RGF HR Agent Vietnam Co., LTD

Mô tả Công việc

Trách nhiệm và nhiệm vụ công việc chính của Nhân viên bao gồm, nhưng không giới hạn đối với các nghĩa vụ đã nêu như sau:

• Update bảng giá trên hệ thống
• Nhận yêu cầu booking từ CS/ Sale thông qua email/ Skype/ file giấy và báo giá
• Thương lượng rate/space với các hãng tàu và phù hợp với nhu cầu của khách hàng
• Phối hợp với CS và Booking để đảm bảo về space
• Làm hợp đồng, tính toán đầy đủ các chi phí
• Tạo mối quan hệ tốt với các hãng tàu, linh động xử lý khi có vấn đề phát sinh như sửa bill,…
• Check mail và trả lời mail khách hàng, hỗ trợ khách hàng giải đáp thắc mắc, cập nhật thông tin và thực hiện giải quyết các vấn đề về giá liên quan đến lô hàng
• Thường xuyên chủ động cập nhật thông tin về giá và chỗ từ các hãng tàu và làm report báo cáo cho quản lý trực tiếp để control, update tàu/ space/price
• Gửi thông tin chính xác cho bộ phận Operation để làm chứng từ đúng và kịp thời cho lô hàng, tránh chậm trễ hoặc sai thông tin dẫn đến phát sinh chi phí
• Thường xuyên cập nhật các thông tin liên quan đến giá lô hàng cho CS, SALE, OPERATION, INVOICING; báo cho OPERATION gấp trong trường hợp correct giá
• Phối hợp chặt chẽ với các thành viên bộ phận Pricing để nắm bắt tình hình thị trường, phản ứng nhanh với sự thay đổi của thị trường và đưa ra giải pháp khi có yêu cầu
• Quản lý nhóm 1+ bao gồm đào tạo, huấn luyện và khuyến khích thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả
• Kiểm soát chất lượng công việc của nhóm, đảm báo không có tiền phạt/ tổn thất cũng như những sự phàn nàn nào phát sinh
• Xem xét/ lưu giữ các Quy định/ Quy trình chuẩn và hướng dẫn rõ cho nhóm. Đảm bảo các Quy định/ Quy trình chuẩn được tuân thủ nghiêm ngặt
• Linh động đưa ra các ý kiến để phát triển quy trình và chất lượng của nhóm
• Hỗ trợ bộ phận dịch vụ khách hàng trong việc giải quyết thắc mắc của khách hàng và các trường hợp phát sinh
• Duy trì và xây dựng mối quan hệ với các hãng tàu và hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng, hợp tác & hỗ trợ các phòng ban khác
• Báo cáo cho quản lý hoặc cấp trên khi có yêu cầu
• Thực hiện các công việc nhiệm vụ phát sinh khác được chỉ định bởi quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc

--------------------------------------------------------------------

The Employee’s main job responsibilities and duties include, but are not limited to duties as set forth as below:

• Update the price list on the system
• Receive booking request from CS/ Sale via email/ Skype/ paper file and make quotation
• Negotiate rate/space with shipping lines and match with customer needs
• Coordinate with CS and Booking to ensure space
• Make a contract, fully calculate the costs
• Creating a good relationship with shipping lines, flexibly handling when problems arise such as fixing bills...
• Check mail and reply to customer emails, support customers to answer questions, update information and solve price problems related to shipments
• Regularly proactively update information about prices and seats from shipping lines and make reports for direct managers to control and update ships/space/price
• Send accurate information to Operation department to make correct and timely documents for the shipment, avoiding delay or incorrect information leading to additional costs
• Regularly update information related to shipment prices for CS, SALE, OPERATION, INVOICING; notify OPERATION urgently in case of correct price
• Work closely with pricing team for market situation, fast reaction for market change and provide solution when requires
• Manage the team of 1+ including training, coaching, and encourage team member for work efficiently
• Control team performance to make sure no penalty/ loss/ complaint on any shipment
• Review/ keep update on all Policies/ SOPs and instruct clearly to the team.Make sure Policies/ SOPs will be followed under strict discipline
• Pro-actively provide ideas/ solution to develop the process/ performance of the team
• Support customer service in customer query resolution and exception handling
• Maintain and build relationships with shipping lines and professional image with customers, cooperate & support other departments
• Report to manager or upper level when required
• Complete the assigned job when required by direct management and the Board of Directors

Yêu Cầu Công Việc

. Having 05 years in of forwarding logistics companies and 02 years working experience in the same position.

. Experienced in dealing/ working with shipping lines, especially TP trade.

. Comprehensive knowledge of Sea Freight and Pricing.

· Effectively communicate clearly and concisely to obtain positive results.

· Negotiation skills.

· Problem solving skills.

· Good Microsoft Office skills (Excel, Word, power point etc.)

· Graduated from Supply Chain, Logistics, Transportation Management, Business or other related discipline.

--------------------------------------------------------------------

. Có 05 năm làm việc tại các công ty Forwarder Logistics và 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương.

. Có kinh nghiệm giao dịch/làm việc với các hãng tàu, đặc biệt là TP Trade.

. Kiến thức tổng quát về Sea Freight and Pricing.

· Giao tiếp tốt và chính xác để đạt được kết quả tích cực.

· Kỹ năng đàm phán.

· Kỹ năng giải quyết vấn đề.

· Kỹ năng Microsoft Office tốt (Excel, Word, power point, v.v.)

· Tốt nghiệp chuyên ngành Chuỗi cung ứng, Logistics, Quản lý Vận tải, Kinh doanh hoặc các ngành liên quan khác.