ năng giao tiếp cần thiết cho công việc.
-
Kiến thức chuyên môn: Ứng viên cần có hiểu biết về các quy trình hành chính, quản lý tài liệu và tổ chức cuộc họp. Kiến thức về các quy định pháp lý liên quan đến hành chính và quản lý nhân sự cũng là một lợi thế. Ngoài ra, sự quen thuộc với các phần mềm văn phòng và hệ thống quản lý tài liệu là rất quan trọng, vì nó giúp ứng viên thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày một cách hiệu quả.
Yêu cầu về kỹ năng
-
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là yếu tố then chốt cho Trợ lý hành chính. Ứng viên cần có khả năng sắp xếp và ưu tiên công việc, điều phối các cuộc họp và quản lý lịch trình một cách hiệu quả. Kỹ năng này bao gồm khả năng lập kế hoạch, phân tích công việc và duy trì hiệu quả trong việc xử lý các nhiệm vụ đa dạng đồng thời đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn.
-
Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp tốt là yêu cầu không thể thiếu đối với Trợ lý hành chính. Ứng viên cần có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác, từ việc trả lời điện thoại và xử lý email đến việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện. Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng lắng nghe, nói và viết để tương tác hiệu quả với đồng nghiệp, cấp trên và các bên liên quan.
-
Thành thạo các công cụ văn phòng: Trợ lý hành chính cần phải thành thạo trong việc sử dụng các công cụ văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm quản lý tài liệu khác. Khả năng sử dụng thành thạo các công cụ này giúp ứng viên thực hiện các nhiệm vụ văn phòng một cách nhanh chóng và chính xác, từ việc soạn thảo tài liệu đến việc quản lý dữ liệu và báo cáo.
-
Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề: Khả năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề là rất quan trọng trong vai trò này. Ứng viên cần có khả năng phân tích và xử lý các tình huống phát sinh, tìm ra các giải pháp hiệu quả và thực hiện các hành động cần thiết. Kỹ năng này bao gồm việc xác định nguyên nhân của vấn đề, đưa ra giải pháp hợp lý và duy trì sự ổn định trong công việc.
Các yêu cầu khác
-
Kinh nghiệm làm việc: Mặc dù không bắt buộc, nhưng có từ 1-2 năm kinh nghiệm làm việc trong các vị trí hành chính hoặc hỗ trợ văn phòng sẽ là một lợi thế. Kinh nghiệm này giúp ứng viên nhanh chóng làm quen với các quy trình và trách nhiệm của công việc, đồng thời chứng minh khả năng làm việc hiệu quả trong môi trường văn phòng.
-
Tính cách và thái độ làm việc: Ứng viên cần có thái độ làm việc chuyên nghiệp, cẩn thận và tỉ mỉ, với tinh thần trách nhiệm cao. Sự chủ động trong công việc, khả năng làm việc dưới áp lực và tinh thần hợp tác là những yếu tố quan trọng để thành công trong vai trò này. Thái độ tích cực và sự cầu tiến trong công việc sẽ giúp ứng viên nổi bật và đạt được thành công lâu dài.
-
Khả năng bảo mật thông tin: Vì công việc liên quan đến việc xử lý thông tin nhạy cảm và hồ sơ cá nhân, ứng viên cần có khả năng bảo mật thông tin cao và tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng thông tin được xử lý một cách an toàn và bảo mật, đồng thời tuân thủ các chính sách và quy định của công ty về bảo mật thông tin.
- Khả năng làm việc độc lập và trong nhóm: Trợ lý hành chính cần có khả năng làm việc độc lập cũng như trong môi trường nhóm. Khả năng tự quản lý công việc và phối hợp hiệu quả với các thành viên khác là rất quan trọng để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện đúng hạn và đạt chất lượng cao.
Lộ trình thăng tiến Trợ lý hành chính
| Kinh nghiệm | Vị trí | Mức lương |
| 0 - 1 năm | Thực tập sinh hành chính nhân sự | 3 - 5 triệu/tháng |
| 1 - 3 năm | Nhân viên hành chính | 6 - 10 triệu/tháng |
| 3 - 5 năm | Trợ lý hành chính | 10 - 15 triệu/tháng |
| 5 - 7 năm | Trưởng phòng hành chính | 20 - 30 triệu/tháng |
Mức lương trung bình của Trợ lý hành chính so với các vị trí Trợ lý khác:
- Trợ lý hành chính 10.000.000 - 15.000.000 đồng (1 tháng)
- Trợ lý dự án 12.000.000 - 15.000.000 đồng (1 tháng)
- Virtual Assistant 7.000.000 - 10.000.000 đồng (1 tháng)
1. Thực tập sinh hành chính nhân sự
Mức lương: 3 - 5 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm
Thực tập sinh hành chính nhân sự là người hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của bộ phận nhân sự, từ việc sàng lọc hồ sơ ứng viên, hỗ trợ tuyển dụng, đến việc quản lý hồ sơ nhân sự và thực hiện các báo cáo tài chính cơ bản. Họ làm việc dưới sự giám sát của các chuyên viên nhân sự và có cơ hội học hỏi về quy trình tuyển dụng, tính toán lương và các công việc hành chính khác. Đây là một cơ hội tuyệt vời để tiếp cận các kỹ năng và kiến thức thực tế trong lĩnh vực quản lý nhân sự và hành chính.
>> Đánh giá: Vị trí thực tập sinh hành chính nhân sự là lựa chọn lý tưởng cho những sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp đang tìm kiếm cơ hội để bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự và hành chính. Cá nhân phù hợp cho vị trí này cần có tinh thần học hỏi cao, khả năng giao tiếp tốt và sự chăm chỉ. Kỹ năng tổ chức và khả năng làm việc với các công cụ phần mềm văn phòng là rất quan trọng..
2. Nhân viên hành chính
Mức lương: 6 - 10 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm quản lý các công việc hành chính và văn phòng hàng ngày, bao gồm việc tổ chức lịch làm việc, quản lý tài liệu và hồ sơ, xử lý thư từ và gọi điện thoại. Họ cũng hỗ trợ trong việc chuẩn bị các cuộc họp và sự kiện, đảm bảo rằng các quy trình văn phòng diễn ra suôn sẻ. Nhân viên hành chính thường làm việc trực tiếp với các bộ phận khác để đảm bảo hoạt động của văn phòng được duy trì hiệu quả.
>> Đánh giá: Vị trí nhân viên hành chính là phù hợp cho những người đã có ít nhất từ 1 - 3 năm kinh nghiệm làm việc trong các công việc hành chính hoặc văn phòng và muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường chuyên nghiệp hơn. Ứng viên cho vị trí này cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng và khả năng xử lý các công việc hành chính hàng ngày là rất quan trọng.
3. Trợ lý hành chính
Mức lương: 10 - 15 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm
Trợ lý hành chính là người hỗ trợ quản lý cấp cao và các bộ phận khác trong việc thực hiện các công việc hành chính và tổ chức. Họ thường quản lý lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu và báo cáo, cũng như xử lý các vấn đề phát sinh trong văn phòng. Trợ lý hành chính cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng làm việc dưới áp lực. Họ là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận và góp phần đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra hiệu quả.
>> Đánh giá: Vị trí Trợ lý hành chính là sự lựa chọn lý tưởng cho những ai có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, đồng thời có khả năng giao tiếp và xử lý thông tin hiệu quả. Công việc này đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết, khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức.
4. Trưởng phòng hành chính
Mức lương: 20 - 30 triệu đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: Từ 5 - 7 năm trở lên
Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động hành chính của công ty, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát các hoạt động văn phòng hàng ngày. Họ lãnh đạo đội ngũ nhân viên hành chính, đảm bảo rằng các quy trình và chính sách được thực hiện đúng cách và hiệu quả. Trưởng phòng hành chính cũng phối hợp với các bộ phận khác để cải tiến quy trình công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo rằng văn phòng hoạt động trơn tru. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
>> Đánh giá: Cơ hội việc làm Trưởng phòng hành chính là một vị trí quản lý cấp cao, yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng lãnh đạo xuất sắc cùng khả năng quản lý và điều phối công việc hiệu quả. Người đảm nhận vai trò này cần có kiến thức sâu rộng về các quy trình hành chính, quy định pháp lý và các công cụ quản lý. Trưởng phòng hành chính thường phải xây dựng và triển khai các chính sách, quy trình làm việc cho bộ phận hành chính, đồng thời giám sát hoạt động của các trợ lý hành chính và nhân viên khác.
Xem thêm:
Việc làm Thực tập sinh hành chính nhân sự cho sinh viên