Trường Phổ Thông Liên Cấp H.a.s

I. Chính:Thực hiện công tác: Xây dựng hệ thống Nhà cung cấp(NCC)/ Thầu phụ(TP), thực hiện công tác mua vật tư và tổng hợp báo cáo với các NCC/ TP trong lẫn ngoài nước.

II. Chi tiết:

1.Công tác xây dựng hệ thống NCC/ TP đa dạng:

- Xác định ngành hàng;

- Tìm kiếm, liên hệ xác nhận các thông tin cơ bản cần thiết;

- Đánh giá thường xuyên, định kỳ các NCC/ TP theo quy trình liên quan;

- Cập nhật thông tin vào hệ thống theo dõi NCC/ TP theo quy trình.

2.Công tác tiếp nhận thực hiện mua vật tư:

- Nhận “Yêu cầu đặt hàng” theo quy trình liên quan;

- Liên hệ, chọn NCC/ TP thực hiện báo giá phù hợp với các yêu cầu đặt hàng theo quy trình liên quan;

- Kiểm tra báo giá và trình báo giá theo quy trình liên quan;

- Soạn thảo, liên hệ gửi đơn đặt hàng và hợp đồng liên quan cho NCC/ TP;

- Kiểm tra, đối chiếu thông tin trên đơn đặt hàng, hợp đồng về: nội dung chi tiết yêu cầu, quy cách, số lượng, các điều khoản thanh toán, tiến độ giao hàng, chính sách vận chuyển, điều kiện giao nhận hàng, chính sách bảo trì - bảo hành sản phẩm, chứng từ kèm theo, … khi nhận được hồ sơ từ NCC/ TP gửi về và trình ký theo quy trình liên quan;

- Liên hệ và gửi hồ sơ cần thiết về NCC/ TP và bộ phận liên quan nhằm phối hợp theo dõi thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc theo quy trình liên quan;

- Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ các hồ sơ tạm ứng/ thanh/ quyết toán của NCC/ TP và trình duyệt theo quy trình liên quan;

- Thông tin đến NCC/ TP về kế hoạch thanh toán dự kiến theo quy trình liên quan;

- Lưu trữ và bàn giao hồ sơ (nếu có) theo quy trình, quy định ban hành.

3.Công tác tổ chức quản lý chất lượng, giá cả, tiến độ của vật tư:

- Luôn luôn thực hiện theo kế hoạch của Cấp quản lý kiểm soát, theo dõi quá trình thực hiện các cam kết, đơn đặt hàng, hợp đồng của NCC/ TP về: chất lượng, giá cả, quy cách, số lượng, các điều khoản thanh toán, tiến độ giao hàng, chính sách vận chuyển, điều kiện giao nhận hàng, chính sách bảo trì - bảo hành sản phẩm, chứng từ kèm theo, lưu ý sản phẩm, …;

- Đề xuất các giải pháp, kế hoạch nhằm xử lý tối ưu các tình huống phát sinh.

4. Báo cáođịnh kỳ theo quy trình, quy định và báo cáo đột xuất khi có sự việc phát sinh hoặc theo yêu cầu.