An Việt Sông Hồng ARR 1.4 ★

Mô tả Công việc

1. Xây dựng chiến lược, kế hoạch hoạt động Phòng Hành Chính:
Xây dựng chiến lược, kế hoạch, ngân sách hoạt động của Phòng Hành chính phù hợp với định hướng phát triển và đáp ứng yêu cầu kinh doanh của Công ty từng thời kỳ;
Tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty các giải pháp nhằm tăng hiệu quả hoạt động quản trị hành chính đảm bảo điều kiện làm việc cho cán bộ nhân viên Công ty.
2. Quản trị hành chính, văn phòng:
Xây dựng định mức chi phí và kiểm soát các hoạt động hành chính của Công ty, các bộ phận, phòng ban trong công ty hàng tháng/ quý/ năm;
Xây dựng và thực hiện các quy trình, quy định, mẫu biểu về quản trị hành chính, thủ tục hành chính;
Quản lý việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ; Quản lý tài sản và các hoạt động cấp phát tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ cho các hoạt động của Công ty
Quản lý việc cung cấp các dịch vụ hành chính (văn phòng phẩm, mực in, nước uống, vé máy bay, thẻ điện thoại, chuyển phát nhanh …);
Tổ chức công tác xây mới, sửa chữa văn Phòng và quản lý cơ sở vật chất tòa nhà;
Quản lý công tác an ninh trật tự, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, định kỳ tổ chức các đợt tập huấn về an toàn lao động;
Quản lý và duy trì các hệ thống tiêu chuẩn 5S của Công ty;
3. Quản trị công tác văn thư lưu trữ, tài liệu quy trình, lễ tân:
Xây dựng và kiểm soát hệ thống hồ sơ tài liệu, văn bản quy chuẩn theo quy định của Pháp luật và Công ty;
Chủ trì rà soát, đề xuất xây dựng, cải tiến, duy trì và quản lý hệ thống quy trình nội bộ của Công ty;
Quản lý con dấu và công tác văn thư lưu trữ tại Công ty (các giấy tờ pháp lý, công văn đi đến, hồ sơ tài liệu lưu trữ, hợp đồng dịch vụ,…)
Quản lý công tác lễ tân tại Công ty (đón tiếp khách, đặt phòng họp, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, quản lý tổng đài điện thoại,…).
4. Quản trị hoạt động hậu cần công tác của CBNV:
Thực hiện thủ tục xin cấp visa cho CBNV đi công tác nước ngoài.
Thực hiện hỗ trợ các hoạt động hậu cần đi công tác: như đặt phòng, đặt xe, mua bán các dịch vụ liên quan.
Đảm bảo các chi phí nằm trong kế hoạch và định mức quy định công tác phí.
5. Giao dịch với các cơ quan chức năng:
Thay mặt Công ty giải quyết một số việc đối ngoại, quan hệ với chính quyền địa phương, ban ngành chức năng…;
Đại diện Công ty thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý: đăng ký kinh doanh, sửa đổi giấy phép đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty và các văn bản, thủ tục pháp lý liên quan;
6. Quản lý nhân sự Phòng Hành chính:
Tham gia sửa đổi, cập nhật quy trình quy định làm việc của Phòng;
Tham gia tuyển dụng, đào tạo cán bộ nhân viên thuộc phạm vi quản lý;
Các công tác báo cáo kế hoạch hành động, kết quả công việc của Phòng.